信息化建设永远在路上——财务业务一体化系统实施心得
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信息化建设永远在路上——财务业务一体化系统实施心得 作者：章贯 来源：《财会学习》 2018年第34期 摘要：本文从企业财务，业务及管理角度展开分析，提出财务业务一体化系统的实施思路，就金蝶K3 Cloud 系统的实施效果进行探究，以期促进新时代背景下智能化财务业务一体化系统的建设与推广。 关键词：信息化；财务业务一体化系统；金蝶Cloud ERP 在经济全球化发展中，财务与业务一体化是企业发展的必然趋势，对企业可持续发展具有重要意义。财务业务一体化的基本思想是，将企业经营中的三大主要流程即业务流程、财务流程、管理流程有机融合，建立基于业务事件驱动的财务一体化信息处理流程，使财务数据和业务融为一体。这种方式能最大限度地实现数据共享，实时控制经济业务，真正将财务管理职能发挥出来。 一、企业财务与业务的现状 随着企业迅速扩张，原有的总经理扁平化管理模式无法再继续有效实施；为了应对迅速扩张，成立了事业部，新的事业部负责人仍由原职能部门负责人担任，由于缺少全局管理经验和思维，不能以公司整体利益为出发点，容易形成部门本位主义；因为行业和体制原因，电子信息行业节奏快，一切以满足客户和解决问题为出发点，只强调速度和结果，没有将解决方案和流程固定下来形成制度，容易造成一任领导一个处理方案或者同一个事项前后两次处理方式不同的现象，基层员工无所适从，无法主动工作；在企业实施信息化的过程中，过分强调软件的功能，没有考虑软件的拓展性和兼容性，从而导致花费大量资金购置了很多行业内优秀软件，却形成了信息孤岛[1]。 二、新的财务业务一体化系统的实施过程 ( 一) 一体化系统功能 笔者在花了将近六个月时间熟悉某企业的业务，调研完计划、采购、生产、销售等一系列生产流程及部门需求后，得出一个结论：该企业缺乏一套能把所有部门业务用流程串起来，并能锁定管理漏洞的系统。考虑到修补已经无法解决原有的用友财务系统所出现的问题，也很难再次重启OA，PLM，IM 等软件的整合；同时考虑到财务核算规范及集团合并财务报表等因素，因此决定向集团和总经理建议将财务系统更换为金蝶Cloud ERP 系统。新的系统务必将业务和财务整合在一起，同时财务要深入到日常的业务管理中去，由记账会计向管理会计转变，拟实现以下功能： 1. 业务流程化：全流程下推单据，数量、金额禁止人为录入或者修改；流程全程可视化，可追踪。 2. 核算精准化：成本核算系统精准及时，为管理决策提供依据。 3. 审批移动化：业务审批，管理报表手机端实时推送，满足管理层移动办公需要，真正实现“信息化”。 4. 管理制度化：编写全流程操作手册，不会因为员工离职而导致继任员工手足无措。 5. 财务统一化：统一财务制度、财务软件、关联交易规范；启用合并报表模块。 ( 二) 促进业务办理流程规范化 在新系统实施过程中，规范了很多业务，废除了大量“约定俗成”的做法，之前一些借由“方便”而没有被纳入管理体系的业务，全部被纳入系统或者按规范做了变更，因此遇到了很大阻力。但是我们坚持系统的设计思路和管理原则不动摇，同时也在积极同业务部门沟通、培训，消除大家认为系统只是为了管控他们的错误观念： 1. 制度化并不是一种限制和束缚，而是将企业中最优秀的做法固定下来，使得不同的人来做都可以做得最好，以最短的时间发挥最高效率。 2. 制度化是用制度规范业务，从而最大程度降低违法的可能，降低企业违法成本。 3. 制度化也不是僵化、一成不变的，需要根据企业实际业务需求，不断地创新和改进。实际实施过程中针对前期没有调研到或者新增业务，本着先处理问题再梳理规范的原则，遇到一件规范一件并编写进操作手册[2]。 三、金蝶K3 Cloud 财务业务一体化系统的实施效果 新系统上线后，业务流全程锁定，单据下推，杜绝了手动输入错误的可能；同时业务全程可视化，可追踪，经办人可直接在流程图中查询当前节点审核人，并通过金蝶云之家( 金蝶Cloud 整合企业通讯软件) 进行沟通，推进业务进行。金蝶Cloud ERP 根据业务类型，为不同业务设置了相应的审批流，以一部销售为例，它从“开始节点”出发，将业务数据反馈给“一部销售审核”节点，然后再将数据传输至“关务审核”，进入“财务终审”节点。进入此节点后，同时进行“知会发起人”、“结束节点”操作。其核心思想是：审批流必须经过业务链条的所有部门，可以“知会”平行或者有业务关联的其他部门，以最短的流程实施高效的管理监控与信息共享。 经过一段时间的调校打磨，现在金蝶Cloud 成本系统自动计算出来的成本，可以精确到小数点后第四位，并且同标准成本完全匹配。 移动审批也顺利上线，满足了移动办公的需要；后台自动推送经营数据，管理层可随时随地掌握经营动态，做出管理决策。为了尽可能满足外勤工作人员的办公需要，一体化系统也进行了移动化开发，安卓、iOS 系统的APP 可以直接从手机端接入此系统，并进行相关业务操作。 金蝶Cloud 项目组及财务部在系统设置及培训过程中同步编写WORD 版系统操作手册，并下发给相关操作人员。 在上线三个月后，系统自动生成了首张合并报表，流程化单据也顺利地衔接了上下游部门间的业务；各业务部门看到系统的便捷和高效后开始逐步接受和认同系统，有些部门开始主动要求金蝶CloudERP 项目组去协助、推进，优化之前不规范流程。至此，项目组通过自己的付出、包容、坚持得到了大家的认可，系统设计之初的五大功能也全部实现。 四、结语 在整个财务业务一体化的实施过程中，离不开上级企业领导的支持以及该企业管理层的决心，也离不开金蝶公司的默契配合，更离不开企业项目组及财务部同仁的艰苦付出，是所有人的心血凝聚成就了该项目的成功落地。 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/48e47de09a8fcc22bcd126fff705cc1755275f81.html