浅析办公自动化对秘书工作的重要性 摘要:随着经济的快速发展和信息更新的要求,企业办公开始朝着无纸化、信息化、网络化的方向发展。在这样的大环境之下,原有的传统秘书办公模式已经不能适应高速发展的社会要求,为此办公自动化应运而生,它作为一种高效科学的办公手段,使得秘书工作从繁杂沉重的工作环境中解放出来,让秘书工作走向了高速系统、规范有效的道路。 关键词:办公自动化;秘书工作;影响;重要性 随着现代科学技术的高速发展,计算机慢慢进入人们的生活并对人们的生活产生了越来越重要的影响,高速更新换代的模式也要求秘书办公的进步,秘书工作的琐碎繁杂使得秘书在工作中一直重复着体力劳动的模式,秘书人员更是重复机械的劳动,原有的传统办公方法难以继续适应社会的发展,至此,办公自动化融入了秘书工作,使得秘书工作变得轻松高效。 一、办公自动化的内涵和先进性 办公自动化技术是现代信息化社会最重要的标志之一,它给企业办公带来了变革式的发展,使得办公速度和质量高速发展。办公自动化又简称OA,它将人、计算机和信息三者结合成为一个办公的体系,构成一个服务于办公业务的人机处理系统。通过使用先进的机器设备和技术,办公人员可以充分利用办公信息资源,并使这些资源有效共享,从而提高办公效率,使办公业务从事务层进入管理层。办公自动化完成了办公信息处理的自动化,在充分利用信息资源的同时,提高了工作效率,最终达到提高生产率的目的。现代办公室一个包含数据、文字、办公事务处理、管理信息系统、决策支持系统和网络信息系统在内的综合一体的办公自动化系统。 办公自动化以其先进性赢得了企业工作人员的欢迎和喜爱,办公自动化的发展趋势朝着人性化、无线化、智能化、协同化、通用化、门户化、网络化等方向的发展趋势,使得办公自动化拥有独特的优势进入秘书工作的范围。办公自动化的优势如下: 1、使得企业内部信息交流更加流畅快捷,提高了办公的效率。在企业内部建立独立的网络,使得内部信息、文件传阅、会议安排等信息交流更加方便快速,避免了秘书工作人员来回跑趟却费时费力的情况。办公自动化中word文档、excel表格和powerpoint演示文稿等程序的使用能够使得秘书人员节省大量手工绘制表格和书写文字的时间,而只需填写规定的表格即可形象明确的让人员清晰明了。 2、秘书工作变得自动化、规范化和系统化。秘书工作中大量的公文和会议文件需要及时处理和传达,办公自动化中邮箱等传输软件的使用可以让公文从起草到实施能够实现通过计算机就可以完成秘书人员分内工作。 3、秘书工作中文档管理程序化、系统化。办公自动化可以使各类文档按照一定的分类进行保存、共享和使用,使得企业人员能够从办公共享的网络中快速和高效地查找出需要的资料。办公自动化适应了社会变化的快速高效的要求,以其自身的优势得到社会的认同,也迅速地融入人们的生活和工作之中。 二、办公自动化对秘书工作的影响 秘书工作零碎且繁杂,各种公文和会议文书的起草以及领导工作行程的日程安排都需要大量的表格和文字需要秘书人员制作和书写,这样使得秘书工作一直机械和程序式的模式,秘书人员更是需要大量体力和精力来从事工作。办公自动化的运用使得秘书从繁重机械的工作中解放出来,更提高了办公的工作效率和办公的质量。 1、使得秘书工作模式由体力式向智力化转变 秘书人员要处理各种事务文书和公文以及领导行程的日常安排,各种公文格式和和会议文件大都是重复繁琐的,这样的秘书工作占据了秘书人员大量的时间和精力,使得秘书工作变得不断的重复机械发展。而办公自动化的使用使得秘书工作变得轻松简单,事务文书、会议文 件的各种格式和字体都可以通过计算机进行处理,而且通过计算机设计出来的文件更加规范、整洁,使得秘书人员和各种办公人员获得视觉上的美感,能够清晰地明白信息的要义和内容,能够提高秘书人员的工作效率,使得秘书工作模式由体力向智力转变。 2、办公信息的有效传达,使工作人员能够在第一时间完成工作任务 秘书人员可以利用公司内部公共网络和信息系统,将会议所需的各种文件资料、规章制度、会议安排传输给相应的工作人员,能够让他们及时接收到需要的文件和资料快速有效的开始自身的工作。 3、收发文件和档案管理的快速、系统化 秘书工作之中使用大量的文书需要进行收发工作,办公自动化的使用使得秘书人员不用离开自己的工作岗位就可以轻松高效地通过计算机进行传输,方便了秘书人员的同时使得文件的收发变得高效快速。而档案管理也在办公自动化下变得高效有序,秘书人员可以把常用的资料整理成档案输入计算机,公司人员可以在内部系统网络之中下载和查询相应的资料。 4、增加了秘书人员获取信息的渠道,提高秘书的服务性 秘书人员是领导的左手右臂,领导决策和重大决定需要秘书人员提供相应的参考意见,而秘书自身知识能力总是有限的,办公自动化成为秘书人员的后补和助手,在秘书人员需要及时有效的信息和最新的消息来为工作服务时,秘书人员就可以利用网络来快速轻松的实现。 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/3b94121a0b75f46527d3240c844769eae009a3a9.html