档案中介机构管理问题与策略——以东莞市为例 摘要：本文阐述了档案中介管理的重要性，对档案中介管理存在的问题进行分析，提出新形势下档案中介管理的监管策略，希望对我国档案中介管理有所帮助。 关键词：档案；中介管理；管理问题 如今，随着我市社会经济水平的提升，各类机构管理水平不断提升，档案在工作中存凭、留史、资政、育人等方面的作用日益增强，这对档案中介管理信息服务提出了更高的要求。 1.东莞档案工作的背景和现状 1.1东莞档案工作的基本情况 东莞市档案工作基本上已经建立起档案行政管理部门与各行业主管部门共建共管的模式，同时建立起市镇村三级的档案管理平台，从档案工作规范化的角度来看，市级机构档案规范化比例达到95%以上，各镇街道政府及社区村档案工作规范化比例达到100%，市属企业、镇街各类单位都按照标准要求建立档案工作。 东莞市行政架构特殊，档案行政管理以宏观管理为主。按照《档案法》的规定“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业”，东莞只设市镇两级的行政架构，只有市级档案部门有档案行政管理职能。 1.2 各级机构对档案中介服务的需求 东莞是一个外来人口大市，服务人口众多，行政事务众多，各类管理事务过程中产生的档案数量众多。因此，各级机构对档案中介服务的需求旺盛，以市一级机构为例，根据调查70%以上的单位通过购买中介服务来完成档案整理、数字化加工等工作。 从2013年开始，东莞市档案馆对需要移交的档案提出了数字化的要求，2003 年以前形成的档案可以移交档案馆，由档案馆统一完成档案数字化工作，2003 年以后形成的档案由各单位做好档案数字化之后，“双套制”向市档案馆移交。加之，档案的利用需求不断增长，反推档案数字化工作，一些没有文件要求要做档案数字化的单位，因为自身档案利用需求，主动开展档案数字化工作。各级机构档案库房紧张，催生了档案寄存中介服务的需求；各级机构档案管理的特殊要求，催生了档案软件系统开发的需求等多种新的档案中介服务业务。 1.3档案中介机构管理现状 根据广东省档案局印发的《关于明确各地开展档案中介服务机构备案有关事项的通知》文件要求，在东莞市辖区内从事档案中介机构需要到市档案局备案，截止2018年12月，全市共有44家档案中介机构完成备案。 从上面的分析可以看出，东莞市档案工作的出现了档案工作标准化、精细化管理要求高，档案数字化比例高和档案行政管理部门和各级档案管理机构人力不足的问题较为突出，因此，东莞对档案中介机构的依赖性较高。但是，目前对档案中介机构管理的机制和制度尚不完善，存在管理手段较为单一的突出问题。 2.加强档案中介管理的重要性 2.1档案中介机构管理与档案工作性质的关系 档案工作是各机构工作的真实和原始记录，反映了各类机构工作的方方面面，其中涉及到各类不宜公开的国家秘密、个人隐私、商业秘密等。从目前东莞市档案行政管理部门主要管理的是各级各类机关单位的档案工作，档案工作具有很强的政治性。档案中介机构直接服务各机构档案工作，直接接触到各类单位的原始记录材料，从这个角度来看，加强档案中介机构的管理十分有必要。 2.2档案中介机构发展的必然性 中介机构是市场分工细化中产生的，中介机构这种市场主体的出现，促使社会的生产效率提升，促使工作效率的提升和福利的提高。档案工作是一项专业性较强的工作，传统做法下，各类机构开展档案工作，需要组织人员专门学习档案专业知识，投入较多的人力开展档案整理和数字化整理等工作，这种学习、工作需要的人力较多，且效率较低，档案中介机构应这种需求而生。使用档案中介机构是来开展档案工作，能够使档案工作的效益最大化，档案中介机构能够为各类型组织提供专业性的服务，迅速解决档案利用需求与档案整理对人力成本依赖之间的矛盾，各类机构不具备档案专业知识和专业技能的人员能够更多的精力投入到档案管理而非整理工作中，从而实现节省人力，提升机构的工作质量。 3.档案中介管理出现的问题 3.1中介管理机构存在发展不平衡性。随着国家的引导档案服务外包的产业得到了飞速的发展，但是在外包档案服务的同时也存在不少的问题。档案中介市场的门槛较低，监督不够严格，行业缺少强硬的配套服务，容易出现相关资质悬殊的情况，造成市场行业的混乱。 3.2档案中介管理市场缺少行政监管。根据档案法律的规定各级的档案行政管理部门应该兼顾本区市（县）区内的档案事务，目前依据《广东省档案条例》第十四条之规定：“从事档案评估、整理、鉴定、寄存等中介服务的，应当依法登记注册设立档案中介服务机构，并报所在地档案行政管理部门备案。”因此。在当地只要在工商行政管理部门领取了营业执照，就可以向所在地档案行政管理部门备案。由于只限于机构备案，其他项目行政部门无从监管，导致缺乏专业指导，造成档案管理服务欠缺的情况。 3.3档案中介管理人员的专业性弱。人员未对档案工作提高重视，导致未能进行专业培训的员工在进行着档案中介工作。管理人员的素质无法得到保证，对档案管理不能进行有效监督，同时对相关资料的整理缺乏经验和相关知识，设置专人进行档案中介管理的运行，保障档案管理实际运行的合理性。 4.新形势下档案中介管理的监管策略 4.1保证档案中介管理的安全性。完善档案中介发布的规则，结合档案用户的实际需要，档案中介管理中的档案发布需要针对其专业性，确保真实性。可以通过信息便捷化的渠道对档案中介信息进行有效的整合，并在档案中介管理中确保档案的真实状况，设置相关的档案获取方式，有效确保档案信息的真实性。 4.2健全档案中介管理制度。实行档案中介管理制度需要具有可操作性，可以增强员工对档案管理的实际操作能力，不断有效的促进档案中介工作。严肃对待档案中介的规章制度，将制度的法则进行贯彻落实，体现权威性和实际效力。按照相关的法律法规制定档案服务，对中介公司的资质进行业务追查，适当的时间逐步完善档案中介服务，增强树立良好的职业道德和素质，提高口碑和品牌。 4.3加强对档案中介机构的重视程度。中介档案体系建立需要制定相关的规范和流程，将归档资料的具有流程与其他部门进行有效沟通，确保档案移交的安全和快捷。同时借鉴国内外先进的经验，将档案中介管理服务经验进行取长补短，将优秀的经验进行中介档案管理的完善，并不断在实际过程中对档案中介的具体管理措施和流程进行补充和完善。培养相关管理技术人才，注重对技术人员的培养。 5.总结 在我国经济快速发展的同时，人们对于档案的重要性得到极大的关注，在我 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/d4890b2c5aeef8c75fbfc77da26925c52dc5914b.html