龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 浅析会计信息系统中“反记账”与“反结账”的功能 作者：李菲菲 来源：《商情》2013年第25期 【摘要】会计电算化是会计领域的一次重大革命。随着科技的发展，计算机在会计领域的运用和会计信息系统的创立，改变了人工记账、算帐、报账等会计活动。其中，“反记账”与“反结账”作为会计信息系统中一项重要功能，减轻了人工记账的工作量，提高了工作效率，同时，也给企业财务工作带了手工会计所没有的新问题。本文将重点分析“反记账”与“反结账”的功能，寻找此功能的不足之处并提出合理化建议。 【关键词】“反记账” “反结账” 功能 缺陷 建议 会计信息系统中的“反记账”又称“倒记账”，是指通过记账的反向处理将一批已经登记到账簿记录中的记账凭证当月的发生额从其各自的会计账簿中扣除，使各账簿能够恢复到会计凭证登账前各账簿的发生额和余额的状态。“反结账”又称作“倒结账”或“环境恢复”，是指将已经复核会计记账并已经结转下月的会计账簿恢复到以前月份各会计账簿的发生额和余额的状态，即通过取消结账的做法来解除封账，以此恢复到结账前的状态。 一、“反记账”与“反结账”的功能 “反记账”的功能体现在当月登记过账簿之后发现会计差错，可以使用此功能，恢复到最后一次记账前状态或本月月初的状态，在取消相关人员签字后，修正会计差错，再重新进行账簿登记。 而在月结或年结之后发现会计差错时，应使用“反结账”功能，修改前几个月或前几年的会计凭证、会计账簿或财务报表，修改正确后再进行结账。 “反记账”与“反结账”对于不同原因造成的会计差错的修改，有其不同的合理性和意义，具体体现在以后两个方面： （1）对于认为原因造成的会计差错，“反记账”与“反结账”有助于清除错误信息，确保会计信息的质量，提高工作效率。 （2）对于计算机发生断电、毁损或病毒侵入等非正常原因导致的数据损毁或丢失，“反记账”与“反结账”使系统恢复到出现意外情况之前的状态，有利于保护会计信息的完整性。 二、“反记账”与“反结账”功能的缺陷 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 随着会计电算化逐步取代手工记账，“反记账”与“反结账”功能的缺陷也日渐显露。 （一）修改无痕迹，违反相关会计规范 《会计核算软件基本功能规范》中规定：“发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，可以采用红字凭证冲销法或者补充登记法进行更正；记账凭证输入时，红字可用‘-’号或者其他标记表示”。这要求修改的证据充足并且保留修改痕迹。然而，在实际操作中，“反记账”与“反结账”都是进行逆向处理，相当于抹去记账和记账中的错误痕迹，恢复到可控状态，再重新进行数据处理。虽然此功能简洁方便，但是无保留痕迹地修改违反了相关会计规范。 （二）修改随意，为会计舞弊提供便利条件 “反记账”与“反结账”功能本身存在着修改无痕迹的缺陷，若企业内部控制机制不健全，势必导致对账簿信息的随意修改。记账之后利用“反记账”功能可以在以后的任意时间简单、方便、无痕迹地直接修改凭证的相关数据；结账之后轻松取消结账，可以对前几个月甚至是几年的数据进行修改。给舞弊人员提供了可乘之机。 （三）操作不当，易造成不必要的损失 在利用“反结账”功能进行跨年度修改时，不同年度会计科目的体系可能有所不同，修改结果会与已报出的财务信息不一致。若会计人员操作不当，就会导致数据错误和财务信息的混乱，甚至是会計信息系统的整体瘫痪，带来严重的损失。 三、合理化建议 为保证会计信息的完整、真实、可靠，又不妨碍财务软件的使用，我们提出以下合理化建议： （一）加强会计人员的业务水平，避免和控制“反记账”与“反结账”功能的使用 《会计核算软件基本功能规范》中虽然要求会计软件具有数据恢复的功能，但相关限制规定并不鼓励使用此功能。要避免和控制“反记账”与“反结账”功能的使用，应从以下方面入手： （1）提高财务人员的录用标准，加强从业资格的考核，提高会计信息系统操作人员的业务水平，以“反记账”与“反结账”功能的使用频率为标准建立奖罚制度，从根源上降低业务出错的频率，避免、控制“反记账”与“反结账”功能的使用。 （2）限制“反记账”与“反结账”功能的使用范围。记账是按日期和凭证号顺序进行的，只有按其逆序连续取消账簿数据库的记录，才能保证重新记账的正常进行。这就意味着，反记账的范围应该以账簿数据库的最后一条记录或者说是最后一张已记账凭证为起点，依逆序前溯定龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 位，来确定反记账的记录数，而不能允许从账簿数据库中间任意抽取几条记录作为反记账的范围[3]。 （3）限制使用的时间，只在本期结账前使用。结账意味着本期已经不再有经济业务，结账后不允许再使用“记账”与“反记账”功能，不得对已记录账簿进行修改。既控制了此功能的使用，又防止了会计舞弊的发生。 （二）完善内部控制制度，加强内部制约与监控 完善内部控制制度中会计信息系统的相关规定，加强内控力度。需要使用“反记账”与“反结账”功能时，应由主管、会计、出纳共同论证使用的必要性。明确职务的权责，建立谁出错谁负责的原则。由原记账者进行修改操作，操作者必须得到主管的授权。同时，企业应建立修改日志，对账簿的每一笔修改，应及时记录修改日期、原因、修改过程及负责人，做到权责明确、相互制约、相互监督，避免账簿修改的随意性。 （三）加强会计从业人员的培训，自觉遵守职业道德 不论是手工记账还是电算化记账，都离不开人的操作，因此，职业道德始终是会计领域强调的重点问题。企业应定期对会计人员进行培训，及时解决业务中遇见的专业问题，提高业务准确度，减少错误量。及时查处违反职业道德的不良现象，警惕他们。减少人为原因对会计信息质量的影响，使会计信息系统的应用更加规范化。 参考文献： [1]杨丽萍，金雪松.电算化下“反记账、反结账”的利弊研究[J].辽宁师专学报，2001，（01）. [2]揭伟红.浅谈会计电算化中的“反记账、反结账”[J].福建金融管理干部学院学报.2004，（02）. 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/2715f7c62f3f5727a5e9856a561252d380eb20ff.html