龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 浅谈档案管理和档案应用在灾难应急中的响应效果 作者：杨巧云 来源：《商业文化》2011年第07期 摘 要：灾难突发事件对档案的安全造成严重的威胁，本文主要分析档案的救灾作用，并以档案在灾难中的损失为例，对如何减少档案在灾难中的损失，提高档案的应急响应效果进行了分析。 关键词：灾难；应急；档案管理；响应 中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1006-4117（2011）07-0133-01 档案是历史的原始记录，是文化、科技信息的载体，是历史的凭证，担负着储存信息、传播知识、教育大众的功能。档案的凭证作用使其在面对突发事件时有据可循，但目前国内档案的灾难应急管理尚存在很多缺陷，造成档案的证据作用无法充分发挥，突发事件中的档案管理机制的不健全也造成大量档案的损失。如何提高档案管理和档案应用在灾难应急中的响应效果已成为我国档案事业面临的重大课题。 一、档案的救灾作用 桑福德•格罗斯曼（Grossman1973年）指出灾难是人为或非人为的破坏力量，未预警的对人类常态社会功能产生重大的瓦解性影响。灾难的无预警性和巨大的破坏力对人们生活生产有巨大的影响，甚至对人类产生毁灭性的打击。原法国总统弗朗索瓦•密特朗说过：“每个国家的档案既保留了过去活动的踪迹和走过的道路，又启发和指导当今的现实生活。”对于过去人类历史上发生的各种灾难，档案确切而全面的记载有助于人们更深刻的认识灾难，为研究灾难发生的规律性和提高灾难的预报水平提供可靠的基础，同时为灾难的预防和应对方面的准备工作起到了一定的作用，减少了灾难损失。 档案在灾后重建中也发挥着重要的作用。档案关于被毁建筑的施工记录及重要管道线路铺设的记载为灾后重建及建筑选址、供水、排水、燃气等基础设施的抢修恢复，危屋的鉴定评估，以及房屋的维修加固等提供了依据，避免了盲目重建而造成的损失。在2008年的汶川大地震中，灾区档案馆开展档案利用，发挥档案的效益，为抗震救灾工作提供服务，编撰抗震救灾日志、手机抗震救灾等档案资料，为各级政府编制灾后重建工作规划提供了有效参考。 二、档案在灾难中的损失 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 档案是人类对历史活动的真实反映和客观的记载，某些档案保存原件，具有不可复制和不可再生的特点，一旦损毁，将很难或者无法得到恢复。基于档案稀缺性和不可再生的特点，档案的保护工作显得尤为重要。我国是个自然灾害频发的国家，灾难对档案的安全保管有着致命性的威胁。近年来频繁发生的自然灾害对我国的档案产生了巨大的破坏。“5.12”汶川大地震之前，北川县档案馆没有针对类似灾害而制定应急预案，灾害发生时原有的应急预案效果有限，一定程度上延误了档案抢救时机，北川县档案馆在地震中完全坍塌,档案被泥石瓦砾掩埋,被雨水淹渍霉变。2010年4月14日,青海玉树发生强烈地震时,玉树州县档案馆建筑严重受损。灾区档案馆室保管的13万卷档案中,有9家档案室近万卷档案因办公楼倒塌被废墟掩埋,其余12万卷档案均处于震后危房中。面临自然灾害时，预防和应急机制的不健全使得大多数档案部门只能束手无策，不能采取主动有效的措施最大限度地减少灾难的损失，保护档案的完好性。 三、如何减少档案的损失，强化应急的响应效果 （一）加强档案工作人员的档案保护和应用意识，强化档案人才队伍 档案工作人员作为档案的管理主体，其档案意识对档案的管理有着重要作用，档案人员素质及业务能力的提高对档案的灾后修复以及档案的应急利用起着至关重要的作用。档案人员应牢固树立档案保护意识，制定应急预警方案，在实际的工作中对应急方案进行实战演练，进一步完善，使得面对灾难时不至于手忙脚乱或無所作为。 加强档案专业人员的引进和培养，档案人才储备资源的丰富对及时迅速的灾后档案管理有着重要的作用。档案专业人员具有较高的专业素质，能够及时制定紧急处置方案并且顺利付诸实施,确定严重受损档案抢救的方法和流程,采用哪些相关修复技术与设备,以便因灾受损档案得到及时、科学的抢救。 （二）建立档案预警救灾系统 面对灾难突发事件，预警救灾系统的建立显得尤为重要。广大档案部门应该在现有技术水平的基础上加强对灾难的信息监测，为应对灾难准备充足的信息支持；以档案部门领导为核心人物，以主要档案管理人员为技术骨干，以科学的灾难管理预案为准则，以最大限度的保护档案安全为宗旨，成立突发事件决策机构，使得在面对灾难时有所防备，灾后能迅速开展救援恢复工作，在最短的时间内采取切实有效的措施，维护档案安全，减小损失。 （三）档案备份系统的建立 档案备份旨在通过异地备份达到在灾难来临时，提高档案安全系数，减少损失，并在灾后迅速恢复相关数据及资料的目的。档案异地备份保存，不仅指数字档案，一些重要的实体档案也应该多套保存，异地保存。在上世纪60年代，许多档案馆都为备战而建立了后库。但近二三十年随着战争危险的减弱，弃置不用了。档案馆的后库应采用新的手段，重新实施重要档案异地备份制度，在不同的地方存放重要档案的重份或缩微品、光盘等复制品。省以上档案馆凡龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 有后库的都应恢复使用，存放档案副本；没有后库的，应与其他省档案馆互在本馆为对方建立备份档案库房，互为对方存放备份档案。对本级重要档案及电子文件实行异地备份，对重要的电子文件还要实行异质备份，确保电子文件的长期可读，确保档案信息资源的绝对安全。这就要求加强各地馆际间的合作，加强交流，互为对方的档案备份基地，在灾难或突发事件来临时能够互为响应，从整体上减少档案损失。 作者单位：四川大学公共管理学院 作者单位： [1]冯惠玲.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社,1988. [2]王良城.自然灾害对档案的侵袭与应对策略[J].档案学通讯.2010,3. 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/aef6b76fc67da26925c52cc58bd63186bdeb9253.html