讲座要点总结
这是一篇商业学讲座,它围绕无纸办公室(paperless office)的两个优劣展开话题。
第一,无纸办公室可以帮助缩减租用的办公室空间(cut back on the amount of office space they rent),以此来省钱。之前,纸质文献需要放在成排的档案柜里,占据了大量空间。但是现在,成千上万的电子文件可以储存在硬盘里,只占用了一点儿空间,避免了花大钱租用办公室。例如,教授的妹妹在一家律师事务所上班,需要保存所有客户的档案。现在,无纸办公室帮助他们规避了在写字楼租用多余的空间,省了一大笔钱。
第二,无纸办公室帮助员工更容易更快速地找到所需信息(access all information they need more easily and quickly)。之前,如果找一份纸质档案,员工需要走到档案柜,打开多个抽屉,挨个查看直到找到所需的文件,再走回办公桌。但是现在,员工会更容易更快速地找到所需的资料。例如,教授妹妹的办公室以电子形式储存文件,当客户打电话询问问题时,员工可以在电脑上查找文件,并快速在电话上回答问题。
讲座词汇总结
paperless office 无纸办公室;cut 缩减;space 空间;law firm 律师事务所;file 文件;client 客户;paper document 纸质文献;employee 员工;filing cabinet 档案柜;drawer 抽屉;rent 租用;store 储存;extra 额外的;save money 省钱;office building 办公楼
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