浅谈ERP软件在企业财务管理中的应用
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浅谈ERP软件在企业财务管理中的应用 作者：陈雪晖 来源：《经营者》 2018年第24期 陈雪晖 摘 要 ERP不仅是一种面向供应链管理的思想，也是对服务器、图形用户界面以及数据库技术进行综合应用的信息化技术产物。本文将从ERP系统在财务管理中的应用出发，分析实施ERP系统存在的问题，并就如何改善ERP系统下财务管理的方法，确保企业财务管理过程中ERP系统得到有效应用。 关键词 ERP系统 财务管理 应用 ERP系统是集信息流、物流、人流以及财力流于一体的信息管理系统，能够对企业业务数据、人力资源、企业内外部信息、业务流程以及固定资产进行有效整合的企业资源管理系统，主要包括项目管理、供应链管理、办公操作、财务与管理、销售与市场营销等多个模块。在企业财务管理过程中通过ERP系统的实施，能够有效降低企业成本，使资金流转速度加快，降低产品库存，促进企业使用与决策效率提升，使各种资源得到合理化配置，保证了企业运行效率。ERP系统作为一种管理软件与管理思想，是一种典型的智能工具，具有完整性、多样性、动态性以及实用性等特点。 一、ERE系统在财务管理中的应用 ERP系统作为一套高度集成供应链的软件体系，通过融合现代企业管理思想，将处于供应链节点上的所有企业信息进行有效整合、沟通，它是建立在信息技术基础上的，以系统化的管理思想为企业提供决策运行手段的平台。在日趋完善的ERP系统体系中，财务管理仅是其中的一个子系统，但ERP中任何一个子模块所占有的企业的业务数据量都不及像财务模块那样丰富，因为在经营过程中，财务管理的对象是企业的资金流，几乎所有部门和交易过程都与会计部门有联系，会计部门负责记录、核算并报告企业的经营业绩及财务状况，正是它起到了强化财务核算、优化资金运作、提供管理信息、提高经营效益等效用，并全面综合地反映企业的概貌，并严密、系统地记录企业的经营状况。也就是说，财务管理对ERP系统实施起到支撑性的核心作用，财务管理是ERP系统的核心模块，也是企业实施ERP最成功的模块。 REP系统下财务管理的特点有如下几点： （一）即时性和动态性 在过去大量的财务工作都需要人工核算，由于存在时间的滞延，因而对于企业内部和外部信息把握不及时。在ERP系统下的财务管理系统，各种资料都是动态的，系统能够提供便捷的查询功能，随时掌握准确、及时更新的信息，并适时分析反馈，及时处理，这就大大提高了财务工作的效率，支持企业对于信息的动态化管理。 （二）集成性和特殊性 在ERP系统下，各子系统录入的数据将会被自动采集，并将导入的系统数据进行统一整理，形成统一的数据链。财务管理模块根据采集的数据，按照最初的设置进行做账，生成凭证及报表，大大提高了资金核算的效率和准确性。ERP系统下的财务管理模块还有其特殊性，它涵盖了多个子模块，如果企业管理不规范，子模块设计出现漏洞的话，会让整体财务管理模块信息集成缺乏保证，无法获得及时准确的资金信息，从而无法对其进行控制，对企业经济效益造成影响。 （三）管理性和控制性 运用ERP系统全面的反馈信息，可以及时发现问题并及时管控，实现财务信息的反馈从事后的反映，转变到对业务事前、事中、事后的全面监控，大大提高了管理效率。 那么实施ERP系统对企业财务管理有哪些意义呢？首先，ERP系统实现了财务管理和生产管理的有机结合。通过ERP系统进行一体化管理，对供应链上各个环节进行整合，将企业所有的经济业务集成在系统中，使企业掌握了完整的产、供、销信息，实现了企业资源的优化配置。其次，ERP系统使的计算简便高效。由于系统具有强大的数据处理功能，而且能够对各项业务进行规范化计量，同时摒除了传统手工核算的方法，所以客观消除了大量人工干预，保证了财务数据的客观性、真实性及准确性。最后，实施ERP系统能够更好地实现财务管理的事前计划、事中控制和事后反馈功能。通过ERP系统进行预算规划，随时反映和监控企业状况，根据生成的报表及提供的查询功能，反馈分析企业的各种经营信息，有效适应市场变化，提高企业决策的科学性，为企业获得更多的利润。 二、实施ERP系统存在的问题 （一）原财务系统和ERP系统连接出现问题 企业在实施新系统前，都有固定的核算方式，而ERP系统通常都带有自己的管理模式，很多企业在准备购买和应用ERP系统之前，如果没有清楚地意识到两者数据转换连接问题，为了将企业原有的资源和数据都利用起来实现数据的传递，然后对不同系统的数据格式进行一系列的转换，这就会导致原财务系统和新实施系统转换连接出现问题，开发不同的接口，进而产生了新的控制方面的问题和风险。 （二）没有真正认识ERP系统的作用及其优缺点 很多企业认识到ERP软件是一个比较完整的实施内控的平台，它的优点是能够对全业务范围的人、财、物进行控制、能够实现数据自动处理和信息共享、有利于提高工作效率。但也有些忽视了其缺点，ERP系统不能对所有的财务数据控制目标进行量化，无法替代人脑根据模糊或定性条件做出决策，而且在实施过程中没有做好信息安全保护措施，导致企业蒙受损失。 （三）对ERP系统管理思想认识理想化 很多企业对ERP没有全面深入的认识，认为ERP是万能的，把它当成一个软件工具，并没有认清它是一种管理思想并非单纯的技术。在系统实施时，不可避免地要涉及进行业务流程整合优化，有些企业会计人员对软件和业务不熟练，存在大量的管理数据和会计数据不完善，从而导致系统信息不准确。一旦系统出现问题，就会影响整个企业，造成经济损失。 （四）EPR系统维护成本高 由于企业人员对ERP系统了解较少，在投入使用ERP系统前，需要高昂的费用来建立系统框架，在实际使用中也容易出现一系列操作问题，需要专业人员进行实时系统维护检查出现的问题，维护成本较高。 三、改善ERE系统下财务管理的方法 （一）要用系统的眼光看问题，纵观全局并考虑各模块的特殊性 ERP系统是从整个企业的角度来开发和应用的，在项目的初期，首先要分析企业的现状和实际情况，在设计财务管理每个模块的时候一定要全盘考虑清楚，理清系统的架构，有针对性地提出模块实施的目标和要取得的实际效果。在实际业务处理过程中，不但要无缝连接各模块，将各类信息按照统一的标准进行编码和归类，集成各项数据，也要注意实施各模块的特殊性。 （二）确定合理的项目预算 企业开发新的ERP系统一定要考虑实施的成本，但过于计较成本就会影响项目的质量和工期，所以企业在开发ERP系统时，一定要根据企业的信息化战略，全面做好ERP系统项目实施的预算计划。首先，企业要充分调研和考察，明确企业项目实施的需求和目标；其次，要制定具体的实施规划和实施策略；再次，通过货比三家，寻找适合的软件公司和开发商进行洽谈；最后，根据企业的实际情况采取相应的保障、激励措施确定合理的项目预算。 （三）分步进行项目实施 在实施过程中，首先确定财务系统与其他模块的关联性，然后用全面、科学、规范的业务流程开发和调试系统，结合企业实际情况，以点带线、以线带面逐步实现ERP系统全面实施。最后通过对企业的高层、中层和普通用户进行多维度培训，来规范企业基本业务处理行为，确保管理模式符合公司管理需要，逐步实现整体目标。在项目分步实施过程中，各主要负责人要经常沟通，定期或不定期地进行跟踪检查和纠正，以保证系统实施工作质量。通过制定检验标准，来确保ERP系统实施的效果。 （四）整合各类人才，组建一支高效的团队 在系统运行中，要自始至终注意财务人才和技术人才的整合，组建一支既懂业务又懂技术的“核心团队”，不断更新ERP知识与技能，不断地学习先进的理念，可以通过采取培训或是购买培训平台的资源等方式促使他们取长补短、相互学习、协同提高，发挥团队效应。同时，要加强内部沟通，尽可能多到销售一线、车间等地方，听取同事的看法和意见，因为他们才是真正的应用者和推动者，以便尽快解决问题。 （五）要高度重视系统安全，建立安全保障机制 首先，公司要结合实际，制定系统数据统一标准，增强系统安全功能，建立相应内控制度，明确管理权限，增强对网络的监控。其次，技术人员要从技术手段上来防范安全风险，如安装正版软件并及时更新系统安全补丁，建立杀毒服务器，设置网络防火墙等。最后，企业所有人员要增加防范意识，加强系统知识培训。 当前ERP系统在财务管理方面的思想越来越成熟，管理应用和管理手段也越来越完善，ERP系统的成功实施，全方位、有效地整合了企业的内外部资源，并实时动态的记录和监控企业发展过程，从而满足了顾客多样化的需求，直接提高了企业的竞争能力。但是，企业在实施ERP项目的时候，一定要高度重视可能出现的问题，努力提高企业财务管理水平，争取让ERP在财务管理中发挥更大的作用。 （作者单位为沈阳用友软件有限公司） 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/8bcf830b01020740be1e650e52ea551810a6c9a9.html