XXX光电科技有限公司 三阶文件 文控工作指引 1．0目的： 规范文件控制中心文员的文件管理工作。 2．0范围： 适用于本厂文件控制中心文员的作业. 3．0定义：无 4．0权责： 文件编号 版 本 页 码 生效日期 WI-XX-01 A0 第1页，共2页 2021-8-10 文控——负责全厂文件的管理、发放、回收、修改等相关事宜。 管理者代表-----负责此文件的监督实施。 5．0作业内容： 5．1文件的管理： 5．1．1当月的部门报表经相关人员核定后，交至文控中心时，文控首先分清部门，再按日期的顺序排列好报表，放入相应的文件夹中保存；上月的报表分部门、按日期顺序或者单号排列好后，用装订夹装订好放入文件柜，并按部门编号进行分类存放，文件柜中只保存最近三个月的报表，超过三个月以上的，将打包存入纸箱内封存,并存放于公司指定位置; 5．1．2对全公司所有的文件表格按照《文件控制程序》进行编号，并记录于《受控文件一览表》和《质量记录清单》内，并保持全厂所有文件及相关表格的编号的唯一性及一致性； 5．1．3文控文员需不定时对所管控的文件进行清理，保持所管理文件的一致性和唯一性，并对文控中心的文件摆放进行整理，保证摆放合理，标识清楚，分类整齐，方便易找，不论何部门文件，应保证在最少1分钟内找到； 5．1．4文控文员需不定时协助管理者代表对全厂各部门的文件及相关表格的使用情况进行监督检查，对使用情况与文件发放与回收记录上的内容进行核对，发现不合格情况及时上报处理，保证本厂ISO9001：2008质量保证体系及其他相关体系的运作正常有效； 5．1．5各部门正常生产所用的各种工单、订单等体系文件，需将原件交到文件控制中心，收到相关文件后，文员根据部门要求进行复印，将原件留存于相关部门文件夹中，复印件上盖《受控文件》章，进行发放，无受控文件印章的文件即为不受控文件，在本厂无效及不得正式使用和流通； 5．2文件发放与回收 5．2．1发放 凡是公司的受控文件，经管理者代表决定需发放的，先行计算好所要发放的文件总份数，XXX光电科技有限公司 三阶文件 文控工作指引 文件编号 版 本 页 码 生效日期 WI-XX-01 A0 第2页，共2页 2021-8-10 再进行复印，复印完毕后，清理是否每份复印件与原文件相同，待确定无误后，装订好，再在复印稿上加盖“受控文件”印章字样，原稿不需盖章，直接存放于文控中心，接着填写好《文件发放回收记录表》上的文件目录，最后发放文件，让相关部门接收人在《文件 发放回收记录表》上签名签收文件； 5．2．2回收 当有的文件需改版或修改时，需收回所发出的旧版文件，即依据《文件发放回收记录表》上所签收的人员名，进行文件的回收，回收时要在“文件回收栏”注明已回收，同时发放改版或修改后的新 5．3复印机数量统计：复印后需记录复印日期、部门、文件名、当事人的签名，并监督各部门的复印情况， 5.4 外来文件管制: 对客户来资料或技术图纸等资料或外来政府法律法规等文件,登记于《外来文件一览表》上,原稿存于文件控制中心,分发文件上盖”外来文件”章,其他一般性文件及资料等不作管制,文件控制中心只作保管,不进行登记; 6．0参考文件：无 7．0使用表单：《文件发放回收记录表》 《受控文件一览表》 《质量记录清单》 《外来文件一览表》 制定： 审核： 核准： 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/e1e7875f1411cc7931b765ce0508763230127446.html