办公软件管理规定 1、主题内容 本规定规范了控股办公软件的应用、管理等工作。 2、组织分工 2.1 信息技术管理部负责办公软件的维护、管理。 2.2 其它部门、公司负责办公软件的应用。 3、主要内容 3.1办公软件范围 3.1.1本制度通用办公软件范围主要是控股电子邮件、OA协同办公软件。 3.2控股电子邮件系统管理 3.2.1电子邮箱分类 3.2.1.1电子邮箱按照注册形式分为个人邮箱、部门邮箱、公司邮箱。 3.2.1.2电子邮箱按照接收形式分为一对一发送、邮箱列表发送（发送一个邮箱名称在列表中所有邮箱都可以收到）。 3.2.2电子邮箱申请、注销 3.2.2.1电子邮箱实名制管理，申请人需从网站中实名命名注册。 3.2.2.2部门及个人信箱的命名建议以申请者名称的汉语拼音字母组成。邮件发送列表由使用部门提出申请并提供邮箱列表明细，信息技术管理部审核后开通。 3.2.2.3注册后从OA系统中按照账号开通申请审批。 3.2.2.4批准通过后由信息技术管理部邮箱管理员进行系统开通。 3.2.2.5员工离职申请流程知会到信息部邮箱管理员后当天对邮箱注销。 3.3电子邮箱使用管理 3.3.1电子邮箱使用者凭用户名、密码进入邮箱。 3.3.2电子邮箱可用于对内或对外文件传输。 3.3.3单个邮件附件控制在20M以内，群发邮件附件控制在5M以内。 3.3.4邮箱三个月内无登陆记录，邮箱管理员对该邮箱进行禁用。 3.3.5严禁在邮件讨论区对公司、部门或他人进行人身攻击，发布毫无根据的内容。 3.3.6严禁发送含有危害社会安全言论和政治性评论的邮件、带病毒邮件和垃圾邮件。 3.3.7接收到含有反动、涉黄、危害国家安全、有伤风化等信息的邮件，用户应立即删除并上报信息技术管理部，列入垃圾邮件黑名单。信息技术管理部应用反垃圾邮件系统对邮件进行过滤。 3.4 OA协同办公软件使用管理 3.4.1 OA管理员管理 3.4.1.1控股信息技术管理部设置OA管理员，各产业公司办公室设置兼职OA管理员。 3.4.1.2控股OA系统管理员负责控股各部门OA系统页面维护、各公司OA管理员培训、服务器的管理维护。主要职责为 3.4.1.2.1负责控股各部门OA系统用户注册、注销等管理。 3.4.1.2.2负责控股公司各部门人员的OA系统知识培训和技术指导工作。 3.4.1.2.3负责控股各部门统一表单的新增、完善工作。 3.4.1.2.4负责OA系统软件的维护管理、数据备份。 3.4.1.2.5负责制定OA系统应急方案、完善系统技术操作规范。 3.4.1.2.6负责对系统审批节点的执行情况进行日常监督。 3.4.1.3各公司OA系统管理员负责本公司OA系统页面维护、使用人员培训等工作。主要职责为 3.4.1.3.1负责参与本公司、部门工作流程的定制。 3.4.1.3.2负责本公司、部门OA系统文件夹的建立以及上传文件的归档。 3.4.1.3.3负责对审批效率进行监督。同时根据本公司、部门工作需要提出优化建议。 3.4.1.3.4负责本公司、部门人员的OA系统培训并接受控股公司系统管理员的指导和工作安排。 3.4.2 OA协同办公软件组织架构管理 3.4.2.1控股OA管理员、各产业公司OA管理员每年年初在任职文件下达后24小时内在系统中将架构修改完成。 3.4.2.2员工离职申请流程知会到信息部OA管理员后1小时内对账号进行注销。 3.4.3 OA协同办公软件应用 3.4.3.1控股通知、公告等受众是全体员工的通过OA系统发布；定向群发文件通过邮箱发送，个人之间传送文件自主选择渠道。 3.4.3.2各审批节点人员必须在1小时内处理完成待办事项。 3.4.3.3因出差、请假等原因超过3天内不能登陆处理时，要求通过设置代理人员代为办理。 3.4.3.4“电子印章”和“手写签名”均设置单独的密码，具备相应权限的用户应妥善保管好单独的密码。 3.4.3.5未经管理人员的同意，任何人不得随意让无关人员查看OA系统中的内容。 3.4.3.6系统中各审批表单、审批流程统一由归口部门负责，各OA管理员不得随意变更，变更时需由归口部门提报书面申请后统一调整。 3.4.3.7控股OA管理员、各公司OA管理员不定期对OA审批节点进行抽查并对检查情况进行通报。 4、处罚 4.1在讨论区发布人身攻击且毫无根据内容的，每次罚款50元，造成经济或名誉损失的由个人承担。 4.2利用公司邮件、OA系统聊天的，每次罚款50元。 4.3因未按时登陆，造成接收的文档未及时查看而影响工作进展收到一次投诉责任人罚款50元。 4.4无书面申请随意变更表单流程，OA管理员罚款50元。 4.5发送垃圾、涉黄、危害国家安全、有伤风化文件的用户，每次罚款500元。 4.6遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，造成控股公司损失的，罚款1000元，造成经济损失个人承担。 4.7非工作需要利用办公软件向外发送控股公司生产经营信息的，每次罚款1000元，造成经济损失个人承担。 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/db4658d5ec06eff9aef8941ea76e58fafbb04533.html