1.合同的履行、变更和解除
承办人负责履行合同约定的通知义务,包括提示有关部门、单位按合同约定的日期、期间履行合同义务或主张权利;负责汇报、请示、协调、解决合同履行中出现的问题、争议;依据合同规定向业主收取合同款,付款必须填写付款申请单,并按规定逐级审批。合同的变更或者解除由原合同承办部门负责承办,程序执行合同订立程序。
项目部应每月对合同履行情况进行一次检查,在公司月度生产管理调度会上汇报合同履行情况。
2.合同索赔管理
在我们的总承包项目中,项目经理是工程索赔的第一责任人;项目控制部是工程索赔的执行部门,在项目经理领导下负责监督合同履行情况,及时确认工程索赔事项并向项目经理汇报,指导其他部门搜集和汇总工程索赔的证据,按照合同约定的时间发出工程索赔通知和索赔文件,接受并处理对方发出的索赔意向、通知和索赔文件,参与各项工程索赔谈判,办理工程索赔的其他具体事项;项目施工部、财务部、安全质量部、物资部、设计部、信息综合部是工程索赔的协助执行部门,重点是协助控制部搜集工程索赔证据,参与与本部门有关的工程索赔谈判。
3.合同争议的处理
当合同发生重大争议时,项目部应将争议事项及时以书面形式通知公司控制部、法律顾问和财务部门,同时应迅速收集有关证据,会同以上部门及时提出争议处理方案,并向公司分管领导报告。在方案批准之前,按照合同规定应按期给予回复的文件,项目部应组织予以答复,重大事项的回复须经公司分管领导事先审查。
4.合同档案管理
合同档案一般包括:
a.背景材料;
b.当事人主体资格及资信等证明文件;
c.合同审查意见书;
d.合同正本(含附件);
e.授权委托书正本;
f.履行、争议解决情况的说明;
g.合同变更、解除的相关文件;
h.合同双方的往来电函和协商记录;
i.其他与合同有关的文件。
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