龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 永久档案分级管理探究 作者：邹瑞香 来源：《卷宗》2017年第22期 摘 要：对永久档案进行分级管理具有十分重要的现实意义，有利于缓解现行档案价值鉴定理论的单一性与档案管理中的多样性之间的矛盾、有利于缓解永久保管档案数量迅速增加与投入资金不足，档案管理水平低下之间的矛盾、有利于解决档案依法管理与有效查处档案违法案件之间的矛盾。本文对永久档案进行分级管理进行了深入的分析研究，对其重要意义进行了系统全面的分析，并在此基础上提出了对永久档案进行分级管理的具体措施，对从事档案管理的工作人员具有一定的参考价值。 关键词：永久档案；分级管理；探究 1 前言 1999年5月5日，国务院批准修订、同年6月7日，国家档案局令第5号重新发布的《中华人民共和国档案法实施办法》第三条规定：“各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理，分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定。”由此可见，对永久档案进行分级管理对档案资料具有十分重要的现实意义。因此，作为永久档案的管理人员在实际工作中，要结合档案管理的实际情况，有针对性的实施永久档案的分级管理，进而提升档案管理的工作效率，促进我国永久档案分级管理的顺利实施。 2 永久档案实施分级管理的意义 2.1 缓解档案价值鉴定与档案管理之间的矛盾 在当前的档案管理工作中，对档案资料进行价值鉴定的目的是为了确定档案资料的保管期限和档案的村毁，现行档案价值鉴定理论过分的强调鉴定与实践的结果。对于已经鉴定为需要进行永久保存的档案资料不再进行重复鉴定，这就会影响对永久档案资料价值的进一步挖掘。即便同属于永久档案的资料，各自的重要、珍贵程度和史料价值却不尽相同。由于没有实施永久档案的分级管理，目前对于永久档案只能按照相关的规定进行统一形式的保管利用，对于某些非常珍贵的档案资料无法采取有效的保护措施。若对所有的永久档案都按照珍贵档案进行保存管理，就会大大增加档案的保管费用，造成资金的浪费。对永久档案进行分级管理，可以将工作的重心放在珍贵的档案资料上，进而对珍贵的档案资料进行一级管理，给予其充足的人力、财力、物力保障。 2.2 缓解永久档案数量与档案管理资金、管理水平之间的矛盾 随着我国社会的不断发展，近年来永久档案资料的数量与日俱增，这就给档案管理单位造成了很大的压力。由于档案管理单位的发展速度远低于档案资料的增加速度，这就造成了档案龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 管理单位在储存设备、专业人才、管理技术等方面不能满足现阶段永久档案管理的要求。若继续按照当前的档案管理方式进行永久档案的管理，对永久档案不进行分类管理，而采取统一的管理方式，势必会造成许多重要、珍贵、具有较高史料价值的档案资料无法得到妥善的管理，严重时会导致其发生不同程度的损毁，进而导致永久档案资料出现无法挽回的损失。要彻底改变永久档案管理这一问题局面，只有对永久档案实施分级管理，按照档案资料等级的不同，合理分配档案抢救费并依据等级的不同申请档案保护费，进而对珍贵的档案资料进行有效的保存管理。 2.3 解决永久档案管理与档案违法案件之间的矛盾 在现行的档案管理模式下，由于对永久档案资料没有进行分级管理，许多档案管理人员对于所管理的永久档案资料价值没有一个正确的认识，甚至对于一些特别珍贵的永久档案资料没有进行精细的整理编目目录。对珍贵档案的数量、完好程度和附属重要标识没有详细记录。此外，在借阅永久档案资料时，没有进行详细的登记记录，以致当档案卷册中部分档案遗失或其附属标识物脱落乃至被盗等问题发生时无从查起、无从还原，查处时缺乏有力的证据和证明。同时，在处理档案资料的违法案件时，由于对永久档案资料的价值没有进行明确的界定，在对当事人进行处理时，只能按照一般的标准来追究其法律责任，也就不能对违法犯罪案件起到遏制的作用。 3 如何实施永久档案的分级管理 3.1 一级档案的管理 对于归为一级的永久档案资料，首先，要采取有效的措施确保档案实体的完好，例如，对档案资料原件进行纸张脱酸处理，再将其转移至特藏室进行妥善保管；根据原件制作原貌复制件进行展示，用缩微品或全文数字化信息提供阅览；其次，通过互联网对永久档案进行陈列展示，让更多的人认识了解永久档案资料，进而促进一级档案资料中的信息为社会共同享有；再次，要对一级的永久档案资料进行目录登记，逐步对一级档案资料之中所蕴含的价值进行深度挖掘和数字化加工，制作出高质量的档案编研精品，进而健全一级永久档案目录乃至全文信息数据库，为社会提供更加优质的档案服务，将一级档案资料的价值进行充分的开发利用。 3.2 二级档案的管理 对鉴定为二级的永久档案资料，要结合当前二级档案管理的实际情况，提高其储存保管条件，确保其受到较少的外界因素干扰，最大限度的延长其保存时间。同时，还要加大对二级档案资料价值挖掘的资金投入，对其中的信息资源进行有效的开发利用，为社会提供多种形式的文化服务和产品，从而实现二级档案资料价值开发利用的目的。此外，还要将二级档案资料进行数字化处理，逐步对档案资料进行全文数字化，进而代替档案原件提供查阅服务，从而最大限度的减小对档案原件所造成的影响。 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 3.3 三级档案的管理 鉴定为三级档案资料的永久档案，当档案管理资金有限时，可以将档案原件向外界提供借阅服务，但是在借阅的过程中要采取有效的措施降低对档案资料所造成的损坏。对三级档案资料可以有选择的进行数字化，将其中具有长期参考价值的资料进行全文数字化，建立三级档案目录和部分档案资料得数据库。同时，要结合三级档案资料的实际价值，将其中具有一定参考价值的资料通过举办档案陈列的形式向外界进行展示，进而将其中蕴含的价值充分的挖掘出来，为社会提供优质的信息服务。 4 结语 综上所述，对永久档案资料进行分级管理具有十分重要的现实意义，不仅能够对其中珍贵的档案资料进行有效的保护，而且还能最大限度的降低永久档案管理费用，对我国永久档案管理水平的提高起到一定的促进作用。本文对永久档案进行分级管理的意义进行了深入的分析研究，并在此基础上，提出了永久档案进行分级管理的措施，对从事档案管理的工作人员具有一定的借鉴意义。 参考文献 [1]董朝慧.企业档案分级管理存在的问题及对策[J].兰台世界，2016（24）：49-51. [2]张小兰，冉优卓.高校档案分级管理模式探析[J].兰台世界，2015（20）：74-75. [3]易南冰，唐西春.永久档案分级管理初探[J].办公室业务，2016（05）：72-73. [4]范雪香.高校实验室档案分级管理模式探讨[J].城建档案，2016（01）：48-50. 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/ca5f12b46fdb6f1aff00bed5b9f3f90f77c64d42.html