综合办公室的精细化管理策略 李斌 摘要：实现综合办公室内部的管理更加精细化，主要目的就是因为精细化的管理方法更能提高办公室的工作效率，对于当下来说，这是一种比较新颖的管理模式。本文首先对文章涉及的综合办公室精细化管理的内涵进行界定，接着又强调了精细化管理的重要所在，提出了在精细化管理中存在的问题，并且给予相关的切实可行的解决策略。 关键词：综合办公室；精细化；管理策略 引言 企业行政管理在广义上包含行政管理、办公管理、人力资源管理、财会管理四个层面；狭义上指的是以行政部门为主，负责行政事务和办公事务，详细包含有关制度的制定和实行推进、平时办公事务管理、秘书工作、文件管理、会议管理、公关事务管理、办公物品管理，还触及到生活后勤管理、车辆、安保管理等等。 1、要以制度为根基，使各项管理依规守矩 俗话说“无规矩不成方圆”，尤其综合办公室最主要的内容就是“人的管理”，涉及人事管理、考评选优、职业发展等事关员工成长发展的重要方面，制度依从则尤为重要。首先，人才是企业的根本源泉，锻炼人才、培养人才就必须要有可靠的制度发挥出企业管理的公信力，所以要坚持用制度来奠定企业管理的基础，要秉承“制度化、流程化”的思想，形成规范化的制度体系，使人员的选拔、晋升合规从据。其次，综合办公室的一大特点就是事务的复杂和琐碎性，而每一项工作又都关系到部门的发展和决策，因此，要做到忙而有序、紊而不乱，那么就要建立规范、畅通的管理流程，一个单位无论多大，也无论多小，都好比是一棵枝叶繁茂的大树，都要有牢固的制度为根基，规范的流程为支柱，畅通的渠道为经络，只有培植好根茎叶才能促使整个系统健康、高效的运转，也只有这样才能做到井然有序、周密严谨。办公室工作就要在管理中不断的总结经验，升华内涵，持续建立并完善规范化的管理流程，做到有规可依、有据可查。 2、精细化管理的必要性 精细化管理进入公众视野后，应用领域越来越广泛，是什么原因促使其大行其道呢。随着社会分工越来越精细化，各领域工作越来越专业化，对完成一项工作或处理一件事情需要关注或考虑的事项越来越多，而很多事项都是些看似简单，但却都不容忽视。如何在纷繁复杂的情境下，有条不紊的处理好各个关键点，清单管理就显得尤为主要。具体来说，清单管理的意义主要体现在以下三方面：一是避免犯不可原谅“无能之错”，这类错误是我们掌握了相关知识而没有正确使用，如医生给病人做手术后将手术刀遗忘在病人身体中。二是避免在重大突发事件发生时，需要在最短的时间内快速做出判断和决策，很多时候因过度紧张而不知所措，此时的清单管理就相当于意外事故的应急预案，在面对从未出现过或未处理过的突发事件时，清单管理为开展工作提供了方向。三是通过清单管理，明确了团队的权责利，提高了团队成员的自觉性和主动性，从而提高团队的协作效率。 3、增强员工的服务意识 对于事业单位而言，综合办公室的主要职能就是协调各部门之间的关系，当两个部门之间因工作出现了矛盾时，以第三者的身份化解其之间的矛盾。可以说，当前综合办公室是一个服务的部门，其目的是为了事业单位内部关系的稳定，从而促进事业单位更好地发展和进步。为了发挥出综合办公室服务的作用，需要增强员工的服务意识。如事业单位可以针对综合办公室的工作人员展开一些专门的培训，培训的主要内容就是综合办公室设立的目的和对事业单位发展的作用，通过培训职工可以使其明白自己的工作价值所在，当他们意识到自己工作的重要性时，就会按照规章制度来履行自己的职责，为事业单位服务。除此之外，还需要创新综合办公室的管理方式，通过学习其他事业单位先进的管理经验来增强员工的服务意识。只有提高了员工的服务意识，他们才会更加积极地投入到工作之中，才能将自我的发展与单位的发展相统一[1]。 4、用制度化推动精细化 落实以精细化管理文化来提高企业的发展水平，是现在企业管理工作的有利路径。而怎样在建立精细化企业文化的征程中，切实落实精细化从思想、制度到人们自主行为的改变，就是一个主要的问题。以办公室管理为首，要落实精细化，就一定要以合理的内部制度管理为基本，经过办公室人员规范的工作行为为保障。精细化不是一步两步就能落实的，要从精细化管理制度着手，将工作中获得的有效管理经验升级成工作制度，继而进一步提高办公室员工的精细化工作水平。比如，我们办公室在解决会务工作的时候，把平常落实的从会议目的、意义到会场的申请、再到会务的管理等多项会议准备环节，归纳出一套规范、细化的会务工作程序，继而推动往后相似工作有章可依。并且实施的精细同时准确[2]。 5、重视办公室自动化系统的运用 办公室自动化系统的运用，对于提高综合办公室的精细化管理具有独特的作用。精细化管理的目标，一是为了明确目标与责任，再一个就是通过合理规划，从而将成本和损失控制在最低范围，实现企业效益的最大化。根据企业实际情况的不同，综合办公室在职能分配的过程中也会有各自的特色，但是综合性与多样性这两大特点，永远都不会缺失，无论怎样，综合办公室在企业中都承担着一个枢纽的角色。如果能够充分运用现代化的信息技术，那就可以让信息的传递更加快捷方便，而且数据的计算也会更加准确，因此，在设计和研发过程中积极引进先进的自动化办公系统，可以将很多复杂的工作难度降低。并且，办公自动化系统对于监督各部门的工作也具有积极作用，以量化的形式评估各部门的工作绩效，让员工感到公平[3]。 6、借鉴参考他人的管理理念 在当今这个变化迅速的年代，任何人和单位如果不能及时学习新的知识，那么最终只会被时代淘汰，事业单位的综合办公室管理工作也是如此。时代在进步，事业单位在发展，如果综合办公室的管理模式还是一成不变，势必会影响到事业单位的正常发展。因此，在新时代的大背景下，为了做好综合办公室的管理工作，首先需要其创新管理理念，在管理方式上多参考借鉴先进单位的管理经验，对于一些明显与时代发展不相吻合的管理方法，综合办公室需要及时抛弃，避免错误的管理方式为事业单位带来的负面影响。创新变革管理理念针对的是人，一个新的管理理念首先需要结合员工和事业单位自身的需求，其次才能对员工起到吸引和激发起工作热情的作用。当员工对工作充满了热情时，整个事业单位的工作氛围也会得到提高，试想在这么一个环境下工作，员工的工作积极性自然会得到提高，这有利于提高其管理工作的效率，并且促进事业单位更好地发展[4]。 结束语 综合以上所述，对于综合办公室的精细化管理中存在的问题，我们已经给出了相应的解决对策，建立有效的岗位目标责任制度，并且重视办公自动化系统的运用，增强服务意识。对于整个企业的运转，办公室具有承上启下的作用，工作内容细致烦琐，并且办公室管理水平的高低将直接影响着企业的存亡。当意识到综合办公室的重要性之后，就必须要对其进行精细化管理，唯有如此，才可以在企业内部形成科学的管理模式，促进企业绩效水平的提高。 参考文献： [1]贾淑敏.港口基层部门综合办公室管理的思考[J].财经界（学术版），2020（02）：250. [2]卢善奎.清单管理在国企综合办公室工作中的应用[J].时代金融，2019（36）：127-129. [3]陶俞录.做好综合办公室管理工作的几点思考[J].办公室业务，2019（16）：8. [4]张涛.综合办公室的精细化管理策略[J].现代营销（信息版），2019（08）：164. 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/5d1e6856122de2bd960590c69ec3d5bbfd0adab4.html