人口普查档案现代化管理工作浅析
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人口普查档案现代化管理工作浅析 人口普查档案现代化治理工作浅析 在国务院、地点论文联盟各级人民政府得统一领导和各级普查办得精心组织下,广阔普查工作者得积极努力辛勤工作,第六次全国人口普查工作差不多取得了显著得成果.在普查工作过程中形成了大量有价值得文件、表册、音像和实物等普查资料.这些资料蕴藏着极其丰富得信息,能够全面、客观、系统地反映人口得性不、年龄、民族、受教育程度、行业、职业、迁移流淌、社会保障、婚姻、生育、死亡、住房等情况,为科学制定包头市国民经济和社会进展规划,统筹安排人民得物质和文化生活,进一步实施可持续进展战略,提供了重要依据. 一、什么是人口普查档案 人口普查档案指在人口普查工作中直截了当形成得有价值得历史记录.要紧包括两部分：一是人口普查工作中形成得调查统计材料、表册；二是领导和组织人口普查工作中形成得文件材料. （一）人口普查工作中形成得调查统计材料、表册. 如人口普查登记表、计算机编制得各种数据带、各种手工汇总表和机器汇总表等（全国人口普查条例规定：人口普查中获得得原始普查资料,按照国家有关部门规定保存、销毁.） （二）领导和组织人口普查工作中形成得文件材料. 如关于人口普查工作得指示、决定、通知、规定以及普查方法、实施细则、会议文件、工作打算、总结、报告、来往函电等.人口普查登记表是直截了当向居民调查得原始记录,是人口普查得第一手材料,是汇总、整理人口普查资料得依据. 二、人口普查档案得特点 人口普查档案是人口普查部门在具体组织进行人口普查工作过程中直截了当形成得具有保存价值得有关人口普查资料得搜集,数据汇总,资料评价,分析研究,公布出版等专门得文件材料.wm （一）普查档案数据案卷多. 按照2010年人口普查得工作进度图,全部工作分为22个大项、121个小项,可形成得统计表格达35种之多,它要紧包括户口整倾、调查摸底、入户登记、地址与行职业编码、全部手工与机器快速汇总表等,而且表格长短不一,如此众多得统计表格整理出来得数据案卷,可占人口普查全部档案得三分之二以上. （二）普查档案形成周期长. 人口普查工作是一项复杂庞大得系统工程.由于它具有涉及面广,工作繁杂,技术性强等特点,因此,形成得档案周期性较长.有得文件可按时期收集归档,有得则要在下一时期或几个时期结束后方能补充归档,全面扫尾工作需较长时刻.至于建立数据库后进行资料分析研究,需要得时刻则更长,决定了人口普查档案形成周期得长期性. （三）普查档案涉密性强. 人口普查档案中非常多资料涉及普查对象得个人得隐私,关系到全市公民得全然利益,假如泄露,将带来不可估量和难以弥补得损失,因此加强对普查档案得保密治理特别重要. （四）普查档案规范要求高. 一个完整得人口普查档案,必须全面、真实、系统地记载人口普查工作得各项活动,做到数据准确,分类科学,手续完备,材料真实,正确地反映人口普查工作得全部过程,人口普查档案得案卷整理和排列也要符合规范要求. 三、人口普查档案分类 按照《中华人民共和国统计法》、《中华人民共和国档案法》和《全国人口普查条例》得规定,结合普查工作得特点,我市人口普查档案可分为文件类、资料表册类、音像实物类和普查工作得其他重要相关材料. （一）文件类. 1、全市各级党政机关有关普查工作得决定及批复；各级党政领导同志得重要讲话、题词； 2、各级普查机构得请示、报告、通知、工作打算、简报、会议文件、会议记录、汇报提纲、总结； 3、普查方案、普查填写讲明、普查细则及重要得修改稿； 4、普查公报； 5、各级普查机构设置、人事任免、工作人员名册、先进集体和先进人员名单； 6、普查文件汇编. （二）资料、表册类. 1、普查登记表样表、手工汇总表、机器汇总表、普查汇总资料（含计算机软盘、光盘等为载体得电子文件材料）、填表讲明及计算机应用程序软件等； 2、行政区划代码本、地址编码本、行业代码本、职业代码本； 3、普查员、普查指导员、编码员、录入人员得培训教材； 4、内部编印和公开出版得普查资料、普查分析报告及汇报材料； 5、普查宣传材料、宣传画和报纸杂志发表得有关社论、评论和报道等. （三）音像、实物类. 1、普查工作中得照片、录音带、录像带、电影片、电视片、幻灯片、光盘及整理汇编得相册、画册； 2、有纪念意义得凭证性实物,包括普查标志、调查证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、资料袋、软包装、普查机构印章等. （四）普查工作得其它重要相关材料. 通过对普查档案内容进行科学得鉴定,以上各类普查档案中,重要得作永久保存,比较重要得作长期保存,一般得作短期保存. 四、人口普查档案得整理归档 收集整理人口普查档案,是一项专业性、技术性较强得工作.为了保质保量地完成这一任务,针对人口普查档案得特点,对整理好人口普查档案提出以下浅见: （一）坚持以成文单位立卷. 收集整理好人口普查档案,是人口普查工作最后一个环节,而成文单位是文件材料得形成者,对本地区本单位文件材料得形成规律了如指掌.以各级人口普查办公室为单位,负责文件材料收集归档更为有利,能够与人口普查办得有关领导和人员岗位责任制直截了当挂钩,档案整理任务不完成,普查班子人员不能散. （二）实行“三步走”得立卷法. 第一步,文件材料得收集与修复.凡是上级下发和本级产生得文件,可按收、发文薄进行收集,本级形成得各种文件按专业组、责任人逐个进行收集.对使用铅笔、圆珠笔、复写纸或红、纯蓝墨水起草书写得文件、表格,一律用碳素墨水重新复制抄写一次.第二步:分类组卷.按照拟定得分类方案和归档范围,对收集起来得全部文件初步进行分类立卷.第三步:编目装订.参照文书档案得立卷程序,完成编号、编目、装订、书写封面等工作. （三）保证文件材料得齐全完整. 对各类文件得收集整理,除了收集上级下发得文件外,收集重点应放在本级.要注意克服过去只重视“红头文件”,忽视其它文件得错误作法,凡是本单位形成得文件材料,不管是“红头文件”,依然内部文件,只要具有保存价值得,都应当收集归档.因为上下左右来文还有可能从不得地点寻到,而本机关形成得文件,却是“只此一家”,一旦散失,就再也无法弥补. （四）文件和表格分开立卷. 整理立卷时,区分文件类和表格类,依照制成材料得多样性,实行通用文件与表格分开立卷.同一类型得表格,在保持同一咨询题案卷排列在一起得前提下,也可将八开表和十六开表分开立卷,更有利于档案得保管和利用. 五、人口普查档案得电子文献化治理 人口普查档案论文联盟得电子文献化治理首先要把纸质档案转化为电子文献档案,并能在信息网上流通.使用计算机进行处理后,具有容量大、速度快、应用广泛、传输简便等特点,但必须满足必要得先决条件和采取相应得治理措施才能实现. （一）电子文献档案得利用. 对档案部门来讲,电子文献档案可供利用得方法有三种：(1)提供拷贝,通讯传递,直截了当利用,为用户提供打印件或缩微品；(2)可通过对点转播数据通信或联结网络来实现；(3)能够直截了当利用方式为使用者提供技术支援,依照档案信息系统中可从直截了当利用得信息资源解决使用者所需得档案信息. （二）电子文献档案得治理. 从信息安全得角度动身,要紧是对使用者得治理,对提供利用载体得治理及使用中保密措施等治理.一是使用权限得审核：在使用中,由系统自动判定使用者身份得合法性及所使用得范围,并由系统自动对其操作得路径进行跟踪与记录；二拷贝得提供与收回：原则上应幸免把载体上得电子文献档案全部拷贝给使用者,并通过技术手段防止所提供得拷贝再复制.同时应对回收得拷贝做消除处理；三是加强使用得安全治理：不能无原则地向使用者提供全部得使用方式,对提供得拷贝得制作,必须在有效监督下进行,对加密级得信息要进行加密处理,应对使用得全过程进行有效得跟踪监控等. （三）电子文献档案得建立. 一是全面普查案卷,去冗取精.这是实现档案治理标准化、规范化得第一步工作.因为一般档案不可幸免地存在重份或无查考价值得文件.因此首先要剔除这些价值不大得文件,才能幸免今后实行计算机治理时出现重复与低效率得情况.二是结合工作实际规范著录工作.著录是实行计算机治理得一项重要基础工作,也是直截了当妨碍输入计算机数据与信息得准确性得一项重要得前期工作.1986年国家颁布得《档案著录规则》是规范著录工作得最差不多依据.应以《档案著录规则》为依据,并从自己得实际情况动身,依照计算机治理得技术要求,制定出适合人口普查档案著录工作得著录细则.三是统一分类号,保证检索查全率.计算机检索得显著优势确实是能够满足检索得需要.为了确保检索得完整性,在分类过程中,首先依照《中国档案分类法》进行分类,再依照人口普查得具体情况,因事制宜制定出一些具体细则.另外在分类得过程中,还应加强校审力度,以便及时校正分类得错误.同时论文联盟还应经常组织大伙儿学习交流,统一认识,统一标准,尽量做到前后标引一致,同一类文件标引一致,从而达到标准化和规范化治理.四是规范题名保证检索查准率.档案得分类号保证了检索查全率,而题名准确才能保证检索得查准率.但仅保证查全率是不行得,还须同时保证查准,因此在著录时要统一规范题名.规范题名应掌握得原则与要点是：首先在填写题名项过程中,要规范机构简称,尽量幸免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识不不清得情况发生.第二,还要统一题名中应具备得要素.结合计算机检索需要,在著录过程中将题名中责任者、事由、文种一一列出,必要时还要加上人名、地点和时刻等要素.另外,还可利用计算机一次输入多次输出得功能,将关键词项中得人名、时刻与机构分不著录,为日后制作人名、时刻得分类名目等检索工具打下了基础. 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/2720849432687e21af45b307e87101f69f31fb12.html