礼品物料管理制度

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礼品物料管理制度



一、目的

为加强公司员工在经营活动中对赠送礼品的管理,减少开支,避免浪费,特制定本制度。 二、适用范围和对象

适用于公司各部门礼品物料的采购、领用、赠送、回收保管的所有行为。重点是各门店的礼品配送和发放登记。 三、礼品的采购保管

礼品的购置必须履行相关审批手续,由需求部门经办人在办公系统中填写《业务申请单》经部门负责人审批同意再由财务审批通过,(如遇金额过大的礼品采购,则需董事长审批),最后由行政人事部执行统一采购。

礼品的费用报销,由行政专员收到礼品并检查入库后,行政专员进行核销;

行政人事部由专人负责保管礼品,保证申请购买数量与实际入库数量相符合,配送数量与申领表数量相符,库存数量与账面数量相符。配送到门店后由店长全权负责,发放数量必须与使用表上数量相符,实际剩余数量必须与表上数量相对应。在保管过程中,各相关负责人必须严格履行义务,做到账实相符,如有损坏缺失,则照价赔偿。 四、礼品的申领及配送

礼品采购完成后,行政人事部清点入库,填写礼品入库清单 根据需求部门填写的《礼品申领单》分配封箱配送,领取人清点礼品并签字确认后行政人事部存档。

五、礼品的使用与回收

礼品在活动期间赠送客户时,要填写《礼品使用登记表》。表中内容必须如实完整填写,相关数据不得弄虚作假,行政人事部会根据表格填写内容进行抽查回访。活动结束后,活动礼品负责人需清点剩余礼品数量并如实登记,将《礼品使用登记表》及剩余礼品在活动结束的次日返回行政人事部,行政人事部入库登记归档。

门店常备礼品物料使用时必须完整填写《礼品使用登记表》,使用责任人为


门店店长。行政人事部半月一次不定时盘点库存及使用情况,并反馈销售总监及财务部;对于一个季度内未使用完的礼品物料,原则上应返回公司行政部另行安排使用。

礼品物料使用原则应在活动前期制定并在领取时交行政部及财务部备案,使用过程中的第一审批责任人为门店店长及部门经理。 六、礼品物料的合理规划

活动策划者在计划购买礼品时,应先在行政人事部查询库存礼品数量及品类等信息,做到先清库存后规划采买。

行政部每月底向销售部及市场部提交礼品物料库存清单以备规划使用。


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