商务信函基础知识 一、商务信函基本概念 商务信函，正如词汇字面本身所表达的，指的是在公司、政府机关、各种团体、或商店等商务、事务性场所，相互之间为进行交往所使用的信函。尽管有的时候交往的双方是公司对个人、或者个人对个人，但如果其中的一方所持的是商业或公务的立场，信函所涉及的内容也与上述立场相关的话，那么这样的信函也应被理解为商务信函。 商务信函的种类不胜枚举，不过这些种类繁多的商务信函大体上都可以被归纳为两部分（如下所示）。并且对于以公司外部为对象的商务信函（以下引用日语原文表达简称“面向社外的商务信函”），又可以分为贸易信函和社交信函。其中，由于工作的原因与其他公司、机关部门或个人在进行贸易交往时使用的信函称为“贸易信函”；而为促进或加深与其他公司、机关部门或个人（主要是客户）之间的关系而使用的信函则称为“社交信函”。 面向社内的商务信函 面向社外的商务信函（贸易信函・社交信函） 在面向社内和面向社外的商务信函中，几乎多数是存在着一定格式的。比如说：有时候我们会见到公司事先规定的某些信函所需的格式，像账单（付款通知单）、收据这样的信函类型在市场上就可以买得到。也许会有人觉得，如此一来书写商务信函岂不成了件简单的事情了！然而，即使存在一定的格式，事情的起因、经过、条件等内容也仍然需要我们自己加以思考和书写。再如社交信函等文书，根据时间和场合，更要亲自动手，从头开始做起。 188 这样一来我们便可知道，即使是商业信函也需要我们自己一边加以构想、一边思考着文章结构去完成整篇的文章。也就是说，其实商业信函同样要求具有书写文章的能力。而且，这样的文章不同于我们写给旧识好友的书信，要求必须按照一定的规则去完成。即使像用错了谦让语或尊敬语、或者弄错了固有名词等看似细微的小错也不能等闲视之。因为这些错误，将很有可能招致对方对我们所在公司的不信任。 人们对商务信函持有一种成见，他们总是认为商务信函属于那种生硬晦涩的东西，但事实并不像人们所想像得那样。最重要的是，只要我们掌握了正确的日语，并且正确地按照程序和规则去做的话，就一定能够取得成功。 二、商务信函的基本要求 在我们的实际生活中，商务信函会出现在什么样的场合呢？ “现在需要一份创立纪念典礼上的致词，先用两到三个月的时间钻研一下如何写文章，然后写出一篇出类拔萃的好文章来！”想必商务信函一定不会是这样从容不迫的写法吧。 或许也不会有像“年轻人嘛，用那些时髦的字体、年轻人常用的字眼写一份订单也没什么大不了的。”这样的指示吧。 此外，有的人抱着“书信里原本没有什么形式呀礼节之类的东西。只要适当地归纳总结一下就可以了”这样的想法，对信的内容一蹴而就、然后将信件一投了之。然而书写商务信函是不能抱有这种想法的。 书写商务信函要求“快速、准确、简单明了”。那么，如何才能满足这三个要求呢？ 我们是不是仍然需要花上数月的时间，从学习文章入手呢？我们要等189 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/a84b3f0c52ea551810a68752.html