浅谈如何加强行政办公用品管理 摘要：加强办公用品管理是提高管理水平、减少财产浪费的重要举措。行政办公用品管理作为企业经济发展的重要后勤部分，必须要紧跟企业发展的步伐，做出相应的改革。由于办公用品种类多，繁杂，购置分散且不容易管理，因此企业管理人员需要重视这方面并采取相应措施进行完善与提升，将注意力更多的放在内部可持续的管理政策上。 关键词：行政办公用品管理；完善责任制度 着我国经济发展水平的不断提高，在发展的同时，对办公资源的合理利用不够重视，常常出现资源浪费较为严重的现象，造成了成本的增加、资源的浪费，不利于企业发展。还有一些办公用品存在管理不良等问题，为企业造成了恶劣的影响，采取有效的手段将上述问题有效解决是当前电力企业面临的主要问题。 一、加强行政办公用品管理的意义 1.提高员工的工作能力。为了使员工更加有效率地完成平时的工作，更好地履行自己的职责，提升其工作能力是势在必行的，办公用品的有效管理规范使用方便了员工的使用且提高了员工的满意度，因此是其能力提升的因素之一。 2.改善企业工作质量。员工对办公用品的管理有了较好的满意度，在日后的工作中事故发生几率会有所降低；可以增加责任感，每次工作时会更加的认真；可以增加管理意识，使管理者的水平提升，做到更加有效的管理。因此，企业办公用品管理质量的影响是不可估量的，有利于企业建立高效的工作系统。 二、场所各部门办公用品管理现状 当前，场所各部门办公用品使用情况尤为混杂。针对场所各部门员工对办公用使用的态度，员工普遍对办公用品使用重视程度较低，调查中很多员工长期以来都不关心办公用品使用情况，当前办公用品使用浪费较为严重，日常工作中的各种浪费行为屡见不鲜。针对办公用品使用浪费是否与个人情况有关联，相比于年龄较大的员工，年轻员工更关心办公用品管理情况。采集场所各部门对办公用品供给情况的满意程度，普遍都认为当前办公用品采购机制不健全，存在很多问题，并提出了相对应的改正措施。比如认为办公用品采购机制不健全，缺乏监管机制，招投标制度不科学等等。 1.办公用品管理工作的规范性较差。办公用品管理的一个重要因素是用品管理的规范化和规范化。然而，由于中国的经济仍处于发展的转型期，许多行业都在发生变化，许多行业的标准化和标准化程度不高。当然，这个问题也反映在国内企业办公用品管理问题上。现阶段，在中国很多企业办公用品管理工作的责任分工是极其混乱的，内部管理秩序管理不到位，用品管理和分类不明确，用品放置没有规定的场所。因此没有规范的办公用品管理工作不仅给企业本身带来了一些问题，阻碍了企业办公用品管理的信息化，同时也给其他部门在企业工作中造成了一定的障碍，不利于企业的良性发展。 2.办公用品管理整体满意度低。在企业办公用品管理中员工满意度情况会直接影响员工的工作效率，从而与整个公司的绩效挂钩，然而当前大部分企业办公用品员工的满意度处于一个较低的水平，是管理体制不科学导致的问题之一，这种情况严重打击了员工的工作积极性，员工工作的动力急剧下降，这是管理制度本身造成的后果，低了员工的工作积极性与企业的绩效水平。 3.管理模式陈旧。随着科技的发展高新技术产业的发展和推广，新事物层出不穷，其形式和内容多样而复杂，办公用品管理的规模进一步扩大。然而，大多数单位跟不上新时代的发展。大多数企业不能用计算机和网络技术进行办公用品管理服务，一直采用传统的操作模式。 三、管理建议 1.加强制度建设，规范管理流程。健全的制度是规范管理的基础。但不少人认为，办公用品单价不高、较为零散，加强办公用品的管理显得小题大做。这种认识存在着误区，办公用品虽然零碎，如得不到妥善管理，滋生的浪费、舞弊日积月累也将对企业的财务管理带来很大的负面影响。加强办公用品管理制度的建设，首先要明确管理的目标。办公用品的管理应以服务企业核心为宗旨，以勤俭节约、防范舞弊为目标。勤俭节约杜绝浪费，就要在制订计划时详细分析库存的现状、采购的性价比，避免盲目采购；防范舞弊就要求对办公用品管理的各个环节考虑风险点，设置控制程序。其次要注重制度的全面性。办公用品管理制度应当包括对制定计划、采购方案、验收入库、领用授权、日常保管、内部监督等全过程的管理，以上程序缺一不可。制度设置后，可通过内部审计部门实施“穿行测试”来审验制度是否健全以及可执行能力。最后要注重制度的可操作性。要结合企业的实际情况，具体问题具体分析，制定科学规范、操作性强的制度。内部控制的设置会带来管理成本的上升，因此也应考虑如何避免繁琐，做到简明实用，方便相关人员遵照执行。 2.加强采购与付款环节的管理。请购环节调查显示，仅三分之一的事业部、机关和各科室制定了办公用品书面采购计划；仅10%的事业部、机关和各科室对办公用品采购设置了书面请购单。本文认为，企业事业部、机关和企业办公室在办公用品采购中有必要对大额、集中的采购制定书面采购计划，并在预算申报中体现，杜绝盲目、随意性采购。同时应设置书面请购单，明确在请购中的审批权限、手续，建立有关流程。采购实施环节目前主要存在的问题：由询价人员自己确定供应商。询价与确定供应商属不相容职务，由同一人担任，可能产生舞弊风险。本文认为，企业的事业部、机关和各处室在办公用品具体采购中应至少保证两人以上参与，对询价与确定供应商、采购与订立合同等环节做到职责分离、相互制约。验收付款环节主要存在的问题：由采购人员负责验收，缺乏书面验收记录。采购与验收由同一人员担任无法做到职责分离，可能出现采购人员与供应商不正当交易、供应商提供劣质产品、“以次充好”等现象。本文认为，企业的事业部、机关和各处室应设置专门的验收人员，与采购人员相分离，并对验收情况做好书面记录。 3.加强领用与保管环节的管理。日常管理环节包括物品领用、保管两个方面。从调查结果来看，在领用与保管环节中主要存在的问题为：领用审批形同虚设、无有关资产台账、忽略盘点等。在办公用品的领用、保管环节中，首先，应完善领用审批手续。企业可结合实情，设置统一的领用单据，领用者凭授权人签字授权的领用单，向保管人员领用，防止领用中的铺张浪费等。其次，应建立办公用品台账，对办公用品的进货、领用、报废、维修情况均应记录。调查显示，有的事业部、各处室虽然设立了领用登记簿，但仅对领用情况进行记录，无进货等记录，信息不完整，直接影响对结存数的管理。最后，应加强办公用品的盘点工作，定期盘点，将账面结存数与实际库存数核对，做到账实相符，保障资产的安全性。 办公用品管理是一门科学性的体系，是公司财务和资产管理的重要部分，也代表着公司的形象。目前为止，多数企业办公用品管理工作已经取得了一定的成效，但是仍有层出不穷的问题，随着企业的迅速发展，为了保证企业的绩效和工作人员工作的积极性，企业管理人员对于办公用品管理工作必须重视起来，制定完整科学的管理制度，提升办公用品管理的质量，以便于提高企业的竞争力，促进企业的发展。 参考文献： [1]钱建.高校办公用品管理现状调查分析及建议[J].新会计.2018.09. [2]王娜.办公用品管理系统应用研究[D].哈尔滨工程大学.2018.1：6-10. [3]朱涛.办公用品采购供应链管理及问题分析[J].科技创新导报，2018.08. 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/dbb4ccb4f32d2af90242a8956bec0975f565a454.html