档案查借阅报告 档案查借阅报告 单位名称：中国石油天然气股份有限公司吉林石化分公司 联系电话（传真）：***** 2012年4月，公司根据《吉林省*****办公厅关于进一步加强全省企业文化建设工作的意见》（*****）文件精神，成立了由公司领导、各部门负责人、专业部门组成的吉林省化工企业文化建设协会，负责单位的档案管理工作。为加强对公司重要档案资料的管理，维护公司档案的完整和安全，促进我公司发展壮大和社会和谐稳定，我分公司（以下简称“单位”）于2013年3月将所需相关资料整理后移交给档案部门（包括：归档档案、照片等）。为确保我单位档案信息不外泄、信息不流失、工作不受阻、资料使用方便有效、保证资料真实性。现将我公司重要档案资料查询借阅情况报告如下： 一、基本情况 一、查询范围 本年度我公司共查阅借阅档案资料693份，其中，借阅791份，查阅901份。 二、借阅方式及时间 查阅人（主要是单位部门负责人）对档案资料进行检索并进行确认。 三、借阅期限 本年度借阅期限为10年，到期归还；未到期的档案资料可继续使用；到期后需归还原单位档案室的，在15天内到原档案室办理归还手续。 二、领导小组情况 领导小组成员名单： 组成人员： 联系地址：长春市*********公司档案室，邮政编码** 联系人：****同志，传真号码******,电子邮件号码*****。 负责人（主要成员及分工）：***同志、****同志担任本次查借阅工作负责人。 三、工作开展情况 （一）领导高度重视，精心组织实施。 单位档案部门按照上级相关文件精神，及时召开专题会议，明确责任分工和具体要求，并组织档案人员学习上级文件精神和相关要求，做到学习传达不走形式、不打折扣；根据档案工作实际情况开展调研，认真查找存在的问题和不足，提出改进措施和方法；针对档案管理中存在的薄弱环节和问题开展调研工作，并制定相应的整改措施。 （二）落实专人负责制度。 按照《*******有限公司*******分公司档案管理制度》的要求，对重要档案资料进行了分类、登记、编号、编目等管理工作。 同时，各部门指定专人负责公司重要档案的管理工作；明确专人负责保管公司所有归档文件材料的接收、保管和安全保护；按照公司《********有限公司******分公司重大事件记录》要求做好记录。 （三）加强员工培训学习。 为了保证员工学习档案法规知识的积极性和主动性，在2013年5月举办了“******公司******分公司重要档案资料借阅培训班”，邀请了省档案馆馆长张宝军同志参加培训并授课；我单位还对部门经理进行了相关培训。 四、工作中存在的问题及建议 档案查阅工作是一项十分严肃的工作，为了使我公司的档案查询借阅工作做到规范化、制度化，我公司对档案查询借阅工作中存在的问题进行了认真分析研究。 一是部分员工的档案意识还有待进一步加强，尤其是老员工，不能熟练掌握现代化管理技术，不能正确使用电脑进行查阅。 二是部分员工在收集材料过程中不够细致和认真，出现错别字、错别号等现象。 三是有的文件不经归档部门领导签字或同意即直接使用，给查找文件带来了困难。 四是有的重要资料没有保存目录和保管期限表。 五是档案的借阅、出借程序混乱，没有严格规定。 六是由于公司档案管理和利用制度不健全、管理人员业务素质有待进一步提高等原因导致资料遗失。 五、今后工作打算 1.根据档案管理工作的需要，完善重要档案资料管理制度和安全保密制度，建立重要档案资料借阅登记记录台账。 2.完善档案管理网络，加强对公司各部门归档的档案管理。 3.制定《重要档案资料借阅制度》。 4.加强对公司重要档案的保护，及时做好重要文件、声像等归档工作，防止泄露秘密信息。 5.做好公司重要文件信息的收集和整理工作。 6.加强公司各类宣传刊物、画册、宣传画、照片等资料的收集和整理工作。 六、查借阅档案人员要求及工作纪律 1、查借阅人员在工作时间内必须严格遵守档案借阅管理的有关规定，服从主管领导的统一安排，不得擅自借出。 2、工作时必须持有公司统一制发的《查询证件》或《借阅证件》。 3、查阅者要严格遵守借阅档案范围内所有资料不外泄的规定。 4、查阅人员必须在档案部门和管理人员共同在场时方可查阅。 5、查阅档案时，严禁在档案上划勾或涂改。 6、档案部门和管理人员共同查阅者要遵守保密制度，不得随意外泄。 七、加强档案管理，提高档案利用效率方法： 1.做好档案利用登记工作，根据需要查阅或借阅档案资料，填写“档案借阅登记表”。 2.查阅资料时，工作人员应礼貌、热情地接待，不得随意翻阅查阅文件材料或拍照、复印。 3.不允许擅自移动、复制、涂改、撕毁所借档案资料。 4.借阅重要档案资料应按照有关规定办理手续。 5.要认真做好保密工作。（如：文件复印后的复印件和原件分开保管等）。 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/ebb90064edfdc8d376eeaeaad1f34693daef10bc.html