0A协同办公系统在峰峰集团的应用 作者：赵霞 来源：《科技创新导报》 2011年第2期 赵霞 (冀中能源峰峰集团有限公司 河北邯郸 056107) 摘 要:本文简单介绍了OA协同办公系统的概念及峰峰集团推广使用该系统的应用背景,并详细阐述了该系统在峰峰集团所实现的主要功能和应用效果。 关键词:OA协同办公系统 工作流 办公效率 中图分类号:TP317.1 文献标识码:Ａ 文章编号:1674-098X(2011)01(b)-0031-01 峰峰集团利用企业原有局域网络,采用用友致远OA协同办公系统,实现了峰峰集团机关与各矿厂各级管理人员办公事务的处理,提高了集团公司整体办公效率,实现了资源信息化、传输网络化、办公自动化及决策科学化。 1 系统概述 OA办公系统为OFFICE AUTOMATION的缩写,即办公自动化,就是采用Internet/Intranet技术,基于工作流的概念,将人员、信息等各项资源按一定的规则组合起来,共同处理一组事件。用友致远OA协同办公系统是以先进的计算机和通信技术为主要手段,以实现企业关键办公应用为导向,搭建的一个覆盖全集团的自动化办公信息平台,使得分散在局域网上的集团公司内部各个部门与个人无空间限制地连接起来,形成一个依托于网络而存在的虚拟集中式办公场所,可以方便快捷地共享信息,高效地协同工作,改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据。 2 应用背景 目前社会发展已进入高度发达的信息网络时代,信息化管理程度大大提高,传统的办公模式已经极大地束缚了员工的创造力,而且耗费了企业领导和职工大量的时间和精力,无法满足新形势下企业发展的需要,企业信息化管理成为发展的必然。 峰峰集团各主要矿厂分布相对分散,峰峰集团总部搬迁到邯郸办公楼后,各部门之间的信息交流和业务办理的不便,使得集团内部办公效率低下问题尤为突出。冀中能源集团与峰峰集团地处不同的地区,给各方面工作也带来诸多不便,协同办公和移动办公成为迫切的需求。为提高峰峰集团机关与冀中能源集团和下属各矿厂二级单位间信息交流及公文传输的效率和质量,满足集团内部各个部门工作人员信息交流的迫切需要,使相关的人员能够有效地获得相应的信息,提高整体的反应速度和决策能力,峰峰集团利用已经相对成熟的办公网络,在与冀中能源集团网络联通以后,推广实施OA协同办公系统,以实现集团各部门的信息共享、知识共享,公文高效流转。 3 系统功能 3.1 协同工作 协同工作就是支持多个组织机构跨地域的办公模式以及移动办公,通过该功能可实现日常办公中80%的重要管理工作。协同工作以流程的表现方式发起、处理、归档,完成日常的请示、汇报、审批、项目管理、工作安排、文件传递等实际工作。协同流程可以实现串发和并发,支持待办、已办、已发协同的查询,并且具有手机短信提醒功能。 3.2 表单应用 表单是办公管理元素的载体和展现,通过自定义表单,实现集团公司内部的审批单,申请单、调查单等各种业务办理,把它与角色、流程、权限绑定,解决日常管理协同中的人事、行政、财务、业务等方面关键应用,并可按发起日期、标题等条件进行统计、查询。 3.3 公文管理 公文管理具有收文、发文、公文交换、公文查询、公文督办、流程管理等功能。OA协同办公系统采用电子印章、CA认证、交换中心、痕迹保留、笔迹保留、传输加密、硬件身份验证等关键技术,通过拟文、审核、审批、封发、传阅、来文登记等流转方式,实现单位内部拟发文审批过程管理和外部来文的收办、收阅过程管理。该模块支持痕迹保留、公文套红、手写签名、电子盖章功能,公文的全部属性都支持查询与检索,流转过程支持实时跟踪、监控。 3.4 文档管理 文档管理提供树形文件结构管理与授权功能,可有效积累组织管理智慧与经验,并实现知识共享和重要文档管理,实现知识管理的自动化。OA协同办公系统支持多级目录分类、多级文档管理员,按权限进行使用和共享,提供文档借阅和综合查询等应用功能,支持内部归档、本地上传,支持文件直接转发协同或邮件,实现信息互通互联。 3.5 电子邮件 以Web Mail方式连接各种企业邮箱,通过系统提供的邮件管理功能实现外部mail信息与内部协同信息的互动,进入到协同工作的流程管理。 3.6 日程计划会议 通过该功能有效实现日程、计划、会议管理,并可随时了解他人日程安排和计划,运用工作日志、周计划、月计划管理功能来进行工作计划的申报、批复、总结等日常事务管理。 3.7 公共信息 公共信息建立了信息发布的平台,在集团内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,提供公告、调查、讨论、新闻等栏目,使技术交流、公告事项等能够在集团内部员工之间得到广泛的传播,使员工能够了解单位的发展动态,可有效提升组织凝聚力。OA协同办公系统可定制信息栏目、发布范围,支持按栏目进行信息管理和发布授权功能。 3.8 常用链接 常用链接可以实现门户应用,通过简单的参数配置,即能将用友NC,峰峰集团内网,客户网站以及其它任何基于B/S架构的系统连接在一起,实现从办公系统到其它系统的一键式访问。 4 应用效果 峰峰集团通过实施ＯＡ协同办公系统,取得了显著的经济与社会效益。 (1)实现了随时随地联网协作办公,解决了各矿厂、峰峰集团办公楼、冀中能源集团地理位置分布分散,峰峰集团各部门办公效率低下的问题,提高了工作效率和工作质量。 (2)通过电子公文在OA协同办公系统的快捷高效地流转,提高了文件的上传下达的效率,节约了成本。 (3)通过即时会话、消息提醒、邮件通讯、新闻公告、知识共享等沟通与协作的有效方式,在集团内部、集团公司与冀中能源集团之间及时进行信息的交流与共享。 (4)通过OA协同办公系统的工作流管理对工作过程的监督以及对工作流程状态、处理时限的控制,使相关的人员能够及时地获得信息,提高整体的反应速度和决策能力,增强了企业管理的执行能力。 (5)OA协同办公系统协助领导监控管理,用系统制度来促进管理的规范化、信息化、和谐化,为集团领导提供决策参考和实践依据;领导出差期间可以方便及时地处理日常工作事务,实现了异地办公。 随着峰峰集团在外省矿厂的增加,地域分布越来越广,通过OA协同办公系统的实施与使用,无论从近期还是长远效益来看,都能有效地提高峰峰集团整体办公效率,降低办公及管理成本,促进企业管理水平的全面提升,为峰峰集团在新的形势下提高企业综合实力、实现经济效益稳步增长创造有利的条件。 参考文献 [1]刘莹.探讨OA系统发展趋势[J].华南金融电脑,2005,(3). [2]陈欣.办公自动化系统的开发与应用[J].四川通信技术,2000(6). 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/bd86f1ff14fc700abb68a98271fe910ef02daeeb.html