文件档案管理规定 一、 目的： 为了加强公司文件档案管理工作，充分发挥文件档案作用，全面提高文件档案的管理水平，有效地保护及利用文件档案，为公司发展服务，特制定本制度。 二、 范围： 项目文件、各类规章制度、人事、工作资料、会议记录、合同、协议、以及添置设备、财产的产权资料等相关文件。 三、 管理员职责： 1. 按照有关规定做好 文件材料的整理、分类、归档等工作，做到摆放整齐分类清楚。 2. 按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。 3. 管理员应当遵纪守法、忠于职守，严格执行档案管理制度，努力维护公司档案的完整与安全。 四、 管理制度： 1. 保密文件严格执行国家的保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全。 2. 文件材料的收集管理。 (1). 公司指定专人负责文件材料的管理。 (2). 文件材料的收集由部门或经办人员负责整理，交由综合办审阅后归档。 (3). 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，并交由管理员备案存档。 3. 归档范围： (1). 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录等。 (2). 公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 (3). 公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表及简报等。 (4). 公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 (5). 公司的大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 (6). 不包含财务档案 4. 归档要求 (1). 公司生产、经营等活动中形成的文件材料应由各部门及各项目负责人收集齐全、核对标准、系统整理后归档。文件材料缺项有权拒收并限期整改。 (2). 归档的文件材料必须齐全完整。 (3). 归档的文件材料，字迹工整、图面清晰、纸质优良、签署完备、案卷折叠要标准规范（封面需要书写应使用中性黑色笔书写，字迹要工整、清晰）。 (4). 在归档的文件材料中，应将每份文件的正本与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 (5). 档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 5. 借阅原则： (1). 公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《档案借阅登记》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由综合办经理签字批准，受控文档的借阅要由常务经理签字批准。 (2). 必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。 (3). 档案借阅的最长期限为壹周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，上报经理处理。 (4). 不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等。 (5). 必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。 (6). 不准转借，必须专人专用。 (7). 用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知管理人员另行办理续借手续。 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/14c8d45fb62acfc789eb172ded630b1c59ee9b3e.html