商务,会议筹备

商务实操演练

1、某大公司的总裁带领包括技术、财务等部门的副总裁及其夫人组成了一个高级商务代表团去日本进行一次为期8天的谈判。假如领导安排你协助筹备

谈判工作，你将如何收集对方的谈判信息。

以下为秘书人员提供一些参考方案：秘书人员收集谈判信息的重点包括对方的谈判目标、对方的谈判风格与专业才能、双方的谈判筹码SWOT分析、谈判

时机SWOT分析、探知对方的主要意愿预测对方的底线以及第三方竞争者的竞争条件。就本案例来讲，谈判双方是外商，这些资料最好由我国驻外商业

机构或可靠的外国商社，外国朋友提供，也可以由外商自己提供，但要判断其可靠程度。

2、某公司计划同一家商场做一笔计算机生意，公司委派你协助业务经理做好谈判工作。公司以前从未和这家商场打过交道，为了使得双方能够达到

双赢的目标，在进行实质性谈判前，你如何创造一个良好的谈判气氛。

以下为秘书人员提供提供一种参考解决方案：

(1)为了创造一个良好的气氛，秘书人员可以通过预测谈判的气氛，寻找谈判双方的共同语言以及开始谈判前，5-10分钟寒暄等方法；

（2）做好开场白，建立良好的谈判气氛：

（3）开始交谈时，通常谈一些轻松的话题、非业务性的话题，如时事、名人轶事、旅游风景线路、名胜古迹、当地的风俗人情和体育比赛等；

（4）在与外商谈判时，应避免谈论国外忌讳的话题，如个人隐私、宗教习俗等。

会议筹备工作实操演练

1、某公司准备召开一次重要的临时会议，该公司的总经理让秘书陈红向公司的主管部门发送此次会议的通知。陈红没有向主管发送通知，

她想反正是内部会议，只要在公司墙报上贴一张通知就可以了，

请指出陈红张贴会议通知的做法存在什么样的错误，以及可能造成什么后果？

以下为秘书人员提供参考解决方案：陈红忽视了一个问题，即这次会议是公司内部会议

2、某公司将于下周在公司内举办一次重要的产品技术研讨会，秘书小丽负责为该公司各主管准备会议所需的文件资料。由于会议文件资料很多，

且会议食物繁忙，因此小丽就仓促地为各主管准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。

请问小丽准备会议文件资料的做法有什么不妥之处？假如有三个主管在会前回复说将有事不能参加会议，你认为秘书小丽需要为这三位主管

准备会议文件资料吗？为什么？

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