传真收发服务流程与规范 传真收发服务流程与规范 服务程序 服务规范 1．准备工作 (1）客人来到商务中心要求接收或发送传真时,应根据服务规范向客人说明收费标准 （2）将收到的传真根据传真上的传真号和所标的页数分好并用订书器订好 （3）检查客人准备好的文件、资料或帮助客人打印的文件、资料是否符准备工作 合传真要求，请客人确认要发送的国家及地区代号、传真号码等 2．收、发传真 收、发传真 （1）发送传真 ①按照发送传真的程序将所有传真文件正文朝下,放入纸槽内，拨国家代办理结账、登记 号或地区区号、传真号码，听到对方传真信号后，按启动键 ②若对方的传真与电话为同一线路而对方处于通话状态,须拿起电话告知对方接通传真机，听到传真信号后再按常规方法发送 ③发送完毕后，将传真号码、发送页数及所用时间写在收费单上 ④若客人多或线路不通暂时发不出去，应礼貌地向客人解释；若客人不着急，告诉客人发出后将把原件送回房间，填写收费单，请客人先签单；若非住店客人，须先付100％押金，发出后通知客人来取原件 （2)接收传真 ①接待员打电话通知客人，告诉客人商务中心刚收到他的传真，按客人的要求由行李员将传真和商务中心收费单一同送到客人的房间交给客人,由客人在商务中心收费单《客人签字栏》中签字 ②若客人不在，可请总机用留言的方式通知在店的客人 ③若是当日有预订的客人的传真，填好商务中心收费单，并连同传真送到前厅接待处，并请总机用留言的方式通知客人 3．办理结账、登记 （1)接收或发送完毕后，接待员将传真原件及发送报告交给客人 （2）若是住店客人确认其挂账，则将客人的传真和商务中心收费单送到前厅接待处,放入客人的档案夹中；非挂账或非住店客人则请其直接付账 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/658e0e756a0203d8ce2f0066f5335a8103d26634.html