高校业务系统与档案管理系统归档集成问题与对策 作者：王静 张日旺 来源：《办公室业务（上半月）》 2019年第7期 文/吉林大学档案馆? 王静?张日旺 【摘要】在信息化视野下，随着高校各业务系统的不断深入应用，如何推进与档案管理系统的无缝链接，实现电子公文科学、有效的管理与归档，是当前高校档案部门信息化建设的重要内容之一。文章分析了影响和制约业务系统与档案管理系统归档集成的主要问题，并给出了具体应对策略。 【关键词】高校；档案；管理系统；接口程序 随着高校信息化建设工作的快速推进，覆盖高校全范围的办公自动化系统（OA系统）以及各业务部门建立的应用管理系统已经普及使用了。由于没有实现与档案部门管理系统的有效衔接，导致存储在这些系统中的大量原始档案数据和电子文件无法及时收集和归档，日积月累，不少具有重要参考价值的档案资源最终丢失。与校内业务系统“无缝链接”，实现与档案管理系统间的数据交换及共享利用是档案工作的必然趋势，已经成为高校档案部门亟待研究和解决的问题。 一、业务系统与档案管理系统归档集成问题分析 高校业务系统在建设规划阶段较少考虑与档案系统的归档集成问题，除少数OA系统建立了功能较为简易的归档模块，但也仅能实现文书类档案的简单管理，后续还需采用系统对接手段将产生的档案信息及电子文件推送至档案管理系统。总结业务系统与档案系统对接实施过程，问题可归纳为以下几个方面： （一）开发平台不统一。校内业务系统与档案管理系统是相互独立的系统，开发时间、开发平台、开发人员的差异性增加了系统集成的难度。在未充分考虑与档案系统对接问题的前提下，大多数业务系统并未预留相关数据接口或者接口标准不统一，实现系统间的集成需对双方系统进行二次开发。 （二）数据不匹配。高校业务系统与档案管理系统处理业务类型的差异决定了上述系统内数据结构的差异。业务系统产生的电子文件也因为处理和应用程序的不统一，导致即使文件已经归档至档案系统，也会出现格式不兼容等情况。解决异构数据的匹配以及电子文件的长期可用性和有效性等问题是实现系统间归档集成的基础。 二、业务系统与档案管理系统归档集成问题对策分析 优化整合业务系统与档案管理系统，确保档案信息资源安全、高效、及时地采集，可从以下几个方面着手分步加以实施： （一）定义数据交换标准，建立系统间统一的数据交换接口，屏蔽系统间的各种差异。高校档案部门首先根据国家档案局提供的归档数据标准定制适应本校的数据交换标准，并以此为基础建立系统间统一的数据交换接口。数据标准内明确归档电子文件的存储格式以及元数据标准，而接口程序内详细设定业务系统与档案系统内部数据结构的映射关系及电子文件与档案目录分类的映射关系。前端业务系统将待归档的原始档案数据按照数据标准打包，接口程序直接推送数据文件包至档案系统指定目录。全新开发的档案管理系统可在设计时增加向部门业务系统釆集档案信息的功能模块。如果档案系统和业务系统正在使用中，需对照标准对二者升级改造。 （二）合理规划数据交换流程，强化数据审核，确保归档信息准确、有效。业务系统向档案管理系统归档在档案的收集过程、存储方式上均与传统方式存在较大差异，因此在归档流程上需要与各归档单位另行商定。针对不同的业务归档数据，须设定不同的数据交换流程。业务系统打包待归档的原始档案数据，档案管理系统接口程序接收这些数据包，并调用接口程序内的数据解析模块按照预先定义的数据交换标准分析并解压数据包，再调用校验模块对原始数据的安全性、合法性进行检验，初检合格的数据将移交至档案管理系统的预立卷库等待档案工作人员对其录入规范性、有效性等方面的进一步审核，其中不符合移交标准的数据将退回。 （三）物理归档与逻辑归档并重，确保归档电子文件真实、完整、可用。数据交换接口在自动完成档案信息的逻辑归档后，相关全文信息即电子文件也需物理归档至档案管理系统，这个过程中须确保电子文件的内容信息、结构信息、背景信息在经过收集、传输、校验、整理、保存、移交及利用等全部环节后均要与文件产生时的原始状况一致。而档案信息目录和电子全文存在一一对应关系，档案部门可通过搭建FTP服务器等方式实现文件的传输，同时以文件路径方式解决二者之间的关联问题。 三、结语 积极探索高校业务系统与档案系统的优化整合方案，完善升级电子档案的移交与接受体系，将原本独立的系统有机结合，是促进电子公文科学、有效管理与归档的重要举措，对推进高校文档一体化管理，优化档案工作流程，提升档案工作效率意义深远。随着计算机信息技术的飞速发展，以往系统集成过程中的困难正在逐步得以解决，高校档案部门需结合工作实际不断实践实现电子档案真正意义上的真实、完整、有效归档。 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/b6132d586729647d27284b73f242336c1eb930ba.html