连锁便利店小超市商场档案管理制度 第1条：总则 1、为了保障员工档案的完整性、时效性，便于公司内部管理，特制定本制度。 2、员工档案是公司在招聘、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人经历、工作态度、业务技能、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。 第2条：员工档案分类 1、履历材料：应聘简历、面试评价表、背景调查记录等 2、自传材料：身份证、学历证书、体检证明、、职称证、驾驶证、职业资格证、结婚证等其复印件 3、考核材料；试用期考核材料、岗位转正考核材料、职级考核材料等 4、岗位材料：岗位变动记录、培训档案、外派资料等 5、奖惩材料；过失单、奖励单、表扬通告、保证书等 6、劳动材料：试用协议、劳动合同、个人信息资料表、参保资料、退保资料、请假单、辞职申请书、辞退申请书、原单位解除劳动关系证明、本单位解除劳动合同协议书、与公司签订的其它合同、协议等 7、其它有必要纳入档案的资料 第3条：员工档案管理 1、公司人事部为员工档案的归口管理部门，指导监督相关单位的员工档案管理工作。 2、员工档案自员工到岗之日建立，每人一份，按单位归类。员工终止/解除劳动关系时，应将员工档案的材料归入人事档案并予以封存；由专人负责管理。 第4条：相关单位的工作要求 1、公司人事部、各连锁店店长负责涉及范围的员工档案建立及维护工作，自员工入职第一天起为员工建立档案（电子档案自员工入职3天后按照公司规定格式建立）。 2、公司人事部： ⑴负责总部各单位员工档案的整合、归档工作。 ⑵在把相关应聘人员交与各连锁店店长复试时，须将应聘者的材料转交其店长，便于连锁店的人事管理及员工电子档案（其格式按照公司人事部的要求执行）的建立；转交材料包括： A：身份证、毕业证书复印件 B：应聘人员登记表（个人简历） C：1寸近期免冠彩色照片2张 3、总部连锁店： ⑴各连锁店店长安排员工至人事部签订合同时，须将其形成的涉及第2条范畴的员工材料转交人事部归档。 ⑵予每月的3号前将其单位的上个月员工电子档案信息发送至人事部，由人事部进行人事信息刷新。 ⑶各连锁店试用期离职员工的档案，由其连锁店存档。 ⑷员工归档材料包括 A：身份证、毕业证书复印件 B：应聘人员登记表（个人简历） C：1寸近期免冠彩色照片2张 D：试用协议 E：试用期考核材料 F：个人信息资料表 G：其它涉及的材料 4、外地连锁店： ⑴连锁店店长在人事部的指导监督下负责对其单位员工材料，进行整合、建/归档工作，并同时建立电子档案； ⑵予每月的3号前将其单位的上个月员工电子档案信息发送至人事部，由人事部进行人事信息刷新。 第5条：材料及归档要求 1、员工须保证所提供的个人资料真实、有效；若有变更或补充时，须及时（3天内）向公司人事部或所在连锁店申报变更；若造成公司的文书接收不到及其它一切因员工的资料虚假或变更延误而造成的后果，由其全部承担。如果与其解除劳动关系，公司将不支付经济补偿。 2、对恶意提供个人虚假信息的员工，一经查实，一律作辞退处理，公司不支付经济补偿。 3、变更的员工信息相关权责单位须及时调整、归档，归档前必须先对材料进行鉴别，确保符合归档的要求。日后应及时、准确收集员工档案材料所需信息，录入或整合在个人档案中。 第6条：档案保密规定 1、员工档案涉及员工个人及家庭信息等资料，档案管理人员或单位主管应严格做好保密工作，不得随意向公司外人员泄露相关内容。 第7条：档案借阅规定 1、其它单位主管因工作需要查阅员工档案资料的，须经相关管理部门人员同意后方可查询： ⑴查阅总部各单位员工档案：须经人事部经理同意。 ⑵查阅外地连锁店员工档案：须经连锁店店长同意。 2、档案管理人员负责档案借出和收回的登记工作；档案借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。 3、任何人不得擅自将人事档案材料（包括文件资料、电子资料等）带出公司。 4、各单位确定需要销毁档案材料时，必须上报人事部并经人事部经理批准后方可进行。 5、严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。 第8条：档案保存 1、员工档案管理单位需进行对员工档案妥善保管，做好防蛀、防湿、防盗等工作。 2、离职人员和在职人员的档案应及时分开存放，离职人员的档案保存时间不得少于2年。 第9条：附则 1、本制度由公司人事部负责解释。 2、本制度的拟定、修改由人事部负责，报公司总经理批准后执行，修改后亦同。 3、本制度自颁布之日起实施（2009.09.08颁布）。 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/4933d8d5f405cc1755270722192e453611665b5c.html