龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 供应链中各管理系统的关系浅析 作者：殷晓红 来源：《科教导刊·电子版》2013年第11期 摘 要 ERP软件中的供应链模块一般主要涉及到购销存三个环节，囊括企业采购供应、产品销售和仓储保管等业务部门，为了对发生的业务进行核算管理，当然也离不开会计部门。这些部门的工作是如何联系，从而实现企业内部会计信息与业务信息的无缝联结的，这一直是困扰会计信息化实施应用过程中广大学习者的难题。本文以最基本的购销业务为例，对其在供应链中的实施流程进行简短直接的描述说明，以期对仍在供应链的学习中摸索和挣扎的读者有所启迪和帮助。 关键词 供应链模块 管理系 相互关系 中图分类号：TP399 文献标识码：A 从我国在上世纪80年代初提出会计电算化的概念，企业的会计电算化、信息化历程，经历了从模拟手工记账的探索起步，到与其它业务处理结合的推广发展，一直到与内控相结合建立ERP系统的集成管理。期间广大的会计工作者和学习者，也在不断探索学习各种电脑、会计软件以及将两者集合应用的方法和技能，大家的普遍感受是：模拟手工记账的财务会计模块，如总账、固定资产管理、工资管理、会计报表等系统比较容易理解，学习起来难度不是太大。但到了将供应、销售和库存管理等业务部门集成应用的供应链模块中，要想集中全面地进行系统学习，学习者往往一身兼数职，空间的跳跃、思维的切换、知识的揉合、能力的复杂化都使学习的难度突然加大，初学者常常陷入混乱之中，很长时间都难以适应。因此为方便广大学习者，本文尝试对供应链各系统的关系做一个浅显的总结（以普通购销业务为例）。 1采购管理、应付款管理、库存管理和存货核算系统的关系 这几个系统围绕企业的物料采购业务，以采购管理系统为核心，牵涉供应部门、仓储保管部门等业务部门，另外，为了进行采购款项的结算支付和购进物料的出入库核算，必然也离不开财务部门。它们的关系描述如下： （1）采购部门根据物料需求部门的采购申请，选择供应商，签订采购订单，当供应商将物料送到之后，再填制到货单。 （2）仓储保管部门对收到的物料进行验收，确认无误后，可在库存管理系统中根据采购部门传送过来的到货单生成采购入库单。 （3）采购部门在收到供应商的发票后，在采购管理系统中录入（或参照采购订单生成）采购发票，并由系统自动传递给财务部门负责的应付款管理系统中。 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn （4）财务部门的往来会计在应付款管理系统中对采购系统传来的采购发票进行审核，并制单确认对供应商的应付账款。后续还可在支付货款时，录入付款单，偿还应付款项并进行应付款的核销。 （5）采购部门业务员将采购发票（包括采购运费发票）结合库存管理系统的采购入库单进行采购费用的分摊和采购结算，其目的是确定采购入库单中入库物料的成本。 （6）财务部门的存货会计根据采购管理系统中采购结算的入库存货成本，在进行单据记账后，将入库存货记录生成凭证。 图1：采购业务流程图 由上可见，通过多个部门的联动协作和高度的信息资源共享，分工明确又协调一致地完成了物料采购过程中，从申购、订货、到货入库、货款结算、入库存货成本计算等一系列业务管理和财务核算工作，其中供应采购部门负责通过采购管理系统录入采购订单、到货单、发票，并进行采购的报账（即采购结算）；仓储保管部门则通过库存管理系统对采购验收入库的存货填制采购入库单进行记录；财务部门的往来会计通过应付款管理系统进行货款结算，存货会计通过存货核算系统反映收入存货的成本。当然上述操作财务部门最终都需要生成记账凭证并传递到总账系统中进行审核、记账等后续处理，这是财务部门与业务部门的明显区别。 2销售管理、应收款管理、库存管理和存货核算系统的关系 前面我们分析了供应链中的采购业务在几个系统中的应用流程，下面跳过复杂庞大的生产管理模块，我们再来看看围绕销售业务的展开，优秀的ERP软件一般又是如何设计相关系统和部门之间的分工合作和资源共享的。 （1）销售部门对自己所售产品进行报价，并可对报价单进行审核、跟催、客户确认等管理，以加强企业与客户的联系，将有关产品的信息传递出去。 （2）销售报价单在得到客户的接受确认后，销售业务员即可根据相关信息生成或录入销售订单，经过主管审核的销售订单就相当于一份销售合同，具有法律效力。 （3）根据签订的销售订单，ERP系统会及时查询库存管理系统和相关计划系统的数据，进行发货安排准备，当生产出或库存拥有能够满足订单需求的产品时，业务员应在恰当的时间作好发货准备，并录入或根据订单生成发货单。 （4）仓储保管部门根据从销售系统传来的发货单具体组织货物出库，并在库存管理系统中生成并审核销售出库单，同时可将销售出库记录传递到存货核算系统。 （5）在产品销售后，企业应及时给客户开具销售发票（视需要分为专用发票和普通发票），并自动传递给应收款管理系统。 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn （6）财务部门的往来会计在应收款管理系统中对销售系统传来的发票进行审核，并确认产生的应收款项，对其进行制单处理。将来货款收回时，还可录入收款单，进行货款回收处理。当然，由于往来款项单位往来关系的复杂性，在应收款系统中还提供了相应的应收款项核销和转账功能，以方便企业及时清理往来关系。 （7）财务部门的存货会计利用存货核算系统，平时对仓储保管部门从库存管理系统传来的出库记录进行单据记账，月末当日常业务全部结束后，再进行期末处理，计算本月发出存货的出库成本，最后汇总生成结转产品销售成本的凭证。 图2：销售业务流程图 上面的分析我们重在以典型的购销业务为例，从各系统之间的最简单关系上进行解释说明，旨在让初学者先从最基本的业务上把握供应链中物流和资金流的动态，掌握各系统管理职能分工和协作的脉络，以最快的速度熟悉并融入供应链学习模式，提高学习效率。实际上，一个ERP软件的功能是极其强大的，我们这里分析的只是沧海一粟，读者切不可以偏盖全。 参考文献 [1] 孙跃兰.供应链管理研究的若干问题[J].中国市场，2007（45）. [2] 温雅丽.ERP原理与应用教程[M].北京：北京大学出版社，2009. [3] 张洪波.会计信息化[M].北京：中国财政经济出版社，2009. 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/edc89b0e8662caaedd3383c4bb4cf7ec4afeb698.html