公司资料库分类建立管理制度 第一条 管理部门 1.文书结案后，原稿由文安公司总部行管部文书管理处归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经行管部主任同意后妥为保存，文书管理部处影本归档，原稿用毕后仍应送行管部文书管理处归档并换回影本。2.各下属机构档卷分类目录及编号原则，由各下属机构行管科一制定及管理；荣誉档案及宣传文书等留存复印件，原件需交由文安公司总部行管部文书管理处归档管理。 第二条 文件点收 文件结案移送归档时，依如下原则点收：1.检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。2.文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。3.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。 第三条 资料名称及编号 1.档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。2.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。4.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。 第四条 资料号编定 1.案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。2.案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。3.档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主 要类别，编列档号。 第五条 资料与资料清理 1 1.归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。 第六条 保存期限 1.永久保存：文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股东会纪录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设计图；(9) 公司CI形象及宣传文案影音（10)其他经核定须永久保存的文书。2.10年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核定须保存10年的文书。3.5年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。4.1年保存：结案后无长期保存必要者。5.规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。 二、资料库分类 文安资料库分类示意图 一级类目 类目代号 类目名称 类目代号 A1 A2 A 公司程序文件 A3 A4 A5 B1 B2 B 公司推广宣资料 B3 B4 B5 C 工程图纸 二级类目 类目名称 公司章程 组织规程及办事细则 人力资源管理制度 行政管理制度 经营管理制度 推广宣传文案 终端形象设计资料 活动宣传影音资料 宣传报刊 网站资料 D1 D 人事档案 D2 D3 高层管理者档案 中层管理者档案 基层员工档案 2 D4 离职员工档案 E1 照片 E 声像档案 E2 录音带 E3 录像带 F1 奖状 F2 锦旗 F 荣誉实物 F3 奖杯 F4 证书 F5 其他 G1 文本 G 电子档案 G2 图片 G3 视频 G4 音频 H1 凭证 H 会计档案 H2 账簿 H3 报表 H4 其他 *****管理咨询有限公司 2014.10.11 3 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/941b514f4bd7c1c708a1284ac850ad02de8007f8.html