随着《国家中长期教育改革和发展规划纲要》（2010-2020年）的正式颁布与实施，我国高校教育改革跨入新的里程碑。高校行政管理工作的优劣直接关系着新时期高校人才培养的质量。高校院系行政文秘既是办公室行政工作的管理者，又是高校教育工作的基层人员。行政文秘对院系与学院、院系与教师、教师与学生、院系与社会之间的沟通，起着独特而重要的作用，是维持高校正常工作的基本保障。 一、高校院系行政文秘的工作现状 高校院系行政文秘是一个平凡的工作岗位，涉及教育学、管理学、语言学、社会学等多种学科。由此，院系行政文秘的工作现状为事务繁杂，专业知识综合性强，职业规划不清晰，执行力不强。 1.工作繁杂，专业知识综合性强 知识经济时代，高校人才济济，只有具备全面、良好、合理的知识结构，才能胜任门类众多、事务繁琐的行政文秘工作。院系行政文秘队伍中，包括文秘、计算机、数学、化学等各类专业毕业的人员。非科班出身的行政文秘缺乏普通语言学、档案管理学、行政管理、心理学、教育管理学、公共关系学等综合性理论知识。行政文秘必须熟悉学院规章制度、工作流程；掌握院系管理工作的基本理论和实务知识；拓展与工作紧密联系的学科知识。理论联系实际，从实践中不断积累经验，逐步做好院系管理、协调等工作。 2.职业规划不清晰，执行力不强 细致繁忙的行政工作，缩短了行政文秘参加教学和科研活动的时间。高校行政文秘对自己的职业前景充满困惑，职业倦怠等消极情绪悠然而生。高校必须制定严格的信息素质培训制度，针对全校行政文秘，策划高水平的、系统的学习培训项目，开放更广阔的学术交流平台，坚定院系行政文秘的信心，为高校教育和谐发展提供精神动力。 院系行政文秘在高校工作中起着举足轻重的作用。怎样成为一名合格的行政文秘工作？首先，要明确行政文秘的角色定位，熟悉行政文秘的工作职责。其次，强化职业素养是提高行政文秘工作效率的重要途径。 二、院系行政文秘的角色定位及工作职责 院系行政文秘只有明确角色定位，增强角色意识，才能高效准确地履行工作职责。 1.行政事务的小管家 行政文秘辅助系领导做好院系各项工作，管人、管物、管钱，是名副其实的小管家。 （1）人事管理。协助院院系领导做好有关招聘教师的面试、试讲等工作，并提供决策依据。负责本院系教职员工的考勤、考核、职称申报工作。 （2）资产管理。根据教学、科研及其他工作的需要，填报维修、添置办公用品的计划，领取和发放办公用品及备品，以保证正常教学的需要。负责保管院系公章，按学院制度监督公章的使用范围。 （3）经费管理。拟定院系每学年的经费预算，负责记账及报销各项活动的费用。 （4）档案管理。负责院系会议记录、行政文件、各种教学文件、教学档案及教学资料的收集、汇总、立卷和归档工作。 （5）其它事务管理。负责做好日常的行政事务工作，负责考务、学生成绩、学生学籍管理、教材征订等教学工作。做好各种信函、报纸、杂志、学术期刊的收转传阅工作。负责各届毕业生的毕业资格审核，保正毕业证书的准确印发。 3.院系内、外交流的协调员 院系行政文秘工作服务对象广泛，包括院系领导、教师、学生、校外来访者。因此，行政文秘是高校院系内、外交流的形象窗口。 (1)协助院系领导做好院系内部与学院各职能部门的协调工作。 (2)负责接待本部门的外来办事人员，对不宜领导接待的来访，需委婉拒绝。负责接听电话，礼貌回答校内外人员对院系日常事务工作的咨询。 (3)负责学院各职能部门通知的传递工作，及时转发到院系教职员工。正确理解上级部门的文件精神，贯彻执行上级领导和各职能部门布置的各项任务。 (4)行政文秘必须建立良好的人际关系，加强与教职员工的沟通，灵活处理学院、院系、教师之间的多种关系，确保院系工作的顺利完成。 三、强化职业素养 1.良好的心态 院系行政文秘工作看似简单，接踵而来的突发事件，使人压力倍增。保持良好的心态，充分发挥自己的思维能力，从而巧妙地处理紧急问题。行政文秘应保持良好的心态，沉着、宽容、冷静、客观地分析问题。 2.加强业务技能 加强业务技能是提高院系行政文秘职业素养的关键。院系行政文秘需具备的业务技能包括：公文写作能力、应变能力、组织管理能力、表达能力、操作能力。 (1)公文写作能力 公文写作要在“学”、“练”、“改”三个环节上狠下功夫。规范公文写作的基本格式，掌握语法、逻辑、修辞三方面的知识。正所谓“读万卷书，行万里路”。阅读大量优秀范文、勤奋学习、修炼语言。公文写作的语言要求庄重朴实，准确精练。熟悉各类公文结构、措辞，套用固定性用语。 (2)应变能力 即指在没有思想准备的情况下灵活处理问题的能力。高校教师请假、离职等异动工作状态，影响了教学工作的正常运行。如开学初期，某位教师偶然患重病，尚未确诊，教师申请病假二周。行政文秘得知同时生病的消息，致电关心教师的身体健康情况，主动提出援助。教师病假期间，重新落实教学任务迫在眉睫，采取就近原则，优先考虑院系内部适合的教师代课，联系学院内外适宜的教师安排兼课等事项。院系行政文秘与患病教师保持电话联系，密切关注教师身体状况。当获知教师病情不稳定，要进行几个月以上的长期治疗后，立即致电慰问，可否前往探望。教学工作方面：行政文秘向学院人事处提交专任教师招聘需求报告，引进新教师。校内外兼课教师的合理安排，为聘任新教师赢取了充裕的时间。患病教师，身心疲惫，无微不至的关怀，为教师战胜病魔增添一份力量。良好的应变能力，勤于思考、善于发现、勤于总结，具备较高的警惕性，做到忙中有序，不断提升处理突发事件和紧急事件的能力，确保正常教学秩序和良好的教学质量。 (3)组织管理能力 组织管理能力指行政文秘统筹策划并完成所分管方面的工作能力，包括能力和善断能力。“条条道路通罗马”，什么是最佳的办法？在管理工作中，行政文秘要讲究处事策略，判断出最佳方法，合理分配工作任务，并坚持果断地实行，成为智慧型的组织管理者。高等学校行政管理工作，任务繁重，各部门、各岗位的行政管理干部只有充分发挥自己的主观能动作用，人人能起到独挡一面的作用，才能做好全校的行政管理工作，以达到提高整个学校行政管理质量的目的。 (4)表达能力 表达能力主要包括文字表达能力和语言表达能力。无论是信息、宣传、调研等工作，还是处理公文，都离不开文字表达。行政文秘要多思考、多练习、多交流，日积月累，潜移默化，做到思维敏捷、下笔如神，写出的文章观点鲜明，层次清晰，向上能如实反映事情的真相，向下能准确表达领导的意图。语言表达能力也是行政文秘一项非常重要的基本能力，无 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/d727d6f530b765ce0508763231126edb6f1a7693.html