研究生档案管理的必要性探析 一、研究生档案管理工作中存在的问题和不足 1.档案管理人员的淡漠。俗话说：“事不关己，高高挂起。”随着近年来研究生招生方式的改革创新，高校保研指数的增加，研究生规模不断扩大，档案管理工作任务日趋繁杂，很多档案管理工作人员总是用以前的工作经验，侧重于管，而疏忽了理。主观地认为管理好档案就是做好了本职工作，缺乏足够的认识和创新，距离时代的要求也越来越远，导致研究生档案管理滞后，甚至与时代严重脱节。档案是研究生的一张名片，管理人员就是制作名片的人，不仅需要专门有责任心的人员负责，而且需要利用科学技术进行补强管理。然而许多高校忽视了这一点，此项工作是由教务管理人员或办公室人员兼职，而且人员极不稳定，专业化不强，就会导致管理人员责任心下降，从而淡漠研究生档案工作，更谈不上创新。2.档案管理的规范化制度缺失。没有规矩，不成方圆，档案管理工作也是如此。《普通高等学校档案管理办法》就档案的利用和开发也作了明确规定，涉及专利或技术保密的档案不宜开放。若有单位或个人需要查阅时，应持介绍信，经校方批准后，方可查阅。但查阅过程中涉及保密的材料就会出现泄密，在档案管理工作中是需要更加严谨的制度来规范档案调阅工作的。另外，在研究生就业时，总会出现档案中缺少资料或所填写的信息前后矛盾，必要信息丢三落四，字迹潦草难以辨认等情况。等用人单位需要查询档案时或办理其他相关手续时，才发现档案中出现了上述问题，此时，再去校方查询档案去向事宜，补齐所需材料时，就比较麻烦且费时费力。另外，随着信息技术的发展壮大，研究生档案网络管理的兴起，没有一套完整的制度规范为信息技术做保障是不行的。那么就要求我们制定具体的应对改革创新的制度，从根源加强档案管理的质量，补充和完善《普通高等学校档案管理办法》，制定《研究生档案管理办法》，来弥补这种缺失。3.档案管理内容匮乏。各高校对于研究生档案的管理及归档范围基本相同，其内容包含高校招生录取材料、入学登记表、学籍成绩总表、奖惩文件、入党入团材料、报到证存根、体检表、答辩材料、各项培训等级材料等。以上信息大多为研究生入学前的基本资料，档案中反映研究生续研阶段的细节性信息基本没有[1]78。与本科生不同，研究生教育更注重对个体的培养，档案中体现的内容应该是因人而异的，从而体现研究生在校期间每个个体的特点。但档案中对研究生的评价内容，多为空话、套话，表现为公式化的评语，内容单一，不能全面客观地反映研究生的综合素质和能力。另外，一些社团经历和社会实践也无法体现出来，就无法体现以人为本的管理理念。以人为本体现了科学发展观的核心内容，高校是孕育高等人才的摇篮，向社会输出人才的地方，注重德、智、体得全面发展才是补充档案管理内容的实质。4.研究生对个人档案的忽视。研究生在校期间填写的《培养计划和学籍表》、《学位论文开题报告》、《研究生毕业登记表》、《答辩会记录》、《入党志愿书》等材料是由研究生直接填写的，并上交所在院系审核，最终由研究生主管部门审核盖章[2]23。在此过程中，研究生个人缺乏基本档案知识，出现一些不符合规定的现象，随意涂改，忘记张贴照片，自取档案不妥善保管造成丢失，不注意档案的托管工作造成脱离管理等等现象，最终导致自己档案不完整，影响个人转正、提干、待遇。千里之行，始于足下，档案管理工作也是一样。研究生个人要高度重视自己档案的完整性。5.研究生档案管理现代化程度不足。如今，大多数档案管理工作还是沿用传统的管理方法，如手工操作、纸质化管理模式，信息化和电子化发展滞后。即使运用数据，建立档案信息库的高校，也没有跟踪研究生数字档案信息源，没能将研究生的日常生活表现、思想道德品质、学术研究成果以及能力开发有机地体现出来，从而无法构建合理高效特色的管理模式。因子的复杂，无法突显有机的结合，数据统计也极为困难，这些都极大地制了研究生档案资源开发和利用。 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/fc24cb92393567ec102de2bd960590c69fc3d86d.html