财务软件的使用和维护 摘要：随着信息技术的发展和普及，各种各样的财务软件已经普及到了千千万万的单位，但是每一套软件都有自己的缺点。本文就如何维护并灵活使用财务软件，充分发挥其功能，做出了探讨。 关键词：财务管理软件 维护 使用 引言 随着计算机技术与网络技术的发展和普及，很多单位都购买了商业财务软件，例如:用友、金碟、利信和新中大等ERP管理软件，实现了财务管理一体化。但每一套软件都有它的优缺点，这就需要灵活使用这些财务软件，充分发挥其所具有的功能，而且根据各单位不同的需要，制作所需要的表格，弥补财务软件功能上的不足。下面介绍几种灵活运用和维护财务软件的方法。 1 掌握数据的输出、导入的原理和方法，实现数据共享 单位的财务软件往往是独立存在的，为了避免重复输入数据，节约人员费用，实现数据共享，必须要将该单位的其他软件的数据导入到财务软件里，或者把财务软件上的数据输出到EXCEL表格，被别的软件采用，这就需要一个软件接口。下面介绍财务数据输出和导入的原理、方法与步骤。 1.1 根据两个异构数据库通过中间介质(EXCEL表格或XML语言等)，可以进行数据交换的原理，设计接口程序，进行财务数据导入操作。下面以财务软件存货核算模块中的采购入库单和销售出库单与医院管理软件中的药品采购与发出的数据进行交换为例，说明财务数据导入的方法: ①在做初始化时，对药品的名称加上与医院相同的代码。如:云南白药的编号是100001，必须输入医院的编码10100001。按药品会计的要求设计完成药品核算初始化。②打开数据库，找出软件中与采购入库单和销售出库单有关的表格在EXCEL上制作两张在数据结构方面与其完全一样的工作表存放在同一个工作薄上，文件名是A1。③把存货基础档案以EXCEL文件格式输出，文件名是B1，然后对B1进行从上至下排序。④把医院管理系统中与当月药品采购、发出有关的记录全部以EXCEL文件格式输出，文件名是C1。⑤在A1的两个工作表上编写公式，分别从B1和C1中取数，导入到ACCESS数据库中，然后通过SQL SERVER数据库中自带的数据转换工具DTS，完整地导入到软件的数据库里，采购入库单或销售出库单就这样产生了。 1.2 日常工作中，由于有些药品的价格经常发生变化，每月都有新增的品种，导入数据必须按步骤进行，否则容易出现差错，需要逐个核对就会带来麻烦。步骤是这样的:①把药品价格发生变化或新增品种的记录筛选并且打印出来，这些记录暂时不导入。②把导入后的采购入库单或销售出库单马上进行记帐。③通过差价调整单修改药品价格发生变化的记录。④在基础库上输入相应的新增品种，然后以EXCEL文件格式输出，覆盖原来的文件名B1。⑤手工输入或再次导入剩余的记录。⑥核对入库汇总表和出库汇总表以及结存表，如果与医院管理系统的相应表格的金额、数量不一样，就把这些表格以EXCEL文件格式输出，表名是E1，把医院管理系统中药品盘点表输出，表名是F1，E1表和F1表作比较，找出不同的记录，再补增、冲减采购入库单或销售出库单的记录。 2 数据输出的方法及应用 数据输出主要是为了给别的软件提供所需要的数据，弥补财务软件功能上的不足，实现软件之间的数据传送，达到数据重新组合的目的。 例1:利用财务软件中工资模块的数据，制作个人所得税申报表。方法如下: ①在EXCEL中制作一张税务局个人所得税申报表，这张表中包括纳税人姓名、收入额、社保费、住房公积金、其他、减费用额、应纳税所得额、税率、速算扣除数、扣缴所得税额等字段名。其中:“减费用”=2000，应纳税所得额=收入额-社保费-住房公积金-其他-减费用额，“税率”就根据“应纳税所得额”的多少，利用IF语句作逻辑判断，“速算扣除数”根据“税率”的大小，利用IF语句作逻辑判断，“扣缴所得税额”=应纳税所得额×税率-速算扣除数，然后利用ROUND涵数作四舍五入。②把工资软件中的姓名、应发合计、社保费、住房公积金等项目的数据输出到EXCEL表格A2，把A2中“姓名”等字段链接粘贴到纳税申报表中相应的字段上。③审核:EXCEL中的纳税申报表中“扣缴所得税”应该等于软件工资模块个人所得税报表中的扣缴所得税额。④对EXCEL中的纳税申报表作打印格式调整。⑤把EXCEL中的纳税申报表的数据导入到统一的税务软件里，计算汇总后制作报税文件，再上网传送数据。 例2:不同版本的财务软件输出到EXCEL中，可以再重新汇总生成新的报表。单位A把报表变成EXCEL格式S1，单位B把报表变成EXCEL格式S2，单位C就可以分别从S1和S2取数，再设置公式生成汇总报表S3。 3 利用财务软件的二次开发功能，制作各种不同类型的表格 利用财务软件自带的报表设计器等自行设计符合要求的报表格式，并通过公式提取数据库里的相关数据，以生成需要的报表。 例如:资产负债表。资产负债表中大多数项目的数据是从余额表中取得，剩余项目的数据则由表内计算得出，所以资产负债表的制作主要由两部分构成：获取余额和表内计算。首先，从余额表中获取数据到资产负债表的相应项目，然后再对未获取数据的项目进行表内计算。 3.1 获取余额 资产负债表中的数据需要先从余额表中获取，获取原理如下: 资产负债表中一个项目的数据是由余额表中一个或多个会计科目的余额合计而来。 以资产负债表中的货币资金为例，描述如下: 资产负债表.货币资金.年初数=余额表.1月份(现金.期初余额+银行.期初余额+其它货币资金.期初余额) 资产负债表.货币资金.年末数=余额表.12月份(现金.期末余额+银行.期末余额+其它货币资金.期末余额) 3.2 表内计算 ①从资产负债表中各项目的名称可以得出彼此之间的钩稽关系，总结一下，可以将钩稽关系分为三类，以各项目的年初数为例，描述如下: A:顺序关系:上一行项目的值加/减本行项目的值，得出下一行项目的值。 例如:固定资产净值=固定资产原价-累计折旧 B:合计关系:多个明细项目的值累加，得到合计项目的值。 例如:长期投资合计=长期股权投资+长期债权投资 C:总计关系:多个合计项目的值累加，得到总计项目的值。 例如:负债和所有者权益总计=负债合计+所有者权益合计 ②除了上述的钩稽关系外，资产负债表还有一个平衡校验关系， 描述如下: 资产合计.年初数==负债和所有者权益总计.年初数 资产合计.年末数==负债和所有者权益总计.年末数 ③进行数据计算，生成财务报表。 4 做好财务软件的维护与管理 不管任何品牌的财务软件，在使用过程中都会遇到各种各样的问题。如果在软件维护期过后，软件公司就要收取昂贵的维护费用。为了节省这笔费用的开支，就要不断学习数据库的知识，熟悉财务软件的各种功能。 4.1 每天工作任务完成后，及时对管理系统中的数据进行完全备份，最好做双重备份，以防硬盘损坏丢失数据。 4.2 由于操作不当，产生数据方面的语法错误。这就要打开数据库的数据跟踪器，同时对财务软件进行操作，找出其错误的地方进行改正。在维护之前，切记做好备份工作，以防数据丢失。 4.3 当出现服务器数据锁定等其他财务软件本身的技术问题时，及时联系软件公司，到软件公司的技术网站下载补丁。在按说明安装补丁之前，切记要备份原来的程序文件和数据文件，以防所下载的补丁程序不能使用。 做到灵活运用财务管理软件，就要不断学习和研究软件的使用方法，充分发挥其所有功能的作用，为领导和上级主管单位快速提供有价值的数据和分析报告。 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/3306edb7487302768e9951e79b89680202d86bfa.html