论ERP系统在企业物料管理中的应用 摘要：随着信息计划的发展，企业资源计划（ERP）已成为近年来的热门话题，越来越多的企业已经开始采用ERP产品。文章主要论述了ERP系统中物料管理信息系统的实现，并对如何保障系统的正常运转进行了探讨。 关键词：ERP；物料管理 一、ERP与物料管理 1.1ERP的启用 ERP――企业资源规划系统（Enterprise Resource Planning），是由美国Garter Group Inc 咨询公司首先提出的，是当今国际上先进的企业管理模式，它的核心是面向供应链的管理思想，载体是综合应用了客户机/服务器体系、关系型数据库结构、面向对象技术、网络通讯等信息技术，按照ERP管理思想设计的软件产品。它在企业资源最优化配置的前提下，整合企业内部主要或所有的经营活动，协调企业各管理部门围绕市场导向开展业务活动，使得企业在激烈的市场竞争中全方位地发挥足够的能力从而取得最好的经济效益，包括财务会计、管理会计、生产计划及管理、物料管理、销售与分销等主要功能模块。 在金川公司集团业务高速增长和国内外市场竞争日益加剧的今天，迫切需要提升企业的核心竞争力，公司的整体战略需要管理信息系统与国内外先进水平接轨，原有的管理信息系统已经成为公司发展的瓶颈，通过实施ERP系统，可以帮助公司在原有经营管理的基础上，深入挖掘企业内部资源和外部资源，为企业所用。在企业内部，产、供、销、人、财、物各环节通过ERP提供的功能可以实现电脑化、集成化、自动化，为管理人员提供强有力的管理工具；在企业外部，可以实现企业与供应商和客户的信息自动交互，从而提高整个采购环节和客户关系管理的效率，同时，通过ERP系统还可以与第三方的B2B网站全面链接，实现网上的电子商务，从而减少大量中间成本，提高公司的市场竞争能力。基于上述原因，公司决定应用ERP管理，结合自身特点实现本企业信息化，实现物流、资金流、信息流的统一，提高企业在市场中的竞争能力。 金川公司从2001年开始ERP项目的筹备工作，先后考察了国内外多家知名ERP厂商。在综合考虑了软件厂商的方案、产品、应用经验、技术实力、开发实力、系统维护成本等因素后，选定中国最大的ERP软件供应商――用友集团合作实施公司ERP工程。公司的ERP项目依据实际情况，从2004年12月10日开始实施。金川公司ERP项目的上线是金川公司信息化建设的重要里程碑，标志着金川集团信息化水平迈上了新的台阶。 1.2物料管理 物料管理是企业生产经营活动中一项最基本的不可缺少的活动。物料管理就是科学的、系统地计划、协调控制企业各部门的活动，最经济、最有效地在合适时机向企业各部门提供合适数量和质量的物料。物料管理工作的范围从采购计划开始到接收物料-原材料入库-出库配套-在产品计划与控制-产成品入库-发货或销售-售后服务等。 对于集团型企业来说，下属独立核算单位多，业务经营范围广，在生产经营中对物料管理就存在一些难点和和问题： 1、计划申报的随机性比较强，紧急计划居多，给供应部门的工作带来很大困难。 2、运转效率低下，多头重复采购，质量参差不齐，价格千差万别，存在越权采购现象，造成资金储备高居不下。 3、对物料从一级库到三级库的全程监控薄弱。 4、对物料从需求-采购-入库-出库的全程预算控制缺乏强有力的预算体系保障，过度控制又无法灵活适应计划之外的物料采购、入库、出库。 5、各子单位信息不畅通，资源不共享，物料不能及时进行相互调配，积压或物料短缺现象普遍存在。 通过应用ERP管理系统，金川公司彻底打破了原有的粗放管理模式，加强了集团层面的布局，将财务管理、物料管理越来越集中到集团层进行信息共享、服务分享和集中管理控制，更好地发挥了企业的规模优势：提高了工作效率；统一了总公司的物料参考体系；对于备件、材料的采购、存货、销售管理全部纳入集中管理，减少了舞弊行为的发生，与财务实现高度集成；实现物流和资金流的统一，减少了存货管理成本和流动资金的占用；降低了企业运作的风险。 二、ERP物料管理系统实现的功能和业务流程 ERP应用实施过程实际上是企业的重组优化和管理现代化的过程，因此正确认识ERP的作用十分重要，首先要了解ERP物料管理系统实现的功能和业务流程。 2.1 采购管理模块实现的功能： 2.1.1通过运行库存计划，自动产生采购申请，可以辅助制定科学的采购计划； 2.1.2根据采购计划自动创建采购定单，采购定单在线审批； 2.1.3所有采购定单均可以通过系统查询，提高采购定单的透明度，可以不断提高采购管理水平； 2.1.4建立详细的供应商信息，记录供应商的产品准时交付率，记录供应商的交易历史与价格变化。 采购处理流程：生产部门根据生产物料需求计划向物资采购部门提交“采购申请单”→采购部门进行询价、列表比较、议价、价格审批、选择供应商、定价等环节后；计划员操作系统自动创建“采购订单”（或者采购部门经过与供应商协议或招标方式确定物料采购价格后创建“采购订单”）→采购员根据批准的采购订单进行物料采购→实物交货，业务员对物料进行接收或检验、接受入库。 2.2 库存管理模块实现的功能： 2.2.1所有库存业务实时产生会计信息，财务人员不再重复录入会计信息，减少工作量，解决账实的一致性控制问题； 2.2.2可以实时了解库存现有量情况； 2.2.3通过查询事务处理可以获得所有仓库操作信息，领用单位可以获得本单位某一成本（费用）类型的信息； 2.2.4可以提供仓库一段时间收发业务的汇总数，通过运行报表也可以获得某一会计期间（或时间段）的库存值，实时监控库存情况； 2.2.5制定合理的库存计划，可以有效控制库存积压。库存计划可以根据市场、生产情况进行调整，使库存计划不断趋向合理化，加速流动资金的周转； 2.2.6可以查询物料标准成本，并对成本进行修改，修改的成本可以实时反映到库存物料中。 库存处理主要流程：采购接收→检验物料交货入库→退货→发料→计划和控制。 下图所示为ERP系统中物料管理模块的结构功能图，包含了采购模块和库存模块和分销模块。 三、保障基于ERP 系统的物料管理系统运行的措施 3.1完善管理组织机构与制度 现阶段，由于受技术和网络建设等条件的制约，有些国有企业的ERP系统还没有延伸到车间和班组最末一级，车间和班组则必须加强对物料的管理，为此应完善管理组织机构与制度，以避免国有资产的流失与浪费。 3.1.1完善制度和规范业务流程，规范原始信息及信息传递渠道。严肃一线信息的采集真实性、准确性，建立规范化的数据采集、录入制度，确保数据采集的高效、真实统一。从制度和流程上，对各种原始单据、报表及其他信息载体中的各种基础数据和信息进行规范，并制定严格、精细的标准。 3.1.2各部门不定期对出现的问题进行网上通报，及时解决。 3.1.3加强对相关人员进行ERP 的使用和维护知识培训，加强各部门员工的沟通和交流。 3.1.4强化内部管理审计制度，协同财务部门、机动能源部门一起对车间、班组的物料管理进行不定期的抽检，使发现的问题和制度的缺陷能得到及时解决。 3.2加强物料主管部门的素质建设 ERP系统是一个处理信息的系统，它要求特定的活动要在特定的时间进行。那么首先物料经理需要制定一张日程表，将需要注意的事情列入表中并遵循这张表先做最重要的工作；严格车间、班组的采购计划管理，提高计划准确率；及时对库存结构进行分析、调整；把技术管理与供应管理有机地结合起来；对遗留下来的超储积压配件，单独建账管理；对内平衡调剂利用，对外广招用户，折价销售处理；财务部门要不定期地会同机动、供应部门对车间的物料管理进行抽检，同时严格料单领用制度；财务部门要制订严格科学的责任绩效考核制度并认真落实；总公司、各子单位、各相关责任部门每个环节、每个主要责任人都要在减少库存的工作中担当角色，使减少库存同时又避免缺货的目标成为公司范围的计划。 3.3加强采购订单的监控 采购订单在系统中形成后，相关业务部门可以利用采购订单查询功能对订单进行跟踪，查询订单的执行情况，如批准是否通过、是否收货、发票校验等，通过显示采购订单历史可以查看已收货的物料凭证和对应的财务凭证、发票校验凭证等信息。通过对采购订单完成情况报表的开发，提供系统外对采购员进行采购数量和质量的考核依据，实时监控采购合同的执行情况便于采购人员与供应商进行及时沟通。 四、ERP系统的应用效果 ERP管理系统经过几年来的运行，在公司领导的重视和大力支持下，在各部室的相互配合下，打破了国有老企业的传统固有物料管理模式。 以生产作业计划、经营预算为龙头，以物资资金预算控制为依据，实现集团级、公司级、部门级物资全过程业务规范化、统一化、可视化管理，实现了集团物资管理系统的关键控制。 通过“集中采购，集中收货，集中结算，内部调拨”的集中采购模式，缩短了采购周期，降低了采购成本，规范了业务流程，提高了物资管理水平。 ERP系统的实施规范和理顺了公司相关的业务流程。按照ERP系统管理理念的设计要求，定义固化流程；对公司供应链中多重管理、业务流程不畅等问题，进行了重新定义和优化。 通过ERP系统的实施，公司的备件库存管理实现一级库存管理，减少了管理层次，有效解决了二级库管理中数据不共享、库存积压严重、死库存较多、资金周转率较低的问题。 实现了集中财务核算与资金管理、集中库存管理和集中采购管理。业务数据从业务的起始位置采集后逐级向上采集汇总；管理信息穿透各中间管理环节直接统计汇总。对公司的材料、备件、设备、金属原料、会计科目、工程项目等基础信息进行了统一编码，对公司的会计账簿、固定资产、客商信息、工程项目等档案信息进行了规范，确保了数据的统一性和完整性。 更加明确了管理责任，使管理流程顺畅。特别是在物料供应链中，从计划、合同、厂商、项目、订货、验收、入库、付款等环节体现出显著效果。同时也充分发挥了财务在企业管理的作用，为实现记账型财务向管理型财务的转变提供了有效的管理基础；及时为公司提供决策信息，以便公司决策层快速准确地做出决策。 结束语 随着企业的不断发展，基于ERP系统的企业物料管理将会带给企业越来越多竞争优势。但系统和业务之间在后续应用中不可避免的会面临许多新的问题，需要企业管理者不断更新管理理念，坚持走信息化管理的道路，实现信息化建设的持续发展和进步。 参考文献： 1、刘海贞.杭钢ERP物料管理应用特点[J].浙江冶金，2008（8）. 2、陈婷.远光电力ERP-物料管理信息化解决方案[J].电力信息化，2007（5）. 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/06b49853876a561252d380eb6294dd88d1d23d1c.html