2012届本科毕业生档案整理须知 一、应归入档案的材料 1、高中档案； 2、毕业生登记表； 3、成绩单； 4、学历证明； 5、报到证； 6、党员材料； 7、团员材料； 8、奖惩材料； 9、体检表； 10、辅修成绩单。 二、材料归档的注意事项 1、所有学生档案请负责今年毕业生的专职辅导员进行审核。 2、所有材料必须对号入座，准确装入学生本人的档案袋，并在档案清单上打“√”和签名。 3、将学生的类别、特殊情况用 铅笔 标注在档案袋的右上角。 学生类别情况有：就业 暂缓就业 读研 不就业（退学、留级、结业、4+1） 特殊情况：暂不发送及原因（如：改派、缺何材料）。 4、按照学生类别情况，必备材料齐全的方可封口,禁止使用双面胶封口，必须使用浆糊并且贴上封条： 1）就业学生档案必备：成绩单、学历证明、报到证、毕业生登记表 2）暂缓就业学生档案必备：成绩单、学历证明、毕业生登记表 （ 请不要 将预备党员材料放进暂缓就业学生档案袋） 3）读研学生档案必备：成绩单、学历证明、毕业生登记表 4）若没有高中档案的，请告知学生本人（高中档案已提前寄送的除外），但不影响档案的封口寄送。 5）除必备材料外，其它相关材料也须放进档案袋。 6）不就业（退学、结业、留级、4+1）、特殊情况（改派、缺材料）学生的档案 不 封口。 5、结业、留级的学生档案中不要放入成绩单和学历证明； 6、凡是能够正常毕业的学生，成绩单中不要有不及格的成绩。 7、如遇高中档案未开封的，请打开检查后再装入大学档案袋。 8、档案室负责寄送已封口档案，请各学院在封口前认真检查档案是否齐全，是否可以寄送，务必做到认真负责。 三、信封填写的注意事项 1、将学生的学号用 签字笔或者钢笔 写在档案袋的相应位置:学号写在档案袋左上角“编号”栏； 2、暂缓条形码贴在信封左上角编号栏旁，朝同一方向竖着贴； 3、读研学生请按照调档函的要求书写信封； 4、就业学生寄送条形码请贴在档案袋中间； 5、学生寄送地址如和实际应寄送地址不符的可用签字笔或者钢笔 直接在信封上更改； 6、档案信封必须按规范格式认真填写，以免造成档案投递的延误。 四、档案清单、汇总表交寄单的填写须知 1、认真核对，填写档案清单的第一、二联，将第二、三联放进学生档案袋，第一联学院留存。 2、档案整理完毕后，请认真填写“2012届本科毕业生档案整理情况汇总表”，在每份学生档案相应资料位置打“√”，并在表格上由负责装档的专职辅导员签字，由学院党委副书记签字，并加盖学院章，交回档案室，留作备案。 3、交寄单按照档案去向分类填写，并按照学号顺序排好。暂缓的按照暂缓条码后四位从小到大填写在编号一栏，其余的不用填写编号一栏，并将电子版交回档案室。 五、档案交寄 1、各学院请于7月3日——5日将整理好的档案分类送回档案室，具体时间请提前预约 2、整理好可以寄送的档案请按要求填写表格，按照学号顺序由小到大排好（暂缓除外），并按去向分类以20件为一捆送回，（去向不足20件的以实际去向件数为一捆）每沓档案上附对应的交寄单一式两份。 3、档案去向分类：暂缓（按条码号后四位数由小到大的顺序将档案排序）； **市人力资源和社会保障局 广东省人才服务局 省外就业 省内按照地级市分 本省外校读研 本校读研（按照硕士学号排序） 省外读研 有具体单位名称 暂不发送（不发送的原因填写在交寄单编号一栏） 4、需要提前寄送或者特殊处理的请提前与档案室联系。 六、寄送工作 档案寄送地址与报到证是一致的，除寄送至**市人力资源和社会保障局、广东省人才服务局外所有档案均通过机要局进行寄送。 注意：如遇到条形码档案去向为：北京市人力资源和社会保障局，请问清楚学生是具体到哪个区，如：海淀区。 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/503c4c1f260c844769eae009581b6bd97e19bc77.html