现代办公条件下速记技能的重要性
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现代办公条件下速记技能的重要性 作者：贾 凡 来源：《广东蚕业》 2018年第8期 摘 要 随着我国办公自动化进程的不断发展和推进，信息传递的速度越来越快，这就对秘书信息记录和交流工作提出了更高的要求。速记作为一种可以随时随地记录信息的快速书写技术，具有任何办公设备都不能替代和难以比拟的优越性。文章意在对速记技能在现代办公条件下速记技能的重要性进行简要的分析和阐述。 关键词 现代办公条件；速记；重要性 中图分类号:H026.1 文献标识码:C 文章编号:2095-1205(2018)08-134-02 当今社会科学技术在突飞猛进、日新月异的发展着，速录机以及语音识别系统的出现和快速发展，对于原始的手写速记有很大的冲击，甚至有很多人认为这项技能应该退出秘书工作的“历史舞台”。但是，由于速记不受时间、地点、空间等客观条件的限制，只需要一支笔、一个本就能够随时随地的从事快速记录，因而，不仅是在办公自动化程度不断提高的现在，即使在全面实现“无纸化”办公的未来，速记技能不但不会消失，而且依然大有可为。 1 速记的特点和原理 速记，就是人们运用一种简便的记音符号或文字快速书写法，迅速、准确的将信息记录下来的一种高效、使用的书写技能和方法。它是文字的辅助性工具，具有速符简洁系统、规则严格灵活、记录快速准确的特点，而且用具简单，易于操作，可应用于一切记录场合。 我国目前常用的速记方法分为拼音速记法和汉字速记法两种。拼音速记法是用简单而系统的符号和有规则的省略方法，以记音的形式来实现记意的目的的。拼音速记符号的读音是根据《汉语拼音方案》的原理设计的，形体则是力求简洁、系统、易学、易用，符合书写运动的书写习惯。而汉字速记法则是采用草书连写法和以汉字的构造方式、书写方法及汉语的结构规律、语法规则为依据，为快速记录语言信息而确定的书写简化规则和略写方法。 2 速记应用的范围和作用 2.1 速记工作大有可为 速记作为一种高效书写方式，应用范围及广，可以说涉及到社会活动的各个领域，能够记录和传递方方面面的信息。简单地说，记录和传递有声语言是速记的最基本功能，是记录活动活动中最集中、最大量、最直接、最具体的体现，也是人们对记录活动最直观的理解。 速记常应用于会议、谈判记录。会议记录是会议全貌的直接反映，也是会后起草会议纪要等会议文件的直接依据，同时可以作为历史凭证在日后的查考工作中发挥重要的作用。所以，无论召开何种类型的会议，也不论会议的规模大小，都必须做好会议记录工作。要想充分而完整的记录会议全貌，速记是最佳的选择。速记对于谈判工作的重要意义也是一样，为了交换意见、求同存异、实现各自的需求，谈判往往需要反复地进行协商。而及时、完整、准确地记录谈判的内容和过程，在深度分析对方的意图、制定下一步策略、促进双方合作方面具有重要意义。 记录领导口授指示和讲话也是速记技能可以充分发挥其功效的场合。在日常工作中，领导会根据实时的工作情况不断地向秘书下达口授指示。这些指示一般都具有及时、紧迫、针对性强的特点，往往需要及时发出，迅速执行。虽然录音设备已经在很多时候被广泛应用，但是当领导向秘书口授自己的工作意图，秘书通过快速记录的方式记录下来，依然是日常工作中最常使用的一种方式。同样，领导的工作中也少不了参加各种会议、会见会谈、外出视察、调研或者基层现场办公，这些时候，往往都需要讲话或者发言，甚至当场做出一些重要的决定。此时，领导的讲话大都是针对某些特殊问题有感而发，经常会产生一些新的观点和想法。因此，秘书必须视领导讲话的具体情况认真进行记录。而要想尽量做到有言必录，就必须使用速记技能。 除此之外，在日常的接打电话、值班、来访工作也离不开速记技能。接打电话是秘书传达领导指示、沟通各方信息、联系整体工作的重要方式和手段，具有快速、高效、便捷的特点。准确及时的记录通话信息对于秘书工作十分重要。秘书工作中有一句话叫做“左手摘机、右手记录”，这句话充分说明了快速记录技能在接打电话工作中的重要性。值班工作是秘书部门和秘书日常工作之一。做好值班工作记录，对于机关单位的信息沟通、应急事务处理和保持工作的连贯性方面，都具有重要的意义，将快速记录的方法应用于书写值班记录是十分必要的。随着人们维权意识的不断增强，接待来访在秘书日常工作中占据着越来越重要的位置。对已来访的人员，一方面要做到彬彬有礼，一方面要关注来访者的来访意图，对于他们所反映的情况，提出的意见或者建议，尤其是涉及到重大事件、热点难点问题时，一定要尽可能完整的进行记录，以便于领导或者相关部门处理问题。速记的使用，一方面可以保证来访情况得以完整记录，一方面在涉及重大问题时，可以起到保密的作用，确保重要信息不会提前被知晓和泄露。 3 速记技能的发展前景 伴随着高新技术和现代办公设备的普遍应用，记录人类语言的新技术也不断得到更新，出现了众多的速录软件、速录机以及语言识别软件等。速记与之并存、优势互补构成了以计算机为主体的记录和处理语言信息的新技术系统，极大地改善了人们记录语言信息的书写条件，使之走上了现代化的道路。 面对这一变革，有些人产生了一种误解，以为有了这样的新技术，速记就可以被替代，自然也就没有什么前途了。毋庸置疑，有些新技术、新方法、在其被认定、被广泛使用之后，原有的传统的、落伍于时代的技术和方法即被取代，这也是历史的必然。但是文字和速记与其他技术的本质区别在于，它是一种书写技能，会随着新技术的发展而融于新技术，并推动新技术的发展，而不会被取代。19世纪末，当打字机发明以后，就有人预言，人类的书写劳动已经进入了半机械化的程度，铅笔和钢笔已经快要进入博物馆了。然而，从第一台打字机问世到现在已经一百多年了，铅笔和钢笔依然是人们最简便、最常用、最主要的书写工具,而随着信息技术的普遍应用，机械打字机却已经进入博物馆了。 速记是人类社会文化和文明不断进步的产物。从文字产生时候的人类文明史中，它一直是文字记录信息的辅助性工具，解决了文字书写速度缓慢，不能与口语吐字频率同步的矛盾，对语言信息的存留，历史、知识、科技和经验的积累与传播做出了重要贡献。在当今世界，速记仍然发挥着不可替代的作用。例如美国，可以说是信息技术最发达的国家之一，从事速记工作的各类人员过百万。英国、法国、德国、日本等科学技术相当发达的国家，从事秘书、新闻、法律等方面工作的人员大部分都能够应用速记进行快速记录。在我国，虽然速记技能不如上述国家这么普及，但是速记工作也在我国社会建设的各个阶段发挥过重要作用。 3.1 速记与记录语言信息新技术相结合 从客观实际来看，任何一种新技术、新方法，都邮寄的特定功能好人应用范围。自然也就存在着一定的局限性，不可能是万能的。例如速录机，它也不可能应用于一切场合。国与国之间领导人的会见与会谈；政府间的合作与交流；关系到国家、地区前途与发展的决策性会议以及重要决策出来之前；商务合作、贸易洽谈、科技交流、磋商谈判等，一般都会有特殊的约定或者知悉范围，不宜或者不允许使用速录机。新闻采访、宾客接待、秘书记录领导口授指示等，也不可能随时随地使用速录机。而在这些时候，唯一可以稳定发挥作用的就是速记。而且，由于它特殊的书写方法和方式，在保密方面具有很大的优越性。这既可以解决特定场合的记录问题，又可以充分发挥电脑或者速录机的优势。这就是速记与电脑、速录机的最佳结合。 再如录音机，它也不可能适用于一切场合。在不宜或者不允许录音的场合或者不愿意接受录音的人，录音机的使用就收到了很大的限制。在功能上看，速记与录音机是两种不同的工具。虽然两者都可以记录语言，但是录音机只能如实的把语言记录下来。如果想把录音的文字转换为文字，则更是费时费力。同时，录音机记录语言，不管有什么样的需要，只能机械的录音，而用速记记录语言，完全是“智能操作”，既可以详尽记录，也可以记录纲要，删繁芜、选重点，运用起来十分灵活。由此可见，录音机适用范围尽管十分广泛，也取代不了速记。反之也是一样，录音机记录语言，可以把讲话人的口音、语调、吟唱，都可以生动的记录下来，这是速记所不能及的。由此可见，速记与录音机既不能相互取代也不能互相排斥，完全可以配合使用。 因此，在现代办公技术飞速发展、信息高速传递的今天，速记在记录信息、传递信息方便依然有着不可比拟的优势。速记技能不但不能忽视，反而需要提高重视，让速记技能在秘书工作中发挥更大的优势。 参考文献 [1]吴士健,耿凤华.秘书双式速记(第二版)[M].中国人民大学出版社,2008. [2]范立荣总,范立荣.手写速记教程[M].中国人民大学出版社,2008. [3]谭书旺.汉字速记实训教程[M].中国物资出版社,2011. 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/8ad5598ad7d8d15abe23482fb4daa58da0111cb0.html