文件生命周期理论视域下的电子公文管理策略
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龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 文件生命周期理论视域下的电子公文管理策略 作者：仲福娜 来源：《卷宗》2016年第07期 摘 要：随着信息技术的高度发达和普及，在我国各级政府的行政管理过程中产生了大量的电子公文，如何对这些电子数据进行甄别、分类、归档、存储成为公文管理的重要问题。文件生命周期理论恰好可以对电子公文管理策略提供理论指导，本文即浅析了在文件生命周期理论视域下的电子公文管理策略。 关键词：文件生命周期理论；电子公文；管理策略 早在十二届全国人大三次会议上，国务院总理李克强作政府工作报告时就提到要“推广电子政务和网上办事”，此后几年又在不同场合多次要求“全面实行政务公开，推广电子政务和网上办事”。在电子政务建设加速的过程中，产生的海量电子公文亟需进行专业化管理。然而，现阶段我国的电子公文管理领域，不论是方法论还是体制机制、具体管理实践都还不能与电子政务的发展相匹配，致使大量电子公文不能充分体现其现实以及历史价值，同时也不利于政府行政效率的提高。在这种状态下，亟需我国档案学专家学者以及电子公文管理人员汲取国际优秀档案学理论成果，为电子公文管理提供理论指导，并设计出科学合理电子公文管理机制、流程、办法。笔者认为，文件生命周期理论恰好可以对我国的电子公文管理策略提供理论指导。 1 文件生命周期理论与电子公文管理概述 文件生命周期理论发轫于二十世纪四十年代，该理论研究的问题主要是两个，第一是文件从生成直到因价值耗尽而被销毁的全运动过程；第二是文件生成以后由于具有长期的历史价值而被永久保存的全运动过程。其最大的理论价值之一是改变了过去人们对文件管理单一、静态的眼光和方法，形成了系统、动态的文件管理方法论。 二十世纪后期，电子技术和信息通信技术取得了飞跃式的发展。在文件管理领域，以纸质文本为单元的文件日渐式微，以电子数据为基本形式，以电子硬件为载体的文件成为主流，生成、传递、存储方式的改变使得原有的文件生命周期理论已经不能很好地适应时代的发展。于是文件连续体理论充应运而生，作为文件生命周期理论的补充，它主要研究电子文件的运动过程和管理规律，将电子文件的生命周期概括为“往复运动于从生成到处置的连续体中的一个过程”。国际以及国内学术界对电子文件生命周期的划分均强调了对电子文件管理前端控制工作的重要性。 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 我国的电子公文是指从中央到地方的各级政府机关以及事业单位由国务院统一装配的电子公文处理系统形成的标准化电子公文数据。国家机关作为我国社会管理工作的主体，其公文管理工作就显得格外重要。 2 文件生命周期理论指导下的电子公文管理策略 文件生命周期理论对我国的电子公文管理工作有着重大的方法论指导意义，它为文件的价值界定和甄别提供了理论依据，为文件以及档案的一体化管理明确了工作方向。在具体的电子公文管理实践领域，应当采取如下管理策略： （一）充分做好电子公文的前端控制 电子公文文件本身就具有运动过程一体化的特征，其生成、传递、存储几乎没有明显的地域、介质区别，因此在对电子公文管理的“顶层设计”就十分重要，做好了前端控制，后续的管理工作便会便捷、流畅。 1.构建完善的电子公文处理系统 电子公文处理系统应包括公文文件从设计、生成到最终保存或销毁的全部环节，要实现相关硬件软件的一体化设计。在设计架构中，应兼顾高效性和完善性，既方便公文管理的具体操作和全程监控，又要涵盖公文管理的全过程要素。概括而言，电子公文处理系统应有系统设置、公文标准模板、公文撰写、临时公文管理、文件归档、查询等子系统功能，同时嵌入先进的算法系统，使其拥有一定的自动分析、标注、分类等功能，降低人工公文管理的劳动量和错误率。 2.建立电子公文处理的标准化流程 电子数据天然具有标准化的特点，因为其产生和传输都是在标准化程序语言和设备中完成的，因此，进行电子公文的处理必须相应地建立高度标准化的流程。它既是实现电子公文高效管理的必由之路，也契合电子文件自身的运动规律。我国应以电子公文中心为核心，制定公文传递以及销毁或保存的完善、精细的标准规定，同时制定标准化的传输流程；另外，还应建立标准化、自动化的公文管理控制流程，确保所有电子公文管理工作有法可依，有章可循。 （二）进行电子公文的全程一体化管理 澳大利亚档案学专家弗兰克·阿普沃德（Frank Upward）提出的文件连续体模型将电子文件的运动全过程纳入由四维度、十六个要素构的成动态坐标体系，把电子文件从生成到销毁或永久保存的各个环环节以及相关因素视为一个互相联系的有机整体。该文件连续体模型对我国电子公文管理工作的借鉴之一就是应进行电子公文的全程一体化管理。 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 这要求电子公文管理工作人员要建立现代电子信息生态观，以综合动态集成的管理理念和以过程为中心的工作方法应对庞杂的电子公文管理工作的挑战。在具体实践中，应摒弃传统的文书与档案工作分管的机制，建立文书工作与档案工作合二为一的一体化管理体制。与此同时，要加强对电子公文管理工作者的职前和在职培训，树立新理念，学习新技能，保证其能够达到“文档不分家”的工作要求；此外，应加强电子公文管理不同部门、不同人员之间的协同配合，建立便捷、畅通、高效的沟通及信息反馈机制，确保电子公文的一体化管理落到实处。 3 结束语 经过近一个世纪的发展，文件生命周期理论已经成为一个较为完备的电子文件管理理论体系，世界各国都在借鉴其理论成果指导本国的电子文件管理实践。现阶段我国的包括电子公文管理还存在一些体制机制障碍和现实工作短板，形成这种局面的一个重要原因就是我国的电子公文运动流程体系建立过程中没有充分利用文件生命周期理论的理论成果，我国的电子公文管理人员对文件生命周期理论的研究不够深入，理解不够透彻，无法很好地用它来指导具体的电子公文管理工作。因此，学界同仁有必要进一步加深对文件生命周期理论的研究，也希望本文能够给所有相关人员提供些许有益的启发。 参考文献 [1]刘晓玲.电子文件生命周期理论对档案管理的启示[J].档案管理，2013，04：56. [2]汪独友.电子政务中的电子公文安全问题分析[J].南方论刊，2015，12：64-65+83. [3]张雅君.电子文件生命周期管理理论实例化研究[J].兰台世界，2014，14：9-10. [4]汪汉英.电子公文归档初探[J].机电兵船档案，2012，03：51-52. 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/cd82847df31dc281e53a580216fc700abb6852d6.html