浅谈Excel实现办公用品数字化管理的可行性 【摘 要】根据办公用品管理流程和特殊要求，结合微软Excel软件的优点、网页安全性，评价了利用微软Excel软件数字化管理办公用品的可行性及便利性，同时给出了具体的实现方案。 【关键词】微软Excel；办公用品；多表管理；在线服务 计算机及其技术的应用、普及，使得人们在生产生活中的劳动强度显著降低，而处理数据的效率大幅提高。微软Office办公软件中的Excel操作简单快捷，其最主要的作用是制作表格和数据计算，即：处理报表，利用Excel内置或用户定义的函数实现复杂运算。一些通用软件做账目比较繁琐，而采用Excel则有诸多优点，并可实现多个账目副本同时制作，彼此之间可对比和实时更新，从而节省人工对账时间。针对繁复和琐碎的办公用品管理，本文论述了采用微软Excel进行办公用品数字化管理的可行性，并给出了具体的实现方案。 1.办公用品数字化管理的总体设计 1.1应用需求分析 大至企业，小到具体的办公室都有一些必备办公用品（包括耗材和一些贵重物品）需要管理，并涉及计划、采购、库存、借领（包括归还某些循环使用物品）等方面工作，人工管理非常繁琐，为规范操作，确保所需，避免浪费、减少人为失误，可考虑通过软件进行自动化管理。在这方面Excel有着诸多优势： （1）一个工作簿可包含多个工作表，可用来组织相关信息。同时可对多张工作表的数据进行汇总计算。 （2）从安全角度考虑，管理员本机可实现安全操作，实时备份。 （3）所生成的每个表单可进行排序、自动筛选（按选定内容筛选）、高级筛选（适用于复杂条件）。筛选区域仅显示满足条件的行（即“记录”），该条件由针对某列（即“字段”）指定。筛选只是暂时隐藏不必要显示的行。 （4）可利用公式（函数、引用、常量、运算符）联动若干个单元格显示。 （5）支持VBscript语言，通过自定义函数，编辑代码，运行宏命令实现数据计算与方案分析等一系列功能。 基于以上优点，可将传统的人工管理手段和办公用品管理制度交由Excel来实现，帮助管理员分析信息，协调收支，实现账目基本功能，降低成本，同时方便用户及时了解领用信息、库存情况。 1.2办公用品数字化管理的总体框架 图1 采用Excel实现办公用品管理的基本思路和构架 1.2.1设计思路 采用Excel实现办公用品管理的基本思路和构架如图1所述，管理软件的具体构架如下： （1）建立五个数据库（即在工作簿A上建立的五个表单）：库存表、入库表（采购记录）、出库表（领用/借用记录）、库存限制（最大存货量，可变更）、领用限制。 （2）建立三个数据报表（在工作簿B上建立的几个表单，）：下月采购单、个人领取记录、本月出库记录。 （3）设置四项操作：本月入库录入、本月领用申请、查询（库存状况、入库状况、出库状况）、报表生成及打印。 具体过程中，可根据历史记录和经验法则设定领取基准，对于高档/耐用办公用品，尽量协调相互借用，一般不重复购置，以上等细节规定将体现在Excel函数之中。 在设计管理软件时将Excel与网页相结合。对于非保密数据，可对其所在表单设置保护权限，通过“我的电脑”/“控制面板”上建立DSN与相关EXCEL连接，制作网页（包含用VBscript编写的程序），使领用人通过局域网查阅相关信息（“只读”属性，不能更改），而管理员则拥有“更改”权限。 1.2.2 数据关系 管理员每月先执行“本月入库录入”（上月要求采购的条目），从而更新了库存表、入库表（购买记录）；而领用人可执行“本月领用申请”（不能超过库存表中存量限制，不能跨越领用人级别要求），从而更新出库表、库存表；根据库存表、库存表中存量限制和领用失败状况生成下月采购单。 2.办公用品数字化管理的细节设计 由于办公用品管理的繁复和琐碎性，在具体实施时，以下问题应给予考虑或需要特别注意： ⑴管理员使用的文件在一个文件夹A，每次更新后，使库存表、领用记录等以独立EXCEL表形式备份到文件夹B中，对文件夹B内文件设安全级别，建立数据链接，以 HTML 格式动态地呈现电子表格，因此其它用户可以使用 Web 浏览器访问信息，进行浏览、排序、筛选，通过“本月领用申请”格式输入借领要求 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/e4b58804925f804d2b160b4e767f5acfa1c783f5.html