人事档案数字化在人事管理中的重要性探讨 罗叶青
说明：文章内容仅供预览，部分内容可能不全。下载后的文档，内容与下面显示的完全一致。下载之前请确认下面内容是否您想要的，是否完整无缺。
人事档案数字化在人事管理中的重要性探讨 罗叶青 摘要：人事档案管理实现数字化管理是对传统档案管理的重大创新，能够在档案的收集、统计、鉴别、查借、整理以及保管等多个环节实施数字化，通过网络技术实现档案信息资源的共享，和传统的档案管理有着很大的不同以及巨大的优势，能够有效提升档案管理的效率以及质量。 关键词：人事档案；数字化；人事管理；重要性 人事档案管理工作是整个人事工作的中心，传统的档案管理效率低下以及质量不高，已经难以适应时代的发展和人事管理需求，因此，需要实施人事档案的数字化管理。人事档案数字化管理是对传统人事工作的革新，本文主要是根据多年的档案管理经验，谈谈人事档案数字化在人事管理中的重要性探讨。 一、实施人事档案数字化管理的重要意义分析 （一）人事档案的数字化管理能够有效推进现代人事管理 数字化人事档案管理工作是现代网络信息技术发展的必然趋势，信息科技的快速发展为人事档案管理的数字化建设提供了有力支持。网络信息技术也是人事档案建设中数字化模式的基础，只有网络技术发展到一定程度，档案管理工作才能够有效依据其自身特点和网络技术结合起来。随着信息科技的发展，档案管理的模式已经由传统手工管理转向数字化管理，借助扫描仪器等设备将相关信息传递到数据库中，同时也可以利用相片存储技术将信息存储到内存卡中，这样的方式不仅提高了档案管理的安全性，更提高了管理工作的效率和质量。通过相关技术将档案信息上传到云端之后，可以依据实际情况开发自身的信息平台系统，完善平台的管理模式，尽量丰富系统的功能，提高系统工作的准确性和安全性，同时还要开发系统的采集与查找功能，节约工作人员工作时间，例如在档案的搜集、整理、类别以及对外借用环节上，都可以借助档案信息管理系统，实现信息的在线共享，提高管理工作的效率。 （二）人事档案的数字化管理能够提高管理综合水平 人事档案的数字化管理能够从根本上提高档案管理工作的工作质量，满足生产经营对于档案管理工作的一系列要求，提高企业整体管理水平。以往，档案管理部门大多采用纸质形式的档案管理，如果需要调出相关资料进行查找就必须要根据档案存放的类别慢慢寻找，找出相应的档案信息资料之后再进行分析整理，这样不仅降低整体的工作效率，还会降低档案信息分析工作的科学性，分析结果可信度较低。相比之下数字化的人事档案模式会自动对档案进行数字编码，每份档案资料都会有其特定的编码，这样在档案资料的查找和收集方面就可以节约大量的人力物力和财力，不仅能够有效提高档案信息的查找速度还能够提高信息分析工作的准确度。与此同时数字化的档案信息管理系统能够根据使用者的信息和检索条件对档案进行智能化搜索，突破了时间空间的束缚，很好地将档案管理工作与智能化技术结合起来，提高服务质量，创新服务模式。 （三）人事档案的数字化管理能够为信息参考提供可靠依据 数字化的人事档案管理能够帮助使用者更好地发现管理环节中有价值的信息，为企业和相关单位的决策者提供可靠的决策依据。当前社会条件下不管是以经济利益为重点的企业主体还是相关的行政事业单位管理人员都将人力资源建设看作是内部发展的重要环节，相关领导者要想对内部的人事管理工作有一个明确的把控，就必须要重视相应的人事档案管理工作，加强对档案管理工作人员的选拔和培养，数字化的人事档案管理能够帮助管理者更加清晰地了解内部人事建设的概况，根据自己的需求对人事档案进行筛选，提炼出有价值的信息，为下一步的决策提供科学依据 （四）人事档案的数字化管理能够加强组织安全信息建设 现阶段组织内部的安全信息建设工作已经成为一个十分重要的话题，数字化的人事档案管理能够有效提高人事档案管理工作的安全性。由于人事档案管理本身流程就十分繁琐，相比于其他管理工作其内容更加复杂，涉及到多种信息的采集、整理、分类和使用，如果采用以往人工管理的方式很容易出现信息的遗漏，这样无疑加大了后续工作的工作量和工作难度。所以在组织内部搭建档案管理的网络系统平台，通过设置信息密码锁等方式将各类信息进行保护和备份，防止紧急情况的发生以及病毒入侵，确保数据存储的安全性。 二、完善人事档案信息数字化管理工作的相关对策 （一）合理挑选数字化人事档案管理的载体 载体对于人事管理工作具有重要的意义，载体是进行人事档案管理工作的重要硬件基础，对于人事档案管理工作有着十分直接的作用，因此，为了完善人事档案数字化管理工作，需要合理选择数字化档案管理的载体。在对信息档案数字化建设载体的选择时要首先考虑到人事档案相关信息数据的安全性以及不可更改性，同时还要充分考虑不同载体的寿命长短问题，不能单纯只考虑信息载体的速度以及便捷程度。 （二）增强数字化人事档案管理的安全性 首先档案部门在进行信息收集和管理的过程中一定要依据相关的法律法规，坚持按照法律原则办事，针对网络病毒的防范工作提出相应的管理办法，依照相关保密法、档案法的规定，结合本单位档案管理工作进展的实际情况，制定相应的管理人事档案信息数字化建设管理制度，完善相应的管理体制和管理手段，增强管理活动的科学性和灵活性，明确不同责任主体的责权利的关系。另外，档案管理管理部门还要针对数字化建设工作开展相应的安全性教育，提高单位整体对于数字化建设工作重要性的认识程度，将其作为组织整体发展的长效机制，提高档案管理工作者的安全保密意识。另外针对当前互联网发展的新趋势，相关管理部门必须要重视网络病毒的防范工作，安装正版杀毒软件，定期对信息管理系统进行防毒和杀毒，确保整个信息系统运行的安全性。最后，在进行数字化人事档案管理建设工作中还要注意新型管理模式与传统模式的有效结合，对非保密信息采取数字化方式实现信息的保护，对于相对重要的保密信息还应当采用传统的保密方式。 （三）健全人力资源管理中的激励体制和约束体制 传统的人力资源管理模式相对单一，与员工的实际工作情况存在一定差距，对此我认为，人力资源管理工作要充分与人事档案数字化建设结合起来，首先要完善相应的薪酬体制，通过合理的薪酬制度调动工作者的工作积极性；第二，要建立适合组织实际发展情况的绩效考核机制，针对不同岗位的不同职责引入先进的考评模式，实现全面考评，在此基础上完善相应的惩罚奖励机制；第三，完善组织内部竞争激励制度，运用优化组合以及竞争上岗的方式确保人力资源能够得到合理配置，提高组织内部人员的危机意识与责任意识。 结语： 综上所述，人事档案管理工作应当转变传统的管理模式，采取数字化管理模式，数字化人事档案管理在人事管理之中具有十分重要的作用，为了完善人事档案管理工作，需要健全人力资源管理中的激励体制和约束体制、增强数字化人事档案管理的安全性、合理挑选数字化人事档案管理的载体。 参考文献： [1]郑新莺.干部人事档案专项审核视域下的学籍档案管理[J].兰台世界,2017,(22):64-67. [2]邹丽敏.强化事业单位人事档案电子化管理的策略与思考[J].办公室业务,2017,(20):170. [3]汪友波.企业人事档案信息化管理的思考[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2017,(10):26-27. [4]徐忠东.流动人员档案管理实证研究——以江苏省S市人才流动服务机构档案管理为例[J/OL].现代交际,:2. [5]肖玉.高校人事档案数字化外包实践——以西南石油大学档案馆为例[J].黑龙江档案,2016,(06):38. [6]刘洋,王春梅.人事档案数字化在人事管理中的重要性[J].企业改革与管理,2016,(21):111+113. 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/94c2c9f9bc1e650e52ea551810a6f524cdbfcb2b.html