发行版本 发行日期 页 码 文件状态 制定部门 公司文件管理制度 文件编号 1、目的：为规范公司文件的发放、使用、回收、作废等过程，防止作废文件非预期使用,特制定本规定． 2、适用范围：适用于公司内部使用的检验规程、程序文件、管理文件、质量文件等，以及各部门制定的内部使用文件。 3、职责： ３。１办公室负责各类管理文件及相关外来文件的管理； 3。2 各部门负责本部门内部使用的各类文件、合同的管理。 4、管理要求 4。1文件的发放 ４。１。1 各类文件在经过规定流程要求的审核、批准后由办公室负责发放.根据文件的性质分为:受控文件和临时文件。受控文件是公司内正式、长期执行文件;临时文件为公司内非正式、阶段性执行文件,临时文件的有效期不超过3个月。 4．1。2 受控文件发放前应在文件首页上加盖红色“受控文件”章,填写分发号和发放日期;临时文件发放前在文件上加盖蓝色“临时文件”章，填写分发号和发放日期。 4。１。3文件编号应严格执行下表的规定： 序号 １ ２ ３ 4 ５ 6 文件编制部门 董事办 董秘办 总经办 财务部 办公室 质管部 编号 ＤS DM ZB CW BＧ ZG 序号 ７ 8 9 10 11 １２ 文件编制部门 后勤部 采购部 销售部 零货库 整件库 信息部 编号 HQ CG XＳ ＬS ＺK XＸ 4。1。４文件发放时由文件发放部门填写“受控/临时文件收发记录表”,由文件接受部门负责人(或部门负责人指定)签字接收,实行“谁签字谁负责"的要求． 修改时间 年 月 日 年 月 日 年 月 日 修改内容 批 准 审 核 制 定 发行版本 发行日期 页 码 文件状态 制定部门 4。2 受控文件的保管与使用 文件编号 4。２.１ 各部门应由专人负责管理本部门使用的各类文件．其职责包括修订本部门“文件清单”；妥善整理、装订和保管;借阅时进行登记并及时回收；文件修改后及时发放新文件并回收作废文件等。 4.2。２ 受控文件应妥善使用,不应擅自修改、涂画、破损或丢失。若不慎破坏，视情况对文件负责人扣50-——２0０元绩效;并及时向文件发放部门申请补发. ４.3文件的复制 ４．3。1 使用部门因工作原因需要复制受控文件时,应向文件发放部门提出申请,由文件发放部门复制,各部门不应擅自复制,否则扣绩效100元／张。 4。３．2 文件发放部门对所有复制的受控文件一律加盖红色“受控”章。 4。３。４ 复制的受控文件发放时由文件发放部门在该文件的“受控文件收发记录表"上进行登记，由接收人签字。 4。4文件的更改与收回 ４。4。1文件由文件发放部门根据需要进行更改.需换页的更改文件的发放范围按原文件的“文件收发记录表”的登记确定，其余按4．3条款的有关规定执行。 4．4．2文件更改后,换页后的原文件即为作废文件.作废文件应由文件发放部门及时收回并加盖“作废”章. 4。4。3因部门合并或撤消的,原分发的文件应由文件发放部门及时收回. 4。4。4文件收回时由文件发放部门填写“文件收发记录表”，由交、收双方签字。 4.4。5 作废文件收回后由文件发放部门单独存放并标识，待积存到一定数量时申请一次性销毁。 4.5 电子版受控文件的管理 ４。5。1不准擅自下载受控文件内容。 4。5.2 文件发放部门应对电子版的受控文件及时更新，避免因更新不及时而带来的混乱。 附件: 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/ad517b002d3f5727a5e9856a561252d380eb20e2.html