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工作中一定要认真工作,多做事才能更好的了解工作情况,更加专心的投入到工作当中去,才能更好的完成工作任务,从而取得领导的信任。少说话,就是少说无关紧要的话,不说不利团结影响安定的话,以谨慎负责的态度处理工作,这样才能够得到同事的信赖,为开展工作打下良好的基础。
秘书工作是以领导工作为核心的,要始终围绕这一核心,进行全方面的辅助工作。积极主动更多的表现为热情昂扬的工作态度,所以在工作中要积极主动的为领导提供力所能及的服务和参谋辅助。这样往往能够把工作做的更好,取得更好的成绩。但也要注意,积极工作不等于擅做主张。遇事要向领导请示,经过批准才能执行。
农村的信访工作涉及的事情往往不是太大,在我接触或者知道的事例中,有的是关于耕地的,有的是关于乱占街道的,还有邻里纠纷和离婚等等。这些事很棘手,但是关系到邻里和睦相处,关系到村庄和谐稳定。这时候秘书人员在工作中认真耐心的态度对解决矛盾有重要作用。在我实习期间曾经有一起关于在邻居门口占用街道修建厕所的信访事件,这件事就表现出了农村信访事件的复杂性。冰冻三尺,非一日之寒,邻里之间的矛盾也有其日积月累的原因。在处理过程中,我和单位的同事首先仔细听取了上访人的情况介绍,然后本着认真负责,实事求是的态度进行了实地调查,走访相关人员,掌握了详细全面的情况。在信访站同事任常建的调解下两家人最终和解。
积极端正的态度决定一切,决定秘书工作的成败得失。在以后的学习和工作中我一定会吸取实习中得到经验,更好的完成工作。
专业技能要熟练多样
好的工作方法和技能可以起到事半功倍效果。例如在说服村民同意搬迁的工作中乡领导采取的方法。把这种思想延伸到秘书工作中,就是要分清主次,分清轻重缓急抓住主要矛盾和矛盾的主要方面。这样就可以做到目的明确,思路清晰,从而更好的开展工作,提高工作效率。
掌握现代化的办公设备,熟练运用办软件是对现代秘书人员的基本技能要求。达到这个要求可以大大提高工作效率,提高办事能力。例如:日常工作中对于WORD中的表格进行自动填充、编号可以在格式中的下拉菜单项目编号中进行设置;通过边框设置可以在WORD中实现表格标题、题头在文档的各页重复出现;还可以在绘图中实现对斜线表头的个性化设置。我在乡办公室的同事们大都达不到这个要求,可以看出基层的办公自动化水平还不够,还需很大程度的提高。
随着时代的发展,办公自动化水平会越来越高,秘书工作的办公自动化技能要求也还会仅限于简单的打字复印和信息录入,更多的是熟练利用网络利用OA系统完成日常工作。在今后的学习和工作中一定要注重办公自动化技能的提升。
综合素质要全面强化
秘书很多时候要做领导的眼睛和耳朵,而获得的信息往往成为领导做出决策的依据。所以本着对工作,对领导负责的态度,秘书在工作中一定要认真对待信息的采集工作,保证信息的真实性和有效性。例如在整理受资助老同志的信息的工作中,只有信息全面,真实有效,才能够找到符合条件的人选,国家政策才能真正得到落实,国家的照顾才能得其所。
完成交办工作。领导把事情交给你办,是对你的信任。所以对于领导交待的工作,秘书人员一定要想方设法的完成。我的指导老师告诉我“领导千条线,秘书一根针”,就是说无论领导怎样描述或者要求都不过分,但是对于秘书人员只有一个要求:完成任务,没有借口。实习过程中我和指导老师曾经被指派悬挂纪检局的牌匾,因为墙体上没有依托给我们造成了一定困难。通过多种尝试后我们采用了在墙上固定木条,然后以木条为依托把牌匾牢牢固定了下来。所以一个优秀的秘书,应该具备解决问题的能力,在工作中开动脑筋,不断尝试,创造条件,找到行之有效的解决问题的方法。
【二】
去年我以参加三下乡的形式度过了暑假,而今年的暑假我以另外一种方式,充实地过完了这个暑假——去政府实习,实习时间为一个半月左右。
我实习所在的部门是组织人事办公室(简称组办),该部门主要负责机关的组织人事工作。初来乍到,我所能感受到的是一种轻松愉悦的工作环境,无论是机关领导,还是普通职员,(2016年工程技术实习报告)都非常平易近人,根本不会因职务级别差异而产生强烈的距离感,有的是亲切和可敬,而想象中的“端茶倒水”等类似的事情也没有发生!这让我逐渐消除了对陌生环境的不安和紧张。
由于我第一次去的那天恰好是单位新迁的第一天,办公室还有些乱,摆满了刚从旧办公楼搬来的物品。所以前几天我的主要任务是协助领导装饰整个办公室,摆放各类物资,擦洗因运输而稍脏的桌椅,整理分类各种资料文件等,基本都是一些轻微的体力活。
经过一两天的细心打理和装扮,办公室终于变得整齐有序,一切开始步入“正轨”。然后领导就分配了新的任务给我,那就是把先前整理出来的资料文件录入电脑,形成电子目录,方便今后存档查阅等。一开始我不太熟悉业务,打字慢些,也很纳闷领导要求我这么做的原因,所以效率不是很高!一天之后,我终于领悟到这么做的好处,也稍微熟悉了,就开始提高效率了!接下来的几个星期基本上都是录入来自各级党政机关的文件资料。空闲时候就偶尔帮办公室的另一位姐姐完成其它简单的任务,诸如抄写收据、整理发票、整理文件、核对资料、收取党费、领取和送达文件之类的!说来惭愧,作为大学生的我懂的操作业务微乎其微!还好有领导认真指导我怎么做,而办公室的姐姐也会告诉我怎么做事!在那,我还学会了怎样使用两种类型的复印机,怎么收发传真,怎么使用碎纸机,怎么开电子锁的门。虽然这些都是琐碎的、极其简单的小事,但我并未因此而感到任何的厌烦!我很珍惜这次实习!所以我很努力工作着!况且事无巨细,任何一件大事都是由小事组成的,如果不能做小事,谈何做大事呢?既然有这次这么好的机会让我提前学点东西,就该珍惜,否则将来毕业出去找工作什么也不会,那估计要失去很多机会。
因为珍惜这份实习,我工作很积极勤快,偶尔也主动加班,所以我较早地完成了领导交付的任务。实习的最后一两星期较为清闲,主要协助办公室的另外那位姐姐做事。没事做的时候就自己带本书去看看,或者看看那里的一些报刊杂志之类的。
在实习期间,我还参加了两次讲座,地点都是在当地会议中心,感觉还是有不少收获的!第一次是关于共青团建设的,演讲嘉宾是省****的领导,通过这次讲座,我了解了省内一些市区关于团方面的先进管理理念和方法。第二次是一个关于党政干部如何拒腐防变的,演讲嘉宾是省里的***,这次讲座让我充分认识到国内关于这方面的严峻形势和发展对策。
除了这两次讲座,让我难忘的是参加了一个志愿者服务活动。这次活动就是由我实习所在单位主办的,当时领导安排了一个任务给我,要我在半天之内找齐20多名大学生志愿者参与活动。因为时间紧急,他让我提前下班回校筹备。而我发动各种关系,充分利用各种资源,在半天内顺利地招募到大学生志愿者。接下来几天是联系和组织志愿者们去目的地一起参与这次志愿者活动。这也让我结识了一些热心公益的新朋友。后来,领导还让我负责起草了份志愿者证明,并分发给那些大学生志愿者。
第3部分——对政府机关的一些新认识
公务员在干些什么
以前,在我的印象中,公务员几乎每天都是“一杯茶、一根烟、一张报纸”。事实真是这样的吗?这次的实习彻底*了我的偏见!整个机关都是一片忙碌的景象,大到书记、主任,小到保安、清洁工,没有一个是无所事事或游手好闲的,相反是各司其职,有些人偶尔还会加班将一些紧急的事情处理完。尤其是我所在的组织人事办公室,那更是非常忙碌。由于我只是实习生,懂得不多,能帮的上忙的也不多,否则我真希望能帮他们多做点事,我可不喜欢闲着。领导不时要外出参加大大小小的会议,有时办公室这边要忙,而那边又有个重要会议要参加。整个部门每天有接不完的各种电话,有时候还要负责接待上级或为上级的工作检查做准备。总之,公务员的工作其实蛮辛苦的。
政府与民众的沟通
以前或许政府与公众之前的沟通渠道较少,而今随着政府职能的转变,更加强调服务于公众,人们有更多的途径表达自己的意愿和对政府的行为实施监督。机关设置有信访办专门接受公众上访。在我实习期间,我模模糊糊了解到,有个市民不满意*********,于是就来上访,而单位从上至下都很重视这件事,认真处理!
公务员素质的自我提升
或许会有一部分的人认为公务员几乎都是“科班出身”,但是实际接触的话,你会发现这是一支综合素质极高的队伍,很多都是大专以上学历,甚至是硕士生、博士生。这的公务员有些是省内高校的毕业生考取公务员进来的,有中大的,有华师的,有广商的,有广大的,等等。每一个公务员还有一定的学习任务,要固定学习一些业务知识或者其他思想理论知识。有些积极的公务员还报一些学习培训班,参加自学考试。
第4部分——我学到了什么?
“纸上得来终觉浅,绝知此事应躬行!”短短一个多月的实习让我学到了很多,这次实习给我提供了一个机会,一个锻炼自我、展示自我、提升自我的机会。
尊敬长辈,谦虚多问。在一个机关,作为普通的实习生,每天面对的都是一些领导或者干事,遇见他们要懂得尊敬他们,主动与其打招呼,以便尽快融入陌生的环境中。在实习过程中有任何不解,记得要抱着一种学习的态度向他们请教,不要害羞,况且他们也很乐意帮你。
从简单做起,从小事做起,不嫌弃,不厌恶。
尽管我头上顶着大学生的光环,但在机关这个大环境里,我懂得并不多,甚至我连一些小事也不会做。但我很珍惜这份实习,所以我从未感到厌烦,也很虚心地请教,认真地做好每一件小事!不做小事,何以成大事?越是小事,越能够锻炼我的耐心和细致。有时候一些小事还能让你有大发现呢。比如,在实习的整个过程,并没有谁特别和我说过整个单位的机构设置和组织人事架构,而我正是凭着类似于收送文件、核对名单等琐碎的小事基本了解到这些情况。
时刻注意自己的形象。考虑到自己是第一次去实习,而且又是机关单位,所以我对自己的形象进行了必要的包装。一身正装,一双皮鞋,再加一个公文包,一个友善的微笑,一句亲切的“您好”等,这些一直陪伴着我度过了整个实习阶段。我发现,这次实习之后,我在言行举止和穿着打扮方面都会有所注意,以防有任何有损形象的事情发生。
善于沟通,处理好人际关系。无论身处任何一个组织,都要处理好各种人际关系,否则开展工作将会遇上各种障碍。要多和前辈们交流,多向领导请教,这是一种较快成长的好方法。领导之所以是领导肯定有其过人之处,待人接物也是很有一套的。作为实习生,如果有机会的话,可以多与他们沟通,谈谈人生,谈谈现实,谈谈就业等,或许会得到意想不到的收获。
第5部分——后记
短短一个半月的政府机关实习或许不能让我立马熟悉怎样做一名合格的公务员,更不敢说我已经适应了象牙塔外的大社会。不过,通过这次实习,我深刻意识到自己的不足和待改进的地方,明白就凭自己现在的知识水平、专业能力和职业技能,还是无法很好地胜任真正的社会工作!因此,在接下来的大学生涯里,我一定要认真学好行政管理和会计这两个专业的知识,提升自我专业素质,无论将来是在政府机关从政,还是去企业发展,都要很好地运用专业知识指导我的实践。同时还要注重多读好书,注重提升自我文化底蕴,努力做个有修养有内涵的人。
有花堪折直须折,莫待无花空折枝!我会好好珍惜这美好的学习时光,以一种“衣带渐宽终不悔,为伊消得人憔悴”的执着态度,以饱满的激情去对待我将要掌握的各种技能和心中的梦想!
最后还要感谢领导给予我这么好的一次实习机会,也要感谢学院和学校对我的教育和指导!
【三】
一、实习单位概况
此次实习的单位为xx乡人民政府。乡级政府是我国最基层的政府单位。xx乡人民政府有书记,副书记两名。乡长一名,副乡长两名。下设党政办公室、经济事务办公室、司法所等若干单位,共有在编人员42人。现任书记为xxx,乡长xxx。xx乡西部的几个村子去年被划规工业区,乡政府将面临更加复杂的工作任务。
二、实习流程
由于我去年的暑期实践就是在乡政府完成的,所以我对乡政府无论是在地理位置、环境还是人员上都比较熟悉。所以我直接找到了刘鹏辉书记说明了来意,经过他同意后,我被安排在办公室,担任临时秘书。和去年实践时一样,我的指导老师还是杜星,他在办公室里负责书记和乡长的辅助工作,是办公室的男性。确定了实习部门和指导老师后,指导老师和我一起确定了实习流程和主要工作。
实习流程:
第一阶段是办公室工作的训练。
第二阶段是为领导提供事务辅助。
第三阶段是协助指导老师完成领导交办事项。
第四阶段是跟随指导老师和领导外出参加活动。
主要工作:
第一,协助指导老师完成工作,包括文档的录入、编辑、排版、打印复印。
第二,保持办公室卫生,为领导提供事物辅助。
第三,为来访群众作来访登记和信访记录。
第四,接听电话,完成领导交办的事项。
第五,跟随指导老师参加其他工作。
三、日常工作
秘书工作是办公室工作的主体,主要包括办文,办会,办事三大部分。这三部分不是孤立的,而是统一的联系的整体。此外还有作为基层秘书的重要工作内容的调研。实习期间我作为实习秘书也参加了乡政府办公室的日常工作。
实习期间的办文工作。
基层政府办公室的办文工作主要包括起草工作计划报告、总结,对需上报或下发的文稿进行政策和文字上的把关,另外还要及时将来文转交相关领导,接受领导的授意。有时还要帮助部分村民撰写材料。
在实习中我发现办公室的同事们虽然都已经参加工作很长时间了,但是对于办公软件还是不能熟练的应用,特别是一些非常有用的小窍门,小技巧都没有注意到。例如在EXCEL表格中应用冻结窗口,在WORD中的添加表格和在表格中应用公式进行计算等。在实际的工作中,我可以把在课堂上和在NIT中学到的东西用上,指导老师对我能够比较熟练的运用办公软件提出了表扬,连夸我聪明。但是我知道这是学习的结果,并不值得骄傲。
实习期间恰逢我村村委会换届选举。针对村民关心的选举公平公开透明的问题,通过之前和村民的交流所了解的情况并结合自己在学校所学到知识,我草拟了一份关于民主监督选举过程的建议交给我的指导老师。主要包括:1、公布选举的程序;2、确定群众监督员;3、监督选票的发放,对选票数量进行准确统计;4、禁止工作人员代替选民写选票;5、现场统计有效选票数。早在这之前乡政府已经根据上级精神对这次的换届选举工作做了比较周密的布署,但是我的正确建议和积极思考的精神还是得到了指导老师的肯定,这对我来说无疑是鼓励。
实习期间的办事工作。
基层的工作绝大都是针对现实状况解决某个问题的,工作失误会直接伤害到群众的利益。工作中一定要注意。粮食直补是国家反哺农业鼓励农民种粮的一项政策。领取人账户信息与身份证不一致给领取直补款带来很大的麻烦。吸取去年的教训,今年各村的信息上交后,我们重点对姓名中的同音字、异形字和身份证号码其进行了校对。校对完成后打印出纸质版发回种村,由当事人核对。这也是我在学校为同学们进行各种考试统计信息时常用的方法,因此驾轻就熟,完成的很快。对错误信息进行核对时,杜老师使用了WORD中的表格,操作起来比较繁琐,因此我把工作接了过来,直接把EXCEL表格中需要更正的信息复制到另一个工作表中,通过进行了冻结窗口、单元格格式设置等,方便了浏览和查检,提高了效率。
因为我们村已经被划入工业区,部分村民的房子被规划成了道路,要拆迁。在劝导搬迁的工作中,乡领导首先选取了房屋条件比较好的几家人开展工作,作为突破口,给他们讲道理,做工作。因为我是本村人,对于本村的情况比较熟悉,领导安排我承担引导和联络工作。通过艰苦细致的说服工作,乡亲们在取得合理的赔偿后同意搬迁。在这项工作中,乡领导抓住了解决问题的关键,通过典型的带动作用,创造有利于开展工作的*环境,有效的推进了搬迁工作的进行。这种工作思路和解决问题抓住关键、抓住主要矛盾的工作方法值得学习和揣摩。
实习期间的办会工作。
办会是秘书的又一项重要工作。因为在学校参与过晚会等活动的组织工作和实训课程,对会议的筹备程序比较了解,我也得以参加了我村村委会换届选举的准备和会场工作。主要包括:第一,会议地点的选择(此次选举的地点是村委会大院);第二,会场的布局选择(选举中采用的是大小方形,乡领导在主席台就座);第三,会场的布置;第四,参会人员召集;第五,会中服务。选举作为政治生活的一件大事,受到了村民的广泛关注。因此必须保证选举过程的公开公正和透明。为此我做了如下工作:
首先,会议信息(包括选举的时间、候选人等)的发布,我向指导老师建议采用广播、告示相结合的方式,从而保证了全体村民人人了解,全体关注。其次,是关于选举程序和组织的严密性的问题,通过和村民的交流得到的信息,选举的筹备会议中我向指导老师和领导建议严格选票发放程序(不许代领),监督选票填写(不允许工作人员和候选人团队代写选票),投票、唱票过程监督。再次,关于会场布置,除了桌椅、用具的摆放外,我们还在村委会内外粘贴了标语,在大院中悬挂了条幅,增添了选举庄重热烈的气氛。由于做了周密的安排,加上现场全体会务人员的认真工作,选举进行的很顺利。在这次工作中虽然我不是作为主要负责人参加的,但是通过观察我还是学到了不少东西,增强了动手能力。
实习期间的调研工作。
不调查就没有发言权,在基层工作中更是如此。乡政府作为基层政府单位要面对农村的繁琐的工作,有其自身的特点,特别是在关系到群众切身利益的问题上,更要本着维护农民利益,维护农村社会稳定的原则积极稳妥的开展工作。这就要求基层秘书人员深入到群众中去,了解实际情况,发现问题,得到的第一手材料。对一些亟需解决的问题,应及时报请领导经批准后积极与有关部门协商解决。
来乡政府实习以后的一次比较重要的工作是统计和整理各村生活困难的老党员、干部的情况,在经济上给符合条件的老同志一些照顾。本以为这是一项很简单工作,只要拿出以前的东西照着做就行了。可是当工作就在手中时,才发现自己想得太简单了。我只是根据以往的资料列出了一个单子。其中包括了姓名、性别、所在村、现(曾)任职务年龄几项简单的信息。交给杜老师看后说内容简单粗略,准确度不多够,不能作为乡领导作出决定的依据。他说,在经济上对贫困的干部和老党员给予适当照顾是政策,是上级对于基层党员干部的关怀,表现了党和国家对他们为农村稳定和发展作出贡献的肯定。但是评选是有一定条件的。我们要做的是做全面的调查,掌握详细真实的信息,给领导提供有价值的参考。他要求我把候选老同志的个人、家庭状况的详细信息,特别是经济状况,拿出一份完整详实的材料。
经过杜老师的指导,我又在表格中增加了家庭成员、经济状况、任职时间、在职期间主要工作成果等项,进一步完善了表格,增强了表格的可信度和说服力。经过杜老师进一步的修改充实,材料最终被放在了领导的办公桌上。
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