[原创]设计一场“头脑风暴”会议需要注意10个陷阱 略懂研讨会设计的人，一般都会有经常掉落的陷阱。笔者也经常掉入陷阱，而过于紧张则就会在研讨会中出现“欲速则不达”的情况。东方出版社最新奉献日本组织促进协会“向会议要效益”系列图书，就是专门从会议主持者的角度，日本语翻译过来叫“促动师”，向读者介绍如何高效开会的。本系列图书共四本，《向会议要效益1：好会议是策划出来的》、《向会议要效益2：视觉化你的会议》、《向会议要效益3：让会议抓住焦点》、《向会议要效益4：用会议激活团队》。“向会议要效益”书系是迄今为止对于提高组织会议效益最权威的书，是每一个职场中人的必备！接下来我们介绍研讨会设计时容易掉入的“10大陷阱”。在完成会议的设计后，要时刻保持头脑清醒，以参加者的心态重新审视程序。 ① 内容过密 最容易掉入的陷阱莫过于内容过密。“什么都必须让参加者了解”，“再尝试加入这样的„破冰‟活动”……这样贪婪的结果会造成研讨会的内容充实过度，从而难以在规定时间内完成所有程序。 设计者想尽量让参加者多获得一些宝贵的知识，但往往会造成参加者“消化不良”，而且也难以让参加者记住重点。 虽然都是经过仔细推敲并且中意的程序，很难取舍，但如果感觉内容或许过多的话，就应该果断地进行删减。如果内容设计得过多，最终每个参加者都会不满意，其目的就本末倒置了。 ② 过于讲究（矫揉造作） 过于执着于“新、奇、特”而制作出了复杂奇怪的程序的话，就等于失败了。比如：假设常规的顺序为A→B→C→D，却要设计成A→C→B，而且接下来还不是D而是E……这种“不想被人认为自己设计的是普通的研讨会”的好强心理常常是陷阱。 策略有时很有效，但过多的话就会使参加者感到混乱。大多数参加者都是今天第一次接触这个程序。最根本的一点是：参加者透过过于讲究的程序，可以感受到设计者“瞧！了不起的设计吧”这样的自负意识，导致参加者的心情不会太好。 不应沉溺于制作“剧情”急转直下、充满惊喜的程序；也没有必要到处都内置惊喜的要素。就像一个策划案，如果连续出现出人意料的展示内容，中途就会让人疲劳。有一两个惊喜之处就足够了，正所谓“万绿丛中一点红”。 ③ 过于轻松 这是过于努力地想营造“让参加者放声大笑”，“让大家接纳和融入”的气氛而掉入的陷阱。其表现为在程序中以此为目的的活动时间占整体时间的两到三成。 让参加者高兴并不是研讨会的本来目的。其本来目的应该是“在这个研讨会中大家创造出了什么/思考了什么”的结果。因此即使是活动时间贯穿全场的研讨会，只要大家能够用心思考应该思考的事情，那么这就是一个好的研讨会。 ④ 目标不明 这是一种会让参加者质疑“为什么举办这个活动呢”、“这个主题与大家有什么关联呢”的程序。即使其本身是很有趣的活动或主题，如果在整个流程中看不到相关性，也会变成一个很难让人参与其中的研讨会。 如果设计人员执着于“一定要做这个活动”，往往就会走到这个地步。 因为原本作为一种实现手段的活动和主题，在该设计者的眼里却成了目的所在。 当然，一开始故意不明确目标，之后再揭示“此活动的意图是……”，这也是增进大家理解的一种方法。这样的设计如果顺利的话，效果会很好；但如果过于耍小聪明的话，就会给参加者留下负面印象。因此要注意这种方法是一把双刃剑。 ⑤ 零乱 这是一个虽然了解每一个活动的目的，但是感觉不到各个活动之间的关联性和关系的典型实例。它给人一种“为什么是这样的顺序”、“真是唐突”的印象，参加者会十分茫然。 这与刚才的陷阱相同，都是执着于每个活动和主题，从而迷失了本质。即不考虑整个流程而只罗列出自己想做的事情。 为了避免类似情况的发生，在明确活动目标之后，应该在头脑中进行“要是按照这个顺序进行，大家会是什么感觉”之类的想象，这点很重要。让我们从成果和关联性这两方面来想象一下参加者的头脑中和心中会有什么样的变化吧。 ⑥ 半途而废 有的研讨会在一开始进展顺利，可到了最后却让人觉得：“呃？就这样结束啦？”“就没个结论吗？”拿体验学习型打比方，一开始只有体验，之后却突然以“把从体验中获得的知识为我所用是每个人的责任”这样的说法而戛然而止。每个人从中学到的和能够为我所用的知识确实各有不同，但这样对参加者而言也实在太虎头蛇尾了。 总是简洁明快地结束会议并不好。根据主题的不同，有时含糊结束也是有好处的。话虽如此，但如果本来预计简洁明快地结束，却因加入的程序过多而不能全部完成的话，就是一件让人头痛的事情了。制定一个可以在既定时间内将参加者带到终点的程序吧。 此外，不能忽视最后的总结和回顾，并要提供一个能让参加者自我放松的契机。请设计一个最后能明确“到底今天做了什么”的程序。 ⑦ 控制过度 例如在短短几分钟内接二连三地命令参加者：“对，这个在这里结束。接下来把这个……”这样像棋子一样对待参加者的情况就是控制过度。这种单方面的推进方式 会让参加者很明显地看透设计者希望得出的结论，有时还会让参加者感觉自己在被“填鸭式”地灌输诸如“从这样的体验中能得到这样的教训”的知识。不管怎样，总让参加者有一种“被下套”、“被引导”的感觉，完全没有主观能动性。 具有想按自己的想法指挥别人这种强烈意识的人，往往会设计这样的程序。理解一下参加者“非常喜爱学习，但可不想被教训”（沃伦·本尼斯）的心情吧。就像笔者多次强调的：欢迎意料之外的发展是研讨会的精髓。因此不要让准备工作过于缜密，需要重视现场的情况。 ⑧ 强迫 这种程序是让参加者做一些不符合现场气氛的事情。下面举几个典型的例子： ●午餐后长时间的演讲——绝对能让大家入睡 ●午餐后实施头脑风暴——无法迅速产生创意 ●强迫采用女性与男性互相接触的“破冰”方式 ●对于复杂的主题，强迫小组讨论到深夜 这时需要停下来思考：这种情况下，参加者能够愉快地努力参与这个活动吗？要有站在参加者的立场上思考问题的想象力。此外，如果自己有遇到困难的经验，要铭记于心，并将其反映到程序设计中。 ⑨ 能力不足 这是指光想着“加量加料”，却无法指出合适的做法，或者设计出的活动无法安排（编排）的情况。 很遗憾，第3章中所介绍的所有活动并非谁都能够马上上手的。例如“创作话剧”等，如果没有经验就无法应付。 比如向不知道如何编排话剧的参加者提供可行的建议，掌握搭建话剧舞台的诀窍等，必须知道各种各样的知识要点。 笔者很了解那种想尝试各种活动的心情，但应该建立一个实际可行的程序。 ⑩ 没能有效利用成果 在研讨会上好不容易得到一个极好的成果，但如果完全没有落实的话，则是参加者无法忍受的。例如：举办了一个以“减少加班吧”为主题的研讨会，虽然产生了许多可以执行的好主意，但却完全没有落实到实际工作中。 研讨会越成功，参加者对其成果的实际作用的期待就越高。正因为如此，如果成果没有被落实而不了了之的话，就会出现“那我们的努力到底算什么啊”之类的不满呼声。结果会激起愤怒与失望，进而导致大家认为“研讨会之类的都是骗人的玩艺儿”。要是这样，还是不举办研讨会为好。 在以组织决策和建立社会共识为目的的研讨会中，最初就要想好今后怎样利用成果，这点很重要。在第4章介绍的研讨会中，由决策者当场决定是否采纳提案。这也是使决策真正有效的一种手段。 本文摘自《向会议要效益1：好会议是策划出来的》有关章节 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/28620b3186c24028915f804d2b160b4e767f81a2.html