招标企业投标保证金财务管理 作者：陆飒 来源：《财会学习》 2017年第17期 摘要：投标保证金能够在进行企业招投标过程中，对双方的利益起到共同的保护作用，招标人将足额收取投标人的投标保证金，其也是确保履行招标文件的一种有效措施。本文对招标企业投标保证金财务管理的特征、投标保证金财务管理中存在的问题，以及招标企业投标保证金财务管理的分段管理措施进行分析，并对保证金财务管理制度的创新措施进行探讨。 关键性：招标企业；投标保证金；财务管理 目前，企业招标的业务范围也因为不断提高的监管水平而扩大范围，并逐渐提高了招标业务量，这也让企业财务管理不得不对资产安全进行全面考虑。而企业的财务管理中，投标保证金是最为重要的一项，必须对其存在的问题进行深入分析，并找出解决的措施，实现管理的系统化和规范化。 一、 投标保证金财务管理的现存问题 ( 一) 监管制度的缺乏在以往的招投标过程中，很多投标人在投标后出现撤销和撤回的情况，还存在不少随意变更自身责任等问题，这将给招标人带来一系列的麻烦，而投标保证金的提交正是为了避免这类问题的产生。同时，我国并没有明确规定有关于投标保证金的监管制度，很多招标代理机构在保证金收取以后没有严格管理，出现资金未进公司账目的情况。同时，一些保证金出现被人挪用的情况，导致资金安全隐患。最后是一些投标保证金没有按照正常顺序退回，对投标人的资金造成恶意占用。 ( 二) 未能及时收取投标保证金目前，一些招、投标人存在不法勾结，存在投标保证金未按时到账、涉嫌虚假等情况。同时，由于投标保证金的收取大多由代理机构和招标人进行，难以有效判定其真实有效性，而由于实际条件的限制，评标评委会不能有效的评审投标保证金，导致一些代理机构和招标人出现虚假招标的情况，给整个招标市场的秩序带来不良影响。同时，在网上进行保证金缴纳时，信息不详细、不完整等问题存在，从而加大审核难度，致使保证金无法及时到位。 二、招标企业投标保证金财务管理的分段管控措施 ( 一) 缴纳阶段很多错误和异常情况都会出现在缴纳阶段，其包括几种方面的问题，第一是信息标注不详；第二是个人网银缴款；第三是现金缴款；第四是银行回单迟送等，这将导致招标企业的收款中出现大量不明来源，来款信息也无法得到确认，核算处理也无法准确进行。所以，在缴纳阶段，必须通过三个方面来做好保障工作。首先是在招标文件中，对招标企业投标保证金财务管理提出明确要求，并作为首要指标予以强化执行；其次是明确投标保证金缴纳中的各种详细要求，第一是转账缴纳必须通过投标单位进行，不允许个人，以及其他方式进行；第二是拒绝使用现金缴纳；第三是在转账过程中进行备注，说明该款项是某单位某项目的投标保证金，如果未注明者，出现异常后果责任自负。最后是在针对投标保证金缴纳中存在的特殊情况，需要针对性的进行解决，其主要为几种情况，第一是非投标企业转款缴纳；第二是个人网上银行缴纳；第三是标准信息不详；第四是投标企业、项目无法界定等，当遇到这类特殊情况时，招标单位财务部门需要及时获取投标企业的联系方式，并获取转款的具体信息，如时间、投标项目、单位名称等，并要求企业在规定时间内向招标企业财务部门提供原始单据。 ( 二) 业务部门流转阶段首先，有效沟通、确认招投标企业之间的相关业务信息，比如招标企业可以以文件，或者电话的方式向对方传达相关规定，并确保整个工作流程规范化的操作。 其次，有效衔接招标企业各部门的工作，特别是在保证金确认以后，必须及时将工作交接好，其主要包括几个方面的工作内容：第一是每月都有规定的项目缴纳结款日，相关投标保证金缴纳信息需要通过业务部门进行交接，其中需要包括招标的企业、项目、金额、时间，以及相关备注信息等，并交由财务部门进行下一步审核；第二是有关于需要退款的投标保证金，其退款申请单由业务部门填写，并详细注明相关信息，包括招标的单位、项目、金额等信息，由财务部门进行审核；第三是在确认中标以后，中标通知单由业务部门进行提交，并注明相关信息，包括招标企业的名称、项目、金额和缴款单位等。 ( 三) 财务部门流转阶段首先，设置好会计科目，尤其是一级往来科目以及明细必须详细设置，并根据设置的性质注明级别。通常情况下，其他应付款为一级科目；二级科目包括有，第一是履约保证金；第二是投标保证金等。 当遇到较大业务量时，为了核算方便，可以在投标保证金后面进行三级明细，比如会计的名字。其次，会计核算工作的严格进行，其主要包括投标保证金的收取、投标保证金的退款等。最后是财务核算工作，其需要通过三个步骤来实现。第一是除了新开项目的核算工作以外，投标保证金账户期末余额不能超过0，保证金的账户余额每次只能有一个金额，并定期进行核实；第二是核对好业务工作，对于投标保证金需要结合业务部门定期进行全面清理，并做好相关记录；第三是对于未退投标保证金的情况，需要每半年以上与投标单位进行核对，可以通过电话和文件等方式进行。 三、招标企业投标保证金财务管理制度创新尝试 ( 一) 建立会计核算体系首先，会计科目核算体系的清晰设置，其中包括，第一是以及会计科目，将其设置为其他应付款；第二是二级科目；将其设置为投标保证金；第三是三级科目，将其设置为投标单位名称；第四是四级科目，将其设置头投标项目。其次，会计核算工作，包括核对财务往来账和财务处理等。 ( 二) 完善财务管理制度首先，明确规定投标保证金的相关内容，比如标准、缴纳方式、监管等，尤其是有关于缴纳保证金的形式，避免使用现金，应当以转账和银行保函的方式来进行。其次，票据收到以后需要及时进行核对，以保证票据的真实性和有效性。 然后是投标保证金转账方式的明确规定，必须以单位的名义进行缴纳，不能以个人、分公司或相关机构来进行缴纳，以有效实现投标保证金的规范化管理，降低风险的产生。 ( 三) 严格监督投标保证金不仅能对企业资金的安全起到保障作用，还实现了规范化的招投标过程。投标办业务制度的完善是必须重视的，并征得每个参与办事人的意见，全程记录招标人的工作流程，并予以储存。同时，招标人需要经常性的发现、查找制度的执行情况。另外，为了利于外界监督，可以通过公式和公开的方式来进行。 ( 四) 适时追究责任作为财务管理工作的主要内容，对于相关办理人员在职权行使过程中出现的问题，应当对其予以承担的责任进行追究。 同时，在进行工作的过程中，如果严重后果的产生是因为个人过失、违规办理、故意违法等造成的，必须对其责任主体进行相应的追究。 ( 五) 利用资金池的管理模式对投标保证金进行管理 以本公司为例，总公司及下属各分公司均有招标业务，每年有约上亿的投标保证金流入流出，财务风险较大。为了保证投标保证金的安全，公司在采取以上几种管控措施外，还利用银行现金管理系统，对总公司及各含有招标业务的分公司的投标保证金进行统一管理，具体操作如下： 总公司在某银行设立保证金专户，同时要求各分公司在其所在地的同一银行开设保证金专户，利用银行的现金管理系统每天对总公司、分公司收到的投标保证金进行时时归集，投标结束后由总公司财务统一退付。采用这种管理方式，将公司基本户的资金和投标保证金区分开，避免对投标保证金的占用，大大降低投标保证金的财务风险，提高投标保证金收付的安全性。 四、结束语 总而言之，招标企业投标保证金财务管理工作具有一定的复杂性，而为了保证该工作效率的提高，确保资金的安全，必须要通过严格监管、财务管理制度的完善和、会计核算体系的建立和责任的追究几个方面的措施实现。同时，要不断提高财务管理人员的业务素养，以保证业务工作的顺利开展，实现规范化、法制化的投标保证金财务管理。 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/20cad6285a0102020740be1e650e52ea5518ce45.html