当前烟草企业采购档案管理工作常见的问题与措施 摘要：烟草企业采购工作是一项规模较大的系统性工程，需要根据法律规定的方式、程序和方法等，对具体的物资、服务等进行采购，并且在采购的整个活动中，采购档案管理工作尤为重要，它真实、全面反映企业采购行为和相关决策全过程的详细记录，具有可追溯性，是强化内部管理、规范采购行为的一项非常重要的基础工作，是行业精益采购、阳光采购最直接体现。同时对企业的良好社会形象的树立也有着重要的作用。 关键词：烟草企业采购；档案管理；常见问题；措施 1 前言 采购档案的管理工作是在很多的采购活动中十分关键的一个步骤，这个步骤对整个采购的每一个环节都做了具体和详细的记录。客观地将采购的信息做了整合，对以后的管理工作提供了实在的依据。腐败是在采购中要考虑的最为严重的一个问题之一，采购档案管理工作对整个采购的工作实行了有效的监督，这样就大大地降低了腐败的风险。采购工作的具体内容是十分繁琐和杂乱的，需要极大的人力工作。采购的工作需要与我国的相关的法律和采购的记录方法紧密地结合起来，对于相关的物品展开采购的工作。采购的档案是对不同形式的采购工作的活动形式以及有关决策的资料进行书面化地记录和整理。其储存一般以纸质、表格以及声音录像为基本的储存形式。这种档案记录采购的方式大大地提高了各项采购工作的规范化。 2 烟草企业采购档案管理常见的问题 目前，很多部门虽然采用了采购档案管理的制度，但是该制度还是有许多的漏洞，主要受企业人员和各种不能改变的硬件以及不够完善的管理制度等因素的影响。采购档案不能为企业采购工作带来便利，甚至可能导致事倍功半的结果。所以这些各种各样参差不齐的问题必须要引起有关领导的极高重视。 2.1专业人员的缺少 各个单位和部门对采购档案的管理重视的程度不一样，并且有较大的一部分单位将档案的管理工作理解为字面的意思，仅仅认为是简单的整理工作。目前还有些部门在思想的深处没有采购档案管理的概念，所以同样也觉得档案管理的相关工作人员可有可无，这样就出现了一个比较不好的现象就是档案管理的工作人力资源不够，在很多工作中常常力不从心，也无法提高他们的工作的效率。并且对其工作的重要性存在着误区，认为其只是一个敷衍检查的程序。有些部门虽然安排了充足的人员，但是在进行人员的调配时，会将一些完全不具备有专业知识的无关人员调配到此，甚至省略了相关的基本培训。 2.2 档案不能及时地使用 有很多部门对采购进行了档案的管理，但是他们没有把实际与档案积极的结合起来，这就让档案变成了一个死档案，没有任何的利用价值，并且也花费了大量的时间和精力。档案特点是具有很强的真实性，和对原始过程的保存性，其还有一个重要的性质就是具有很强的使用性。在制作标书和评分办法时可以充分地参考档案管理中记录的供应商的投标技术管理的描述，各个不同技术的参数，以及具体的财务状况和售后的服务水准等方方面面。但是，采购中心为了不泄露公司的具体的采购信息，不允许阅读档案，这就使档案的使用性能大大地打了折扣。档案的性质不能够在企业和政府的采购工作中充分地发挥出来。 2.3档案收集时间较长，影响了档案管理完整性 一些企业进行采购时，由于缺少规范，增加了采购资料收集难度，容易出现采购档案缺失等问题，影响了采购档案完整性。例如采购人员拒绝签订合同或不出示收据，导致采购资料难以归档。同时受采购档案管理机制影响，投诉人越级向纪委或当地领导投诉，主要以企业领导批准为准，但是领导人员工作较繁忙，很难及时处理各部门汇报的材料，或者因忙于其他事务而忘记处理，均会影响采购档案管理的进展。 2.4 档案管理保密性不强 档案本身就是一种机密性文档，一旦出现泄密，将会产生多种问题。但是从当前的档案管理情况来看，企业档案管理中经常出现此种问题。在实际工作中，采购中心进行评标时应泄密而被控诉讼，在社会范围中引起了较大议论。因此档案管理保密性已经成为影响采购的核心因素。但是由于我国很多采购中心还不能认识到档案管理保密性的严重性，不能加强管理，导致档案管理中出现了较多问题，对企业发展造成了巨大影响。 2.5 档案管理软硬件设施较低下 目前随着科学技术的发展，很多新型管理方式营运而生，但是由于很多企业还没有从思想上认识到档案管理工作的重要性，不能设置专门的档案管理室存放档案，对企业发展造成的巨大影响，影响了企业纸质档案到电子档案的转变。因此我国档案管理软硬件设施水平依然较低下，在今后发展中还要不断加强。 3 加强提高烟草企业采购档案管理工作的措施 结合当前采购档案管理中存在的问题，可以从制度、储存方式、人员及管理等方面完善，不断提高采购档案管理工作质量。具体分析如下。 3.1加强企业采购档案管理制度建设 建立企业采购档案，是明确记录采购行为和采购过程的重要载体，充分体现出每一个采购环节的公正性、透明性和合法性，既能有效保障采购人的切身利益，使一切采购行为都有据可查，防止采购人被质疑和诬陷，也能全面接受社会的监督。所以，加强采购档案制度建设显得尤为重要，需要从如下几个方面入手：一是建立完善的行业采购档案管理规章制度，切实按照采购相关法律法规，结合“一项一卷”相关要求，保障档案资料的收集、整理和归档内容都真实完整；二是对行业采购档案进行科学分类，按照不同的性质特点进行归档保存，对采购前期文件资料，中途的修改和补充内容，以及后期的合同验收证明、问题投诉处理等都进行妥善的分类保存；三是加强行业采购目录的信息化保存和检索，实行电子档案为主，纸质档案为辅的管理形式，将纸质文件资料扫描成电子文档保存，能有效防止纸质档案在长时间的保存条件下的字迹模糊、纸张损坏等现象发生；四是建立完善的档案查阅制度，对于有关保密档案需要相关领导的签字才能查阅，并及时登记借阅时间、档案目录，借阅人等详细信息，并在归还时严格检查档案的完整与否，防止档案丢失和遗漏；五是建立诚信档案，规范交易主体行为。采购人是政府采购活动的责任主体，对采购活动能否依法公开、公正、公平地进行起着决定性的作用。 3.2采购档案管理的制度加以制定和完善 要制定档案有关的借阅制度，该制度主要要求认真地制定档案、参考档案。档案的借阅必须有一定的工作证明和身份证明，不允许私自借阅外人的事情发生，如果有任何违反该规定的事情发生，则会严格的受到相应的惩罚。制度必须要加强对一些有关商业机密的文档管理，防止重要资料外漏的事件发生。采购的文件内容较为复杂，形式多种多样，要用分类立卷的储存形式对档案进行管理。采购活动进行的过程中，会产生许多的原始文件。这些原始的文件主要是由计划批复、采购立项审批、采购实施过程资料、合同审批、合同、验收入库资料、项目结算等相关痕迹化资料组成。在进行采购的档案管理时，可以按照文件的实际内容的性质加以分类，也可以按照产生的时间分类。分类的方式可以多种多样，但是必须按照相关业务流程的时间逻辑顺序进行整理，并装订归档。最重要的一点就是在进行采购档案的收集过程中一定要使档案具有真实性和原始性。采购档案的制作是需要花费很大的人力，所以监督的工作很重要。全部的采购人员的每个人的分工合理，各个人员对不同活动的采购加以整理，在整理过程中有相关的监督人员巡视考察。采购的档案整理工作不可以拖拉，要及时地将每一个步骤的工作完整地记录下来，不允许有将工作拖到年终时再一起完成的现象发生。 3.3提高采购档案管理人员的水平 采购档案管理是影响企业采购档案管理工作的主要因素。各责任主体采购档案管理人员专业素养与职业水平低下等问题，收集归档意识有待提高。所以必须提高采购项目档案的归档整理责任人，要树立牢固的责任意识，结合实际工作需求，不断学习档案管理新知识和新技能，熟练掌握行业“一项一卷”档案要求，并将其应用到实际工作中。 结语 总而言之，采购档案的相关管理工作是烟草企业采购工作中的一项非常重要的环节，强化采购档案的具体管理工作可以有效规范的各种采购行为，对维护社会稳定发展和国家利益有着重要的意义。因此，我国应该建立健全采购档案管理体系；不断完善采购档案的管理制度，保证采购档案的安全性；要明确采购档案工作的职责，提高采购档案管理人员的业务水平。 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/ef8e28dbc8aedd3383c4bb4cf7ec4afe04a1b193.html