建立数据共享机制体系 实现协同办公——高校人事系统与财务系统对接 作者：陈艳 蒋静 吴艳 来源：《办公室业务（上半月）》 2020年第2期 文/四川大学财务处? 陈艳?蒋静?吴艳 【摘要】本文分析了当前高校教工薪资管理体系存在的问题，提出了将人事系统与财务系统对接解决途径。通过对两个部门交叉业务流程整合与优化，采用异构数据集成技术和Web-Service技术在数据交换平台上建立了“人事-财务”数据共享体系，实现了协同办公。 【关键词】高校教工薪资管理体系；数据共享；协同办公 近年，随着高等教育的体制改革不断深化，高校越来越注重自身的建设与发展。这不仅体现在硬件设施的不断改造提升、学生生源的扩招，更越来越突出的表现在对师资人才的竞争中。随着“双一流”的创建，高校间对人才的争夺越来越白热化。在争夺人才和用人成本的协调过程中，用工形式不断调整与增加。用工形式日益复杂化，不同的用工形式之间的相互转化越来越频繁。以前业务数据的流转主要依靠手工传递，手工录入的方式已经跟不上时代的发展。与之相适应，加快高校内部人事系统与财务系统的数据对接，实现人事、财务管理的信息化，提高人事、财务管理的时率、提高管理工作的效率。“建立数据共享体系，实现协同办公”已经成为高校财务、人事管理发展的必然要求。笔者结合多年高校管理工作经验，对高校人事系统与财务系统对接体系展开探索研究。 一、当前高校教工薪资管理体系存在的问题 每一个用人单位都会涉及人事的变动，工资、薪酬的发放。工资也是现代家庭的主要经济来源。作为“人财”重要归口管理部门的人事处和财务处经过不断探索，利用信息化手段各自建立了一套“自成体系、行之有效”的信息管理系统，实现了“系统服务业务、系统服务师生”的工作模式，达到了高效管理的目的，但是，随着两个部门之间的往来业务不断增加，部门之间业务数据的流转依靠手工传递，手工录入的方式，造成师生员工在部门之间疲于奔波，并且数据不可靠、信息安全隐患、师生满意度低等问题日益突出，两部门在业务交互方面花费大量人力物力，工作效率和服务质量大大降低。主要问题集中体现在三个方面： （一）现有工资、薪酬管理存在不足。随着国家对个人税收制度的不断发展与完善，《中华人民共和国个人所得税法》及其实施条例的颁布实施。国家对国内高端人才或外籍专家在税收上实施了一系列的优惠与减免政策。现有优惠或减免税收的人员大致有以下11类。而现有的操作模式无法及时有效的体现这一优惠政策，往往要滞后1-2个月。如此会产生这类人员无法享受及时优惠与减免政策，影响工资发放的正确性。并通常工资和酬金的发放是两个不同的系统，工资管理系统和酬金管理系统。在对人员免税标注的环节中，两个系统均需工作人员手工录入。两个系统发放的时段不一样，在人工操作过程中极易发生错漏。常常会有员工对扣税项的不合理性产生怀疑，导致不满情绪的产生。 （二）教工队伍庞大，用工形式繁多。随着高校的不断发展与扩招，教职工的人数也急剧攀升。加上临时用工和离退休人员，高校工资发放人员往往都是以万计算。这还不算期间临时性人员的酬金。教工队伍日益增加，人员结构日益复杂，工资发放的项目也各不相同，工资标准和五险一金的计算对应的标准也有差别。以四川某高校为例，目前用工大致分为以下几种：事业编制体制内人员、招聘制人员、年薪制人员、校聘“3+X”项目制人员、单位自聘项目制人员、博士后人员、校聘专职博士后人员、自聘专职博士后人员、校聘+自聘专职博士后人员、年薪制助理制人员以及各单位承包体制的人员及自聘人员等。可见，这是多么复杂的人员结构体系，这样庞大而且复杂的人员系统增加了发生错误的可能性。 （三）人员进出频繁，流动性强，用工形式转换成常态。随着用工制度的变革和高校对人才的争夺，人员在高校间流动以及在本校各单位之间流动成为一种常态。目前人员基本信息的录入与维护全依赖人工操作。同时人员职称、学历、单位、用工形式变动时有发生。而这些信息按照目前的操作，每年年初财务部门到人事部门取电子档案，录入工资管理系统。每年一次的操作，导致信息严重滞后，职工的各项补助都将会依据工资系统的信息，后续的一系列补贴标准必然会发生错误。实践中，我们发现在人员信息录入与维护过程中，一旦出现错误，将在很长一段时间内很难发现。 二、“人财”数据共享体系的建立 对当前财务及人事部门面临的问题进行分析，发现要实现“人财”的数据共享，就要在现有两部门交叉业务流程的基础上，通过信息化技术进行整合和优化，实现系统级的数据流转，并将流转结果实时反馈给两部门的相关业务人员，达到协同办公的目的。 （一）业务流程的整合与优化。目前，两部门存在交叉的业务流程主要是以下两大类：1.面向全校教职工的业务。全校教职工基本信息在新增、异动、信息标准变动等方面的数据流转，涉及新进人员注册、人员状态、职称、类型、岗位、编制性质变更等十几类业流程的办理。2.面向两个部门薪酬管理岗的业务。全校教职工的薪酬标准、发放明细、发放标准，发放类别变动等方面的数据流转，涉及教职工基本信息变动带来相应薪酬变动的业务流程办理。这两类业务均可以通过数据共享的方式进行数据的筛选、整合以达到优化业务流程的目的：将人事处全教职工基本信息和薪酬发放标准信息作为数据源头，按照双方共同商定的数据传递规则，向财务处推送与财务业务相关的人员数据，薪酬发放标准等信息。将财务处的其他类型收入作为数据源头，按照双方共同商定的数据传递规则，向人事处推送收入、公积金等数据，作为人事处计算教职工总收入的数据基础。图1是交叉业务环节上所需要交互的数据结构图。 （二）“人事-财务”数据共享体系的建立。采用ETL技术和Web-Service技术在数据交换平台上建立协同办公系统，其构架见图2。人事处与财务处通过多年信息化建设，形成的自有的数据库及信息系统，两部门在数据结构与布局方面有很大差异，采用异构数据集成技术(Extract-Transform-Load，ETL)集成这种差异，运行时按照既定的数据标准和转换规则，将双方需要的数据进行抽取、筛选、清洗，最后载入对方的数据库，并且它还能承载海量数据传递带来的压力，提高数据传递的准确性和时效性。业务办理岗位上的人员需要对通过ETL集成后的数据进行传输进度、传输内容、传输异常情况的查看，并处理掉无法使用的数据，Web-Service技术形成传输报文，并可以将这些报文以通俗易懂的形式显示在Web浏览器上，为前端用户提供了实时的数据交互与反馈信息，极大方便了业务办理岗位人员的工作。 三、结束语 通过建立“人事-财务”数据共享体系，实现了高校的教职员工信息及薪酬信息统一由人事处归口管理，两类信息的所有变更由人事处通过数据共享平台传递给财务处；财务处作为薪酬发放的执行部门，向人事处传递教职员工实际执行发放收入。信息的变更带来的收入变更均由系统完成，达到了协同办公的效果。 【参考文献】 [1]钟约夫,赵云霞.基于协同办公系统的高校财务信息化建设创新[J].甘肃高师学报,2018,23(2):139-140. [2]张春艳,李海文.浅析基于协同办公系统的高校信息化建设——以北京联合大学商务学院为例[J].办公室业务,2017(10):40-41. [3]关继夫.校务信息化促进高校管理变革和数据平台建设研究——以广东医科大学为例[J].中国教育信息化,2016(21):63-66. [4]苏冠贤,马骏,孙凌洁.高校协同办公系统建设研究与实践[J].办公自动化,2015(24):39-40. [5]张宏业,张艳军,李志河.高校教师绩效工资协同管理系统研究与设计[J].中国教育信息化,2014(15):56-60. [6]葛德平,仲晓婷.以办公自动化系统建设为契机 大力推进协同办公体系建设——浙江农林大学办公自动化建设的实践与探索[J].科技信息,2013(6):138. 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/a0c97808a78da0116c175f0e7cd184254a351be8.html