函由标题、主送机关、正文、发文机关署名和成文日期组成,下面主要介绍标题和正文的写法。
1.标题
标题的事由不能省略,文种要注明是函还是复函。
2.正文
正文一般由函请(复)缘由、函请(复)事项和尾语三部分组成。
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(1)发函
函请缘由简述发函的原因和目的;函请事项部分写告知、询问、商洽或请求的内容,事项要明确具体,语气要委婉恳切,提出要求应给对方留有余地,不要强人所难,有时可写出自己的看法、打算,以供对方选择参考;尾语部分,一般用“盼复”、“即请函复”、“请研究函复为盼”等作结,值得注意的是,公函结语一般不用“此致敬礼”、“祝工作顺利”等祝颂语。
(2)复函
复函的函复缘由引述来函的日期、文号或标题为起首语;函复事项部分针对来函提出的问题明确作答,切忌模棱两可,答非所问;结尾部分复函多用“特此函复”等结语,也可以不写尾语。
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