档案管理员日常工作 一、档案管理人员职责 1、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统; 2、坚持平时整理;根据本单位不同种类文件材料的形成特征,制定案卷类目,合理分类存放,便于利用和归档; 3、归档案卷做到页号编写准确,案卷目录清楚,案卷标题简明扼要; 4、保管好本公司归档的案卷,注意文件材料的安全和保密; 5、按要求对档案进行分类、整理、编目,并编制检索工具,能应要求快速、准确地查询所需档案; 二、收集归档范围 本公司在各项工作中形成的具有保存价值的,或者相关政府部门送来的与本公司关系密切的各类文件材料包括公文、书信、会议、合同、图纸、登记表、报表、名册、奖品、影像音资料等都属收集归档范围; 1、股东会、董事会会议记录、会议纪要、决议; 2、各种工作会议、专业会议的会议记录、会议纪要; 3、公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件; 4、各项规章制度; 5、向上级请示的文件,以及上级批复的各类文件;不包括项目审批文件 6、各种综合的或专题的可行性研究、考察等报告; 7、工程建设底图、蓝图及文字材料; 8、经批复的工程设计图纸及文字材料; 9、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证; 10、宣传或反映本公司重要活动的影像音资料; 11、本公司获得的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品; 12、各项财产权利证明、凭证,各种证明存根,各项许可证; 13、本公司编辑、出版的刊物; 14、本公司招聘、试用转正、晋升、加薪等各类人事资料; 15、有关单位与本公司签订的合同、合约、协议; 16、销售合同及销售客户资料; 三、归档要求 1、凡公司发出的文件,由管理部的有关人员收集,交由档案专管员归档; 2、一项工作已完成时,由经办人员将进行该项工作形成的全部文件材料系统整理后,主动送交专管员归档; 3、编制交接表,一项资料由经办人交专管员归档时,应登记并双方签名; 4、每年三月进行一次全面、彻底的清查整理; 5、正文与底稿签发稿主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档; 6、归档的文件材料应是原稿原件,一般不用复制件;应注意：检查应盖公章是否已盖,文件没有标题应加上标题,内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期; 7、归档的影像音资料要写上文字说明; 8、归档的文件材料必须经过初步整理,把同一具体问题的文件材料集中在一起,按文件的先后形成排列好; 9、财务凭证、报表由主办会计负责保管; 四、档案的借阅与复印 1、编制借阅表,当借出和还回时都必须填写,并经使用人和保管人双方共同签名; 2、查阅各类档案应在公司内进行,查阅应不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等;特殊情况需借出公司使用的,需填写借出申请并经部门负责人或副总经理批准; 3、外单位来人查阅本单位档案,需持单位介绍信并经公司总经理签字批准,方可查阅或复制; 五、档案的保密管理 1、档案专管员和公司工作人员均应遵守保密制度,严格遵守保密原则,确保档案的安全; 2、凡是调用档案,必须经档案人员提供,任何人不得直接查找; 3、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续,限期使用,按期返还,返还档案要认真检查核对,发现问题及时追查; 4、股东会、董事会会议文件仅供股东和董事会会议组成人员查阅;其他人员须查阅的,须经总经理同意; 5、各部门员工只可查阅与本部门相关的资料,确实需查阅其他资料的须办公室主任同意; 六、档案的销毁 1、经过鉴定确需销毁的档案,必须列出档案销毁清册; 2、档案销毁,必须严格执行审批制度,各类档案必须经部门经理、总经理、董事长审批同意后销毁; 3、批准销毁的档案,要有两人鉴销；销毁完毕,鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章;在相应的案卷目录、档案总登记簿上注明“已销毁”; 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/92fa6d9ea68da0116c175f0e7cd184254a351b4b.html