项目实施（十四）：凭证修改过程中的四个禁忌 作者：倪晓红出处：IT专家网2009-06-22 16:42财务人员都知道，发票是不能随便涂改、销毁的。那财务系统中，凭证的处理又有哪些禁忌呢？ 连载目录： 项目实施（一）：初始部署与导入“期初数据” 项目实施（二）：细节出发做好财务软件初始化工作 项目实施（三）：财务系统初始化之账套问题 项目实施（四）：财务系统权限设计中的两条捷径 项目实施（五）：选择合适的总帐实现模式 项目实施（六）：善用分类管理 便于统计分析 项目实施（七）：简约原则设置会计科目 项目实施（八）：供应商控制与业务处理 项目实施（九）：供应商删除的限制条件 项目实施（十）：计量单位管理与控制 项目实施（十一）：如何处理好外币？ 项目实施（十二）：存货属性要与财务核算一致 项目实施（十三）：凭证控制系统数据准确的第一道关口 【IT专家网独家】财物人员在制作凭证的时候往往不能够保证一次性成功。也就是说，凭证制作完成之后可能需要进行修改。实施顾问为了提高凭证修改的准确率，总结了凭证修改的四个禁忌，让王晓传递给具体操作凭证的财物人员。 禁忌一：原始凭证要与记账凭证内容一致 在财务管理中，凭证往往分为原始凭证与记账凭证两种。若单从财务管理系统来讲，财务软件中的凭证往往是记账凭证。而原始凭证是指那些财物管理系统以外的子系统传递过来的财务凭证。如现在企业将财务管理软件与库存管理系统结合在一起。那么仓库管理系统中的供应商入库凭证就是原始凭证。而财务管理系统中的应付帐款等等就是记账凭证。根据财务管理的要求，原始凭证的内容要与记账凭证的内容一致。 如现在由于原始凭证的错误(可能是数据或者价格上的问题导致应付帐款的金额有问题)导致所做的记帐凭证应付帐款凭证出现了问题。此时财务人员改如何更改呢?一般情况下，如果企业财务管理制度比较严格，那么就需要删除或者作废这张记帐凭证。然后先将原始凭证的内容调整过来。最后再重新生成记帐凭证。也就是说，记账凭证的内容是不能够随意更改的。原始凭证要与记账凭证内容一致，这是企业财务管理中的一个强制性规定。 在神州数码易飞ERP财务管理模块或者用友财务管理软件中都有类似的规定。如果采用了他们的财务管理软件同时还使用其他的子系统，就可以进行相关的控制。即存在原始凭证的情况下，不允许在记帐凭证中更改一些实质性的内容，如金额等等。而只允许更改一些时间等信息。如果需要更改金额等关键内容，则需要删除记帐凭证。再原始凭证中进行更改，然后再重新生成记帐凭证。虽然这个操作比较麻烦，但是确可以实现原始凭证与记帐凭证内容一致的财务管理要求。如果光是采用了一个财务管理系统，而没有跟其他子系统关联，则只有通过手工来进行控制。也就是说，财务人员在更改凭证时，要查看原始凭证是否已经进行了相应了更改。如果原始凭证内容与记帐凭证不一致的话，则记帐凭证就不允许审核。所以要在财务管理系统中进行类似的控制有一个前提，就是财务管理系统要跟其他的子系统结合使用。否则，只有手工进行控制。 禁忌二：尽量采用作废凭证来代替删除凭证 实施顾问对王晓说，他在给企业负责财务管理系统项目的时候，某些财务人员的纪律性并不是很强。如根据财务管理制度，记账凭证一般是不能够删除的。但是有些财务人员往往会不顾一切，将记帐凭证删除。然后为了保证序号的一致性，再新建一张记帐凭证，跟原来的凭证号码相同。虽然这是可行的，再用友财务管理系统中也支持这么操作。但是，这不是一个首选的处理方法。 当发现某张记帐凭证错误的时候，往往有三种调整的方法。第一种是直接在记帐凭证上进行更改;第二种是删除记帐凭证，然后再重新建立;第三是作废凭证，然后根据需要重新建立。实施顾问建议王晓，要让财务人员尽量采用作废凭证来代替删除凭证。如当某笔业务终结或者其他原因需要删除财务凭证时，最好将这张财务凭证作废而不是删除。这可以保证财务凭证的编号的连续性，而且事后也可以进行查询。如果将财务凭证删除，若这张财务凭证的编号是中间号的话，则用户可能还需要运行“重新编号”的作业，才可以保证财务凭证编号的一致性，反而会增加工作的复杂性。所以，实施顾问给王晓提出了这么一个建议，希望企业的财务人员好好考虑。 禁忌三：凭证修改人员的限制 为了保证凭证数据的一致性，实施顾问建议王晓，要了解凭证修改过程中的一些权限限制。当发现某张未审核的凭证不能够进行更改时，要会查询问题的原因，并在最短的时间内解决它。实施顾问跟王晓说，一般情况下发生凭证不能修改的问题，最主要的原因就是权限上的限制。 如发现整张财务凭证都不能够修改，则要查看一下，凭证修改者跟凭证所有者是否是同一个人。如果不是同一个人的话，那么就很可能是权限设置上出现了问题。如在用友财务管理软件的总账选项中，有一个“不允许修改、作废他人填制的凭证”这个选项。当选中的话，则其他用户就不能够修改这张凭证。故出现这个问题的时候，需要判断修改者与创建者是否同一人并查询这个选贤是否被选中。其实在很多财务管理软件中，如神州数码易飞ERP财务管理模块都会有类似的限制。这主要是为了提高凭证的安全。 如发现只是某些字段不能够修改，则需要注意针对这些字段的权限设置。在用友财务管理软件中，权限的设置比较细化。如可以设置某个用户是否有查询或者更改某个字段的权限。如果只是某个字段的内容无法进行更改，那么就有可能是对这个字段进行一些特殊权限的控制。遇到这种情况该如何处理呢?实施顾问给王晓提了两个解决问题的方法。一是更改相关的字段权限，这个操作起来相对复杂一点。二是临时屏蔽字段的权限。如在Compiere系统的财务管理模块中，可以将某个字段更改为“总是可以更新”。那么在这个字段上设置的其他保护权限都会失效，所有用户可以不受限制的更改这个字段的内容。不过需要注意的是，若采用这种解决方案的话，当用户更改完内容之后，王晓需要及时将这个权限取消掉。以免其他用户进行非法的更改。这两种处理方式各有优劣，实施顾问建议王晓根据企业的实际情况来选择合适的处理方法。 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/adbf2407677d27284b73f242336c1eb91a373332.html