外贸服务公司开展质量管理体系审核的重点
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我国在加入 WTO 三年后，外贸将放开经营，实施登记许可制度。因此随着外贸垄断格局的 进一步打破，专业外贸公司在融资能力、 专业人才等方面的优势不复存在。 上述的外因、内 因使得外贸公司贯彻新标准、增强内部素质的积极性高涨。鉴于我国许多外贸公司在实施 94 版标准时已取得的成熟经验以及笔者参与审核几家采用新标准的外贸公司的实践，本文 将重点论述外贸公司开展 2000 版标准 质量管理体系 审核需注意的几个方面，以供同行探讨 商榷。 一、质量管理体系审核的特点及要点 公司是依进出口贸易合同 /契约的承诺要求，如期提供给贸易关系人合格商品的中介服 务组织。 其顾客往往远隔千山万水， 甚至不曾谋面， 因此对顾客要求的识别和满足过程主要 体现在保证单、证、货一致的基础上，完成商品供方和顾客之间交易实现的中介服务过程。 按照过程方法的思路和以上审核策划的安排，到每个业务部门以合同履约的服务过程为主 线，考察为达到其质量目标所需的人员、 设施等资源和监视验证环节是否符合要求； 而到职 能管理部门则主要以考察资源管理和测量、 分析和改进过程的策划及要求确定是否充分， 实 施受控情况如何， 通过监测分析内部及外部顾客是否满意， 找到改进的途径和方法， 并实现 持续改进的循环和业绩的不断提升。 1. 审核质量管理体系支持辅过程 （1）标准 8.2.1 规定，组织应 "监视顾客满意不满意的信息，作为对质量 种测量，应规定获取和利用这种信息的方法。 管理 体系的一 ”顾客满意度的调查方法有许多，例如：①设 置专门渠道收集顾客报怨和投诉意见； ②利用订货会、 座谈会或走访顾客了解情况； ③事先 设计调查表请顾客填写； ④收集有关部门的信息， 如各种媒体质量管理体系抽查的报告； ③ 委托专门的调查机构（国外已较常见） 。 （2）标准 6.2.2 规定，组织应 '确定从事影响质量管理体系工作人员所必要的能力 组织应在适当的文件中对各类影响质量人员所需的能力进行简要描述。 "，即 外贸公司影响服务质 量的关键人员有外销员、报验员、报关员、会计员、审单员等，对前四种人员，我国有相应 的上级主管部门负责统一培训和资格考试， 公司可不必再单独描述， 但对审单员来讲则不然， 他是公司交单议付的最后把关员， 肩负着质量管理体系目标 （单证差错退改率） 能否实现的 重任。对这一关键岗位，公司应该对其教育、培训、技能和经历有原则性的文件规定。 （3） 标准 5.3要求组织的质量管理体系方针应 "提供制定和评审质量目标的框架 "。 5.4.1 要求组织的最高管理者 "应确保在组织的相关职能和层次上建立质量目标 依其服务特点， 在制定质量管理体系目标时大多考虑了三个方面： 节， 而单证的差错退改率通常是由报运部交单议付环节承担， 层次上，有些公司却忽略了，这一方面使得其业务部门在进行 " 。一般的外贸公司 第一，商品交付的合格率； 但在分解到相关职能和 8.2.3 过程的监视和测量时没 第二， 单证的差错退改率；第三，顾客满意率。 商品交付合格率可分解到各业务部门的采购 控制环有策划的目标和努力方向，另一方面也给全公司此目标的完成造成了一定的压力。 （4） 标准 8.5.1 引出了促使组织利用方针目标、审核结果、数据分析、纠正预防措施以 及管理评审实现持续改进其质量管理体系有效性的要求。 可见组织识别持续改进的需求可从 多种途径分析获得： 如通过对方针目标的考核， 确定组织是否需要重新制定方针和目标以提 出更高的努力方向， 体现质量管理体系的持续改进； 又如利用内审结果、 数据分析及管理评 审找到组织需要改进的切入点， 再按照纠正预防措施提供的手段和方法实施改进活动， 促使 组织逐步向着更高的目标迈进。 对此条款的审核不应仅看其记录表单做得如何规范漂亮， 而 应尽可能关注其持续改进的行动和绩效。 2. 审核合同履约服务主过程 关键的验证节点为签约、备货、订载出运、制单审单等： 对业务部 "备货"过程可验证与标准条款 7.4 的符合性和有效性。由于外贸公司是以提供 合格商品为核心的贸易服务组织， 绝大多数外贸公司不涉及商品的生产， 故选择商品供方 （货 源厂）和对其能力的评价控制是保证能否如期完成服务的关键。 过去对货源厂只偏重于最终 产品检验， 但是一般外贸公司对产品的内在质量管理体系特性都没有检验手段和能力， 一旦 出运时或到顾客手里才发现质量问题， 引起索赔， 不但麻烦而且让顾客不满。 所以要考察组 织对采购过程控制是否有效，关键是看其对供方的评价选择是否全面，即除了要对其规模、 人员、 设备能力合法资质进行调查外，还应着重考察其质量管理体系控制机构、手段、 检测 水平等；其次在采购信息的确定中， 即订购合同的质量条款要详细描述产品检验标准的名称、 检验方式等。 目前许多公司业务员仍对 " 产品标准 "存在不同的模糊认识， 经常出现合同条款 填写笼统甚至不填的现象。因此一定要树立对产品质量管理体系的控制和事先预防的意识， 以减少经营风险。 这方面需要审核员的督促。 另外， 在订载报关环节还有可能涉及到货代公 司、运输公司等服务供方的评价、选择和控制。 以上做法， 并不是要引导大家以过程去与标准条款对应， 主线考察过程时要清楚标准的要求。 二、质量管理体系审核的策划和准备 而是提醒审核员在按合同履约 审核准备阶段的输入是对被审核方送审文件的审查， 按标准的要求应包括质量手册、 明 示要求的六个程序及其他支持性文件的清单，其中应能反映如下信息： X 组织质量管理体系的范围、删减的细节及合理性； X 组织对产品/服务提供过程的识别及其相互作用的描述； X 组织（本行业）适用的法律法规、产品标准（必要时）有效版本的目录等。 通常外贸公司的质量管理体系范围是进出口贸易及其代理服务、 加工贸易等。 在计划体 制下我国的专业外贸公司经营的商品和区域都被划定， 贸易的方式也有国际惯例约束， 所以 可将 73 条款删减。考虑到企业拓展经营商品和贸易方式创新的需要 （据统计世界上接受 L/C 付款方式的客商不足 15％，而目前我国的外贸公司大部分仍采用此方式），可运用 7.1 产 品实现的策划对新商品经营的开发及实现过程进行规范 （有时此策划作出的规定可称之为质 量计划）， 以弥补删减 7.3 后的职能缺陷，这样做是符合标准要求的。对过程的识别和相互 作用可以业务流程图的方式表达，如出口业务流程。 可能的外包过程是商品的生产、仓储、运输集港、保险等。另外，在我国，外贸公司遵 循的法律法规、 国际惯例有 《中华人民共和国合同法》 ，《规范进出口代理业务的若干规定》 出版物等。 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/185bdcf22079168884868762caaedd3382c4b53f.html