龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 浅谈文秘工作与档案管理工作的相互关系 作者：郑丽明 来源：《新一代》2010年第12期 摘 要：在现代社会文秘工作中最重要的一部分是档案管理工作，可以说档案管理工作与文秘工作是相辅相成、密不可分的关系，如何让文秘工作与档案管理工作相互间更好的衔接是现代文秘工作中不能回避的问题。 关键词：文秘工作；档案管理 中图分类号：F2 文献标识码：A 文章编号：1003-2851（2010）12-0252-01 文秘工作对领导者的决策水平和单位的工作效率起着举足轻重的作用。做好文秘工作，并使之与档案工作规范衔接，具有十分重要的意义。根据《中国人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)和2000年1月1日起实施的《国家行政机关公文格式》(以下简称《格式》)及《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》),本文试就文秘工作和档案管理工作的规范衔接问题,谈点粗浅的认识和看法。 一、文秘工作和档案管理工作“一体两面”的关系 文秘工作和档案工作的衔接主要是公文。公文是文秘工作的主要产品，档案资料主要来源于公文。公文是档案的前身，公文的好坏直接影响着档案的质量，换句话说没有高质量的公文就不会有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在规范处理公文基础之上的。可见文秘工作是档案管理工作的基础性工作，它们是一个整体的两方面，既紧密相联，又相对独立。 随着现代科学技术，特别是计算机网络技术的发展，档案界提出的“文档一体化”管理模式，便是这种“一体两面”关系的实际反映和科学应用。所谓“文档一体化”就是从文秘和档案管理工作的全局出发，在公文生成制发到归档管理的全过程，使用“文档一体化”计算机管理系统一次输入。多次输出，从公文生产到运转的每一个环节上特别是公文向档案转化的关键环节，都体现出档案工作的具体要求，使文档实体形成一体化、管理一体化、利用一体化.规范一体化,实现文秘工作和档案工作的信息共享，规范衔接。 二、文秘工作与档案管理工作中存在的主要问题 实际工作中，文秘和档案工作实行的是分块管理。实践证明这是一种有效的.比较科学的管理制度。但是这种体制某种程度上拉大了文秘工作和档案工作的距离。文秘人员档案意识淡龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 薄，档案人员也很少考虑文秘人员工作，致使二者在衔接工作中出现了许多脱节之处。目前，在文秘工作和档案工作衔接主体上，即公文格式和处理办法方面存在着诸多不规范现象： （一)用纸不达标，装订不规范。《格式》规定，公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2-80g/m2的胶印印刷纸和复印纸，型号国际通用的A4型。装订要求在左侧订、无漏页、无坏钉、不脱落、不散页、后背平整。但长期以来，公文用纸是很少注意克度要求，常因纸张质量差和耐折度低，以致于保管时间不长便开始发黄。而且相当一部分单位的公文还在继续延用过去的16开型纸，即使是用16开，有时大小也不一致。印刷装订中，漏页、掉页、压字订脚不齐、顺序颠倒等问题时有发生,使公文的严肃性、美观性和档案的完整性受到一定的影响。 （二）版记不全面，附件不规范。版记是文书部门和档案部门相互衔接，顺利实现“文档一体化”的一个重要标识。而日常文秘工作中常常不被重视，只有主题词而无抄送抄发单位有之，不标明印发部门和时间者有之，甚或没有版记，尤其是主题词的选用不准确或自拟自编更给文件归档拟写目录造成困难，增加了“文档一体化”的操作难度。《格式》还对公文的附件作了明确规定，但在现行公文制中，有些单位却不能处理。有的不标识“附件”二字，有的“附件”字样标识不当，正文和附件的名称、序号不一致,附件单位单独装订时不标识正文字号和排列序号,附件和正文难以对号入座也严重影响着公文的规范立卷和规范归档。 （三）原稿不齐全，编号不规范。公文原稿的收集整理是公文处理的一个重要环节。有时候办文过程很规范，但实际归档时，却发现只有定稿，缺了原稿和修改稿。还有的归档材料是传真原件，不经过复印就存档，短期内字迹模糊不清。公文编号上的差错一般则是由于登记不及时，分类不准确造成的。漏号、重号等情况的出现既影响了公文的质量,又不符合立卷归档的要求。 三、实现文秘工作和档案管理工作规范衔 接的“三个强化”实施 要求现文秘工作和归档管理工作的规范衔接，笔者认为应着重从“三个强化”抓起。 （一）强化“文档一体化”意识。“文档一体化”的实质是把文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体程序真正交融在一起。这个概念的提出，旨在加强档案部门对文件管理的超前控制，保证档案的质量，同时减少档案部门的工作程序，避免无谓的重复劳动，使文档工作流程科学化、合理化。因此，文秘人员必须具有较强的档案意识。要站在为历史负责的高度，按“文档一体化”的要求，规范办理好每一份公文。 （二）强化“全过程管理”工作。首先，要树立质量管理意识。不论文秘工作，还是档案工作，每个环节的每个工作人员都有树立质量第一的观念，明确认识各自的岗位责任，这是“全过程管理”的前提。其次，要制定严格的质量标准。《档案法》、《格式》和《办法》等法规龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 对国家机关公文处理及公文归档工作均作了明确规定，档案工作人员和文秘人员应该认真学习熟练掌握，在精通的基础上认真执行。第三，要理顺管理体制，完善组织机构，建立优秀的工作队伍。这是“全过程管理“的基础。第四，要建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范要求办理公文。第五，配置的设备和工具是”全过程管理”的关键。同时还应注意操作的熟练性和规范化，对一切不合理、不经济、不正当的使用行为要坚决禁止。 （三）强化“文书部门立卷”工作。“文书部门立卷”是《档案法》早已明确的一个基本制度。《办法》也规定公文办理完毕后，由文书部门或业务部门负责“及时整理（立卷）归档”。公文立卷归档是文秘工作的最后环节，并成为二者真正意义上的衔接点。各单位办理完毕的文件材料，应由文秘人员集中统一保管，根据立卷的原则和方法，在档案工作人员的指导和帮助下，编写“归档文件目录”将其及时“对号入座”，使文件的立卷工作日常化，确保归档材料的完整齐全。 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/3a1e549311a6f524ccbff121dd36a32d7275c72e.html