潮州市活晶陶瓷科技有限公司 编号：C2014006 所属体系：财务管理手册 版本：第1版 对象：财务人员、公司全体员工 第 1 页 共 2 页 财务合同管理制度 为进一步规范财务合同文档管理工作，提高财务合同管理水平，逐步实现公司财务合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。本制度所指的财务合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、财务合同（不包含劳动合同）。 一、财务合同管理原则 1、财务合同实行行政部复印件、财务部原件的管理办法，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有财务合同。 二、财务合同的管理办法 1、财务合同以公司名称结合签署日期年月份进行财务部分类编号。 2、财务合同编号规则：公司名称首字母+销售财务合同首字首字母+财务合同签署年+“-”+销售财务合同编号。 3、财务部要以原始记录为依据，编制财务合同情况执行表，同时建立电子档的财务合同情况执行表，加强对财务合同的统计工作，以有效开展财务合同的查询、利用工作。 4、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出邀约，作出承诺，签订财务合同或具有履约性质的书面文件。 5、市场部和行政部应分别建立财务合同台账，实行履行跟踪报告责任制和合 同履行。原始资料必须由财务部保管，行政部只留存复印件。 6、财务部、行政部对已保存的财务合同每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上的已履行完毕的财务合同协议，由财务部甄别并予以归案。 7、各部门员工可在行政部查阅财务合同，确因工作需要须借出查阅，须进行登记，方可在行政部办理相关借阅手续，以复印件借出。财务合同原件无特殊情况不得外借。 8、财务合同的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保财务合同的安全。 9、借阅人不得涂改、伪造、撕毁财务合同材料，违者视情节予以处罚。 潮州市活晶陶瓷科技有限公司 编号：C2014006 所属体系：财务管理手册 版本：第1版 对象：财务人员、公司全体员工 第 2 页 共 2 页 10、财务合同的密级为机密，任何人不得擅自将财务合同对外公开，违者视情节予以处罚。 11、已签署的财务合同应明确支付方式及付款时间，根据财务部的收款情况，市场部与客户联系进行收款。 三、财务合同的移交 1、各部门在正式签署财务合同后，须在一周内将财务合同正本原件移交财务部存档。 2、移交的财务合同必须注明财务合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。倘若财务合同发生变更，则财务合同编号不予改变。 3、财务合同移交时，必须编制财务合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/dd23799331126edb6f1a10c9.html