会议活动执行要求 会议准备内容 一、前期事项准备 主要工作要求及内容说明 要筹备一次活动，需要事先了解活动的主题、达到的目的、邀请参会的人员人数和情况，来决定活动的内容和方式，以及经费预算。以此为根据来选择适合的住宿酒店和会场。酒店形象好、使用年代较短、交通方便，之前可根据实际情况与酒店销售经理进行公关。 入住酒店的房价，要事先询问携程网的协议价格，与酒店最终确定的价格要比携程网的协议价格低。 根据活动内容，做费用预算，提交领导审批。费用内容可以包括：讲课费用，租车签字流程：产品线相关责任人 联系方式 备注 会场课桌布置根据具体人数而定，30人可摆放成“会议”形，30人以上摆放成1、活动选址 会议筹备负责人 “课桌形”。 会场的层高要高于3.15米，否则会有压抑感。层高不高于4.5米 2、预算审批 费用，主持人费用，住宿费用，餐饮费用，会场租赁费用，茶歇费用，旅游费用，经理 - 市场部经 会务费用 理 - 总裁 3、活动安排和发文 预算审批通过后，把活动日程和内容整理成文，发布给销售系统，向分销商和客户业务员，销售经理，传达。要尽早发通知，保证足够的时间让业务员与客户沟通。 客户信息包括：地区，地区市场经理，地区销售经理和业务员，医生姓名，医生单市场经理 4、客户报名信息收集 位，医生联系电话，往返目的地的交通方式，往返目的地的时间，医生的民族等。客户的信息务必准确，因为涉及到酒店房间数的确定、用餐安排和活动车辆的租用等涉及较多金额的环节。 分销系统运营助理 梁尽祎：1605 赵敏娜：1924 5、住宿房间数量、用餐估计，要有一定的浮动数量。在参加活动人员信息基本收集完成之后，进一步与酒会议筹备负责人 地点和车辆使用次数的店确认房间数量和用餐人数。车次的使用根据活动安排，排出车辆的使用时间，预预估 估的车辆座位数目，提交给租车公司。 根据参家活动人员的信息收集，与酒店方面沟通，做出住宿房间数量和用餐情况的 6、讲课专家的邀请 二、前期物品准备 预算审批通过后，根据活动主题，邀请相关领域的专家。讲课题目要提前与讲课专家沟通后，尽早确定。之前要让与专家对接的同事，向专家说明会议的参会人员。 客服中心 邢佳 邢佳：1921 1 会议准备内容 1、水 2、易拉宝、横幅 3、播放设备 主要工作要求及内容说明 会议期间的矿泉水，需贴上纳通水标 相关责任人 联系方式 备注 市场部 会务专员 韩再辉：2032 横幅可通过酒店制作，把根据会议主题，选择相应产品的易拉宝。根据会议题目，制作横幅。 市场部 会务专员 韩再辉：2032 尺寸和题目要提前交给酒店相关负责人 笔记本电脑，翻页器，投影仪 会议筹备负责人 4、纳通小笔记本、中性笔、桌旗、纳通纸袋、温会议当天要使用的物品。 馨提示卡、咖啡搅拌棒、纸杯 5、展览器械 6、小礼品 7、茶歇 三、前期准备的其他 1、确定主持人 2、指路牌 四、客户报到注册 1、现场停车位安排 根据会议内容，向物流中心调拨器械到会议当地。 陶瓷刀，骨科尺，卷尺，解剖光盘等。 以简单，优质，丰富为准，记得准备抽式纸巾。 负责会议串场和专家介绍，保证会议开始时间的预留，大概需要30分钟时间。 与酒店协商，制作指路牌 如果活动规模是比较大的，还要与保卫处取得联系，准备好停车场地，安排好停车引导人员。 客户信息确定下来之后，根据航班信息、火车车次信息，与租车公司洽谈租车车辆市场部 会务专员 韩再辉：2032 会议筹备负责人 把出库单保存好，后续清点时需要用到 市场部 会务专员 韩再辉：2032 香蕉等水果需当天购买 专家接机完成后，需专人 全程陪同，包括用餐、旅游、讲课结束后的活动安排 2、接机、接站 的使用次数，明确单次出车费用和全天包车费用之后，根据实际情况租用车辆。要 准备一台机动车辆，临时调用。 事先与业务员和代理商沟通，确定参会客户的住宿情况。原则上2人入住1间标准3、签到、住宿安排 间。如果客户要求单独住宿标准间，须提前让代理商把房价差额补齐。 并且把用餐时间和地点说明。 2 业务员，代理商，在接待台的工作人员需要把客户的返程信息、返程时间、住宿房间号提前确定下来。签到负责人 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/c928aba66b0203d8ce2f0066f5335a8102d266af.html