财务管理制度2011年10月
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财 务 管 理 制 度 拟稿部 发文方式 荆州鑫华大电脑有限公司 文件编号 HD20111015 发文时间 密级 A 网站 口 传真口 张贴■ 2011年10月15日 一、欠款、经济损失的赔偿，货物和合同管理 （人力资源负责把各个部门负责人的签字清样登记出来） 1、门市不允许欠款，开单时收款全部选现金，如要欠款，要通知财务负责人和公司总经理，经同意后，签字，并由当事人在出库单上写上由“XXX业务员担保”字样，才能发货。客户开支票，门市要通知会计进账，进好账后才能发货。门市业务当时不能付款的，如顾客要求送到用户处才能付款的，必须通知财务随行，以免被骗。 2、技术部装机后发货必须见盖“现金收讫”章和收款员签字的单才能发货，未盖“现金收讫章”的欠款单必须有以下两样签字才能发货：财务负责人或总经理签字，和当事业务员的“XXX业务员担保”字样。 3、仓库发货时注意事项：DIY门市的单仓库必须见盖“现金收讫”章和收款员签字的单才能发货，笔记本店面销售：调货，仓库必须见店长和副店长的有效签字的调拨单，才能发货。非渠道和门市的发货如行业网吧未盖“现金收讫章”的欠款单必须有以下两样签字才能发货：财务负责人或总经理签字，和当事业务员的“XXX业务员担保”字样；以上出库单会计记账都无效。渠道出库单，必须开龙记账，才能发货，仓库必须办理双签字手续，送货人员和经销商收货人双签字。 4、以上2、3条，仓库和技术部未按规定履行手续，造成客户未交钱把货拿走，员工把货领走，收货人收货不认账等情况，由正负部门经理承担60%的责任，当事人承担40%的责任。 5、员工在工作和业务中丢失、被骗和损坏公司财产，造成的经济损失，照进价加运费赔偿，责任的划分是丢失、被骗和损坏的财产由谁负责或在谁手上，就由谁承担。门市丢失货物或被骗，店长承担60%的责任，当班人员承担40%的责任。如果店长休息，由店长助理负责，门市丢失货物由店长助理承担40%的责任，当班人员承担60%的责任。 6、门市入库单由店长和店长助理办理入库，门市店长不允许把货物借给员工和其他人，发现一次罚款50元，部门之间调货要及时调拨和出入库，如发现每件罚款20元，用于奖励盘点做得好的部门。 7、员工在销售中赊款出现的死账呆账，造成的经济损失，按成本加运费加资金成本赔偿，一年后死账呆账折成当事人承担。责任的划分是谁放款给该客户，就由谁承担。 8、公司规定，新客户欠款（指当天不能付现金的），必须通知财务负责人，经同意，由业务员签字担保，客户签字，仓库才能发货。公司老客户5000元以上的销售必须签定销售合同，办理欠款条或借款条。所有的欠款必须公司的财务总监同意，再按公司的合同格式起草销售合同，交公司人力资源和公司总经理审核合同内容。凡欠款业务必须编制预算书，用表格标出品名、成本、资金成本、回扣、利润，欠款资金成本算法是一万元每天4元的资金成本。 9、合同签字盖章后，项目负责人把合同书重要部分复印一份，然后把原件交财务管理备档，财务凭合同编制《欠款催款表》，按时催款和提醒责任人。 10、签合同时，必须拿回欠款人的身份证复印件，营业执照复印件和网吧文化经营许可证，要求在出示的证件复印件上签字，必要时还要签《个人担保书》。 11、会计核算毛利润时，超过一月的欠款，全部要算资金成本，算法同上。 12、业务员负责的业务在货款未结清时，绩效工资不予发放，等货款结清后，才能发放绩效工资，只给予绩效工资的30%的奖励，其余作为欠款担保金，渠道业务员只给予绩效工资的50%的奖励，其余作为欠款担保金，欠款担保金是对乙方赊账的欠款进行的个人担保，在赊账收回后，乙方存在甲方账上的欠款担保金才能领取。 二、回扣管理 1、门市回扣必须是介绍业务的当事人签字才能领取回扣，业务员要写明出库单号，会计核对电脑账利润情况，在回扣后利润大于和等于回扣的条件下，而且每台利润不低于100元，由会计签字才能领取。 2、送礼或回扣金额在一仟元以内的包括一仟元，可说明事由，由总经理签字，领取后，可直接送给办事的人，超过一仟元的，一律写申请签字同意后，由公司安排人陪同送到当事人手里，或存储蓄卡由财务送到当事人手里。这些开支，原则上是先做个人借支，等有收益后或有办事结果后，再做相关费用，如果没有结果和收益，由责任人承担一半费用，这就是风险互担原则。 三、订货和请款制度： 1、定货要现款现货时，产品经理必须把订单打出来附在请款单后，财务才能办款，财务打款后，把订货清单交给吴会计，吴会计要跟踪到货情况，并勾兑，及时跟公司反馈未到货的信息。如失职公司造成损失，扣除本月工资和集资金1000元，作开除处理，损失大的，可以玩忽职守罪起诉。 2、欠款请款时，产品经理必须提前跟财务写请款申请，并写明办款原因，以便财务安排款项，财务安排款项时，要核对往来账情况。 3、产品经理订货时要在开龙上下订单，如第二天仓库到货了，仓库没看见订单，仓库在群上说一声，人力资源负责落实，罚款产品经理或负责这个产品的商务每个计量单位10元。 四、产品经理不认真负责，疏忽大意，没完成厂家和供应商任务，导致公司返点和资源蒙受损失，扣除本月工资和集资金1000元，作开除处理，并扣除所有绩效奖金和年终奖金，损失大的，可以玩忽职守罪起诉。 五、公司员工不允许挪用公款（包括货款等）和拿公司的货物，一经发现，给予开除处分，并扣除所有绩效奖金和年终奖金，数额大的，提请公安机关以挪用公款和骗取公司的财产的浸犯财产罪起诉。 六、发现有下列行为的员工，扣除本月工资和集资金1000元，作开除处理，并扣除所有绩效奖金和年终奖金，情节严重的，提请公安机关以浸犯财产罪起诉。 1、销售人员以卖调货不开销售单，卖配件不开销售单，多卖少记账等办法贪污公司收入； 2、将接下来的业务单交给其他公司做，收取回扣； 3、公司员工不允许私下在外做跟公司业务有关的私单，或把公司的业务拿到外面做； 4、把公司的钱和物通过给回扣和送礼的形式,要他人签字领取或虚假送出,实际是中饱私囊; 5、利用出差和请经销商吃饭，多报销费用，或未出差，做假帐报销费用； 5、在客户单中多开商品达到个人侵占的目的； 6、收受供应商钱财贿赂,如回扣、提成等；收受厂家给予的各种现金奖励和物质奖励，不上交公司; 8、仓库人员,在产品经理未下单或上家多发货的情况下,将收到的无主货和赠品,不入库,不跟公司反映,放在一边，伺机占为己有,或占为己有; 9、进货和采购时，虚报进货金额，把多余的钱装入自己腰包，如食堂和后勤部 七、报账制度 1、每周六、周日16：00——19：00和每月月底的前两天16：00——19：00为报账时间，其它时间概不报账，借支签字无时间限制。 2、当月费用当月报销，超过次月2日，费用报销打对折，超过次月5日不予报销。 3、仓库费用报销，归属各个业务部门负责人签字，便可报销，维修硬件费用由各个业务部门负责人签字，便可签字结账或报销，费用挂各个部门。 4、其他报销签字有效规定：技术部上门车费由派工技术部经理签字，技术部计件工资由派工单技术部经理和服务的客户（包括门市销售员）双签字，项目工程包括网吧计件工资由项目业务负责人签字认可，行业出差费和工程辅料由项目工程负责人签字便可报销。 5、各个业务部门业务费用不超过100元，可由部门经理签字，再由会计按公司规定审核签字，便可报销；超过100元的费用由公司总经理签字才可以报销。 6、所有与业务部门无关的行政费用，超标的进餐请客送礼费用都必须由公司总经理签字报销。 7、麻木的托运费由仓库或业务当事人签字后，月底结账。 8、渠道业务员出差报销规定：主干道车票(指到县城以上城市)必须是电脑票，不是电脑票，只能报销是电脑票当天的非主干道的票。如在公安去有电脑票，出差两天回沙市无电脑票，这样只报销去的当天的车票，还有两天的无法报销，因为无票据就无法证明你的行程，或者出差期间每天上午9点用当地经销商座机打电话给人力资源报道，否则不予报销。每天的生活补助是每餐15元，每天的市内公汽费是5元，如果你当天去当天回报销15元/天，如果当天不能回，每天报销生活补助30元/天。住宿费，县城最高报销80元，镇最高报销60元，凭发票报销。电话费，市内渠道报销50元，外渠报销30元+出差每天5元电话费补助。招待费按本渠毛利润3%提取，两月内可累计使用，超过部分由自己承担。请客后，要减除本餐15元补助。 9、其他人员出差费用：到武汉住宿费报销120元，生活补助15元/餐，到北京上海深圳广州一级城市报销180元，生活补助30元/餐。培训学习厂家招待不报销生活补助，市内公汽费是10元。 10、行业网吧业务员，电话补助50元/月，未签字打计划的中餐补助是12元，6、7、8三月补助降温费5元/天，完成基本任务后补助烟补贴250元，凭汽油票补油费：摩托车每天不超过10元，汽车每天不超过20元.。座公汽，卡充值时实报实销。如果没有填写完整的日志不享受这些待遇。 八、欠款收款制度，经销商账期额度和催款规定 1、网吧和行业欠款除公司股东外，其他业务员收款超过5000元，由公司派会计和公司负责人陪同收款。 2、不允许出现会计去收款时，客户说，非当事人业务员收款不给的情况，出现这种情况，公司应立即停止本业务员的工作，介入该业务员的应收款调查，并处于该业务员1000元的罚款。 3、经销商额度根据信用等级和上两月销售额来评定，经销商信用额度一般是上两月平均销售额/3，账期是20天。如果要信用额度是上两月平均销售额/2的话，账期只能是10天，经销商所有欠款月底必须结清，最多拖延次月3日，如果不能结清，停止供货，。经销商额度和账期由会计和渠道销售员一起评定，每月月底讨论一次。 4、渠道由商务负责对账和催款，财务监督考核，并每周在部门经理会上开一次总结分析大会。 九、财务软件各部门流程和财务规定 宗旨：简单、畅通、安全，一切为了一线销售 1、门市销售流程： 一楼门市和街边店在门市开单打单，统一至大联想收银台交钱，后记账，津谷三楼门市由店长和副店长收款、打单，然后记账，每日 17：30到公司财务室交款。笔记本门市要销售时，业务员开调拨单，由店长和副店长在调拨单上签字，交业务员到仓库领取，DIY门市开单后，带顾客到技术部装机，把出库单交给技术员，由技术员到仓库领取，拿到技术部给客户验收后，开始装机。 2、渠道销售流程：渠道员商务开单，授权商务记账，仓库见单发货，仓库打单。 3、开龙开单、财务单据 ①销售部门打印四联销售凭证，在DIY门市销售时，一联给客户（黄色），一联交技术员记分（蓝或绿联），一联交技术员给仓库发货（白色），一联作收款单附件（红联），在品牌机门市销售时，一联给客户，一联交技术员记分，一联交收款员附在收款单上，留一联贴在每天盘点表下。 ②在外渠销售时，仓库打印三联，一联用信封装好封在渠道客户的包装上（黄色），一联作发货费报销凭证（红联），一联留底（白联），在市内渠道销售时，三联一起给经销商签字，一联给客户（黄色），一联附在商家的入库单一起由仓库登记（红联），内渠业务员签字领取，一联留底（白联）。 ③行业和网吧部门开单，在十楼，打印三联，一联交仓库，一联交责任人给客户签字，交完货后交财务放合同一起做收款凭证，一联交技术部积分； ④各部门不允许先发货后再补开单，必须先开单，仓库再发货。行业单位定点采购的，由产品商务负责调货，再在进货价的基础上加15%开单，再送货，技术员送货时拿出库单给企业收货人签字或拿回对方盖章的入库单，回来后交财务作收款凭证。 ⑤门市和商务在其他公司调货，必须先开单，再通知供货商送货到指定的仓库，收货人在入库单上签字，然后把红联给经销商，对账时，经销商拿收货人签字的红联附自己的出库联到公司财务对账，公司财务凭单据号对开龙电脑账，单据号，经手人，销售单一一对应后，才能结账。 ⑥仓库所有以上单据，由仓库商务整理和保管，如丢失由仓库商务全权负责。 4、每天的出库单，入库单必须当天办理出入库，华大电脑城18点以后的单，可第二天要会计记账出库。神舟电脑卖样机，可先要会计调价，再补调价申请，回来的样机的入库价格要跟调价的价格一样，不然，调价亏本的价格由产品经理赔偿。 5、不允许开手工单。除非停电或开龙出现问题。 十、技术部派工单费用由会计按业务部门和业务员分开做账：技术部积分单由会计按行业网吧事业部、津谷三楼DIY店、飞腾各个门市、红门路店、渠道产品部、公司分开做账，月底扣业务员的业绩。 十一、坚决不允许的行为和处罚条例： 1、违反以上各款，每次每条20元，处罚条例有规定的按规定执行。 2、行业不允许先调货发给客户，回来再补开单（要先调货入库，按合同价开单），属于违反公司财务制度，处于200元罚款。 3、业务部门不允许以业务员“XXX的名字”为客户或“XXX业务”为客户开单，发现一次记账责任人和业务员每人罚款50元，为了分清这个客户的归属，开客户时客户公司名字前一定要冠名县市镇的名字。 4、为了考核每一件产品利润的真实性，开单时除单纯不送配件的单或者一件一议的单以外，都要用组装模块，每发现一次罚款20元。 5、不允许使用“差价”开单，不允许以任何商品科目开单亏损部分，每发现一次罚款50元。 6、为加强公司客户管理，销售开单，一定要开经办人，经办人电话，不添加这一项发现一单扣20元。 部门经理代表全体员工签字有效： 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/d5aa19aadd3383c4bb4cd2c8.html